Affianca all’originale il contesto che conosci
Arriva una fattura in inglese o in tedesco e dalla descrizione della voce non si capisce bene per cosa hai pagato. Il commercialista, inoltre, potrebbe non sapere chi usa il servizio o a quale azienda si riferisce. Inoltrare soltanto il PDF può quindi portare ad altre domande, anche quando il documento è leggibile.
Può essere utile una breve spiegazione dell’acquisto da affiancare alla fattura originale. Prima, però, chiarisci con il commercialista cosa manca: la traduzione di un termine specifico, il contesto del tuo lavoro o un dato che non compare affatto nel documento.
L’originale e la tua spiegazione hanno compiti diversi
La fattura originale conserva la forma in cui il fornitore l’ha emessa. Il tuo messaggio aggiunge i fatti che conosci perché hai effettuato l’ordine: perché hai acquistato il servizio, chi lo usa e per quale azienda. Non inserire la tua descrizione direttamente nel PDF originale.
La distinzione è importante anche per il nome del fornitore. Il marchio che conosci dall’applicazione può essere diverso dal nome della società riportato sulla fattura. Se conosci il collegamento grazie all’ordine o al tuo account cliente, aggiungilo. Se non lo conosci, indicalo come un punto da verificare, non come una spiegazione già certa.
Procedi nello stesso modo con una voce poco chiara. Puoi indicarne un significato provvisorio in italiano e lasciare accanto la dicitura originale. Se hai dubbi sulla traduzione, dichiarali. Il commercialista potrà così distinguere ciò che viene dal documento dalla tua descrizione orientativa.
Aggiungi il contesto che la fattura non può mostrare
Di solito non serve una spiegazione lunga. Indica il servizio o l’acquisto specifico, l’azienda e l’uso. Riporta il periodo dal documento soltanto se è effettivamente indicato; non dedurre automaticamente un dato mancante dalla data del pagamento.
Il movimento sul conto e la fattura descrivono aspetti diversi dell’acquisto. Se hai soltanto una conferma di pagamento dall’estero, verifica prima se manca il documento vero e proprio. L’articolo Il pagamento è partito. Perché il commercialista ha ancora bisogno di un documento? ti aiuta a ricostruire il collegamento.
Il pagamento è partito. Perché il commercialista ha ancora bisogno di un documento? →
Esempio di una breve nota di lavoro
In un esempio fittizio, la fattura contiene una voce chiamata «Annual workspace plan». Chi ha effettuato l’ordine sa di aver acquistato un abbonamento annuale per il team dell’azienda Alfa, ma non è sicuro del significato di un’altra riga abbreviata. Può allegare questo messaggio:
«Invio la fattura originale per un abbonamento annuale a uno strumento di lavoro destinato al team di Alfa. Interpreto provvisoriamente “Annual workspace plan” come un piano annuale per il team; questa spiegazione è una mia nota di lavoro. Non ho verificato il significato della seconda riga abbreviata. Questo contesto è sufficiente o serve una spiegazione del fornitore oppure la traduzione di una parte specifica?»
Un messaggio del genere chiarisce il contesto noto e pone una domanda precisa. Se invii il documento come integrazione successiva o correzione, indica anche questo collegamento. Per una consegna più ampia puoi usare i modelli di messaggio di accompagnamento per il commercialista.
modelli di messaggio di accompagnamento per il commercialista →
Se il commercialista ha bisogno di una traduzione, concorda con lui l’estensione e il formato richiesto. Quando un dato del fornitore manca o non è chiaro, chiedigli una spiegazione. Una traduzione, da sola, non aggiunge informazioni che il documento originale non contiene.