Vedlæg den sammenhæng, du kender, sammen med originalen
Der kommer en faktura på engelsk eller tysk, men varelinjens betegnelse gør det ikke klart, hvad du har betalt for. Bogholderen ved måske heller ikke, hvem der bruger ydelsen, eller hvilken virksomhed den vedrører. Hvis du blot videresender PDF'en, kan det derfor føre til flere spørgsmål, selv om dokumentet er læseligt.
En kort forklaring af købet ved siden af den originale faktura kan hjælpe. Afklar dog først med bogholderen, hvad der mangler: en oversættelse af et bestemt udtryk, sammenhængen med dit arbejde eller en oplysning, som slet ikke står på bilaget.
Originalen og din forklaring har forskellige formål
Den originale faktura bevarer dokumentet i den form, leverandøren udstedte det. Din besked tilføjer de fakta, du kender som bestiller: hvorfor du købte ydelsen, hvem der bruger den, og for hvilken virksomhed. Skriv ikke din egen beskrivelse direkte ind i den originale PDF.
Forskellen er også vigtig, når det gælder leverandørens navn. Det mærke, du kender fra appen, kan være forskelligt fra virksomhedsnavnet på fakturaen. Hvis du kender forbindelsen fra bestillingen eller din kundekonto, så tilføj den. Hvis du ikke kender den, så markér den som et spørgsmål, der skal undersøges, frem for en færdig forklaring.
Gør det samme med en uklar fakturalinje. Du kan give en foreløbig forklaring på dansk og lade den oprindelige betegnelse stå ved siden af. Sig til, hvis du er usikker på oversættelsen. Så kan bogholderen skelne mellem det, der kommer fra bilaget, og din omtrentlige beskrivelse.
Forklar det, som ikke fremgår af fakturaen
Forklaringen behøver som regel ikke være lang. Angiv den konkrete ydelse eller det konkrete køb, virksomheden og anvendelsen. Kopiér kun perioden fra underlaget, hvis den faktisk står der; udled ikke automatisk en manglende oplysning af betalingsdatoen.
Kontobevægelsen og fakturaen beskriver forskellige dele af købet. Hvis du kun har en betalingsbekræftelse fra udlandet, så undersøg først, om selve bilaget mangler. Artiklen Pengene er betalt. Hvorfor har bogholderen stadig brug for et bilag? hjælper dig med at finde sammenhængen.
Pengene er betalt. Hvorfor har bogholderen stadig brug for et bilag? →
Eksempel på en kort arbejdsnote
I et fiktivt eksempel indeholder fakturaen en linje med betegnelsen »Annual workspace plan«. Bestilleren ved, at der er købt et årsabonnement til teamet i virksomheden Alfa, men er usikker på betydningen af en anden forkortet linje. Denne besked kan vedlægges:
»Jeg sender den originale faktura for et årsabonnement på et arbejdsredskab til Alfas team. Min foreløbige forståelse af ‘Annual workspace plan’ er et årligt teamabonnement; denne forklaring er min egen arbejdsnote. Jeg har ikke fået bekræftet betydningen af den anden forkortede linje. Er denne sammenhæng tilstrækkelig, eller har du brug for en forklaring fra leverandøren eller en oversættelse af en bestemt del?«
Sådan en besked forklarer den kendte sammenhæng og stiller et præcist spørgsmål. Hvis du sender bilaget som en senere tilføjelse eller rettelse, så angiv også den forbindelse. Ved en større overdragelse kan du bruge skabelonerne til en følgebesked til bogholderen.
skabeloner til en følgebesked til bogholderen →
Hvis bogholderen har brug for en oversættelse, så aftal omfanget og den ønskede form. Når en oplysning fra leverandøren mangler eller er uklar, så bed leverandøren forklare den. En oversættelse kan ikke i sig selv tilføje oplysninger, som det originale dokument ikke indeholder.