Přidejte k originálu známé souvislosti
Přijde faktura v angličtině nebo němčině a z názvu položky není jasné, za co jste vlastně platili. Účetní navíc nemusí vědět, kdo službu používá ani které firmě patří. Samotné přeposlání PDF tak může skončit dalšími otázkami, i když je dokument čitelný.
Pomůže krátké vysvětlení nákupu vedle původní faktury. Nejdřív si ale s účetní ujasněte, co jí chybí: překlad konkrétního výrazu, vaše pracovní souvislost, nebo údaj, který na dokladu vůbec není.
Originál a vaše vysvětlení mají různé úkoly
Původní faktura zachovává podobu, ve které ji dodavatel vystavil. Vaše zpráva má doplnit skutečnosti, které znáte jako objednatel: proč jste službu pořídili, kdo ji používá a pro jakou firmu. Vlastní popis nepřepisujte přímo do originálního PDF.
Rozdíl je důležitý také u názvu dodavatele. Značka, kterou znáte z aplikace, se může lišit od názvu společnosti na faktuře. Pokud tuto vazbu znáte z objednávky nebo zákaznického účtu, připište ji. Jestli ji neznáte, označte ji jako otázku k ověření, ne jako hotové vysvětlení.
Stejně postupujte u nejasné položky. Můžete napsat pracovní význam v češtině a vedle ponechat původní název. Pokud si překladem nejste jistí, řekněte to. Účetní pak pozná, co pochází z dokladu a co je váš orientační popis.
Doplňte souvislost, kterou z faktury nevyčte
Vysvětlení obvykle nemusí být dlouhé. Uveďte konkrétní službu nebo nákup, firmu a použití. Období opište z podkladu jen tehdy, když je na něm skutečně uvedené; chybějící údaj neodvozujte automaticky z data platby.
Peníze na účtu a faktura přitom popisují různé části nákupu. Pokud máte jen zahraniční potvrzení platby, nejdřív zjistěte, zda chybí vlastní doklad. S dohledáním souvislosti pomůže článek Peníze odešly. Proč účetní pořád potřebuje doklad?.
Příklad krátké pracovní poznámky
Ve fiktivním příkladu má faktura položku „Annual workspace plan“. Objednatel ví, že pořídil roční týmové předplatné pro firmu Alfa, ale není si jistý významem dalšího zkráceného řádku. Může připojit tuto zprávu:
„Posílám originální fakturu za roční týmové předplatné pracovního nástroje pro Alfu. Položkou ‚Annual workspace plan‘ orientačně rozumím roční tarif týmu; vysvětlení je moje pracovní poznámka. Význam druhého zkráceného řádku nemám ověřený. Stačí vám tento kontext, nebo potřebujete vysvětlení dodavatele či překlad konkrétní části?“
Taková zpráva zodpoví známé souvislosti a otevře přesnou otázku. Pokud posíláte doklad jako pozdější doplnění nebo opravu, označte i tuto návaznost. Pro širší předání můžete použít vzory průvodní zprávy pro účetní.
vzory průvodní zprávy pro účetní →
Jestli účetní potřebuje překlad, domluvte s ní jeho rozsah a požadovanou podobu. Když chybí nebo je nejasný údaj od dodavatele, vyžádejte si jeho vysvětlení. Překlad sám nedoplní informaci, kterou původní dokument neobsahuje.