Adaugă lângă original contextul pe care îl cunoști
Primești o factură în engleză sau germană, dar denumirea poziției nu arată clar pentru ce ai plătit. În plus, contabilul poate să nu știe cine folosește serviciul sau cărei firme îi aparține. Simpla redirecționare a PDF-ului poate duce la alte întrebări, chiar dacă documentul este lizibil.
Poate ajuta o scurtă explicație a achiziției, alături de factura originală. Mai întâi însă, clarifică împreună cu contabilul ce lipsește: traducerea unui anumit termen, contextul activității tale sau o informație care nu apare deloc în document.
Originalul și explicația ta au roluri diferite
Factura originală păstrează forma în care a emis-o furnizorul. Mesajul tău completează faptele pe care le cunoști ca persoană care a făcut comanda: de ce ai cumpărat serviciul, cine îl folosește și pentru ce firmă. Nu scrie propria descriere direct în PDF-ul original.
Distincția contează și în cazul numelui furnizorului. Marca pe care o cunoști din aplicație poate fi diferită de numele societății de pe factură. Dacă știi legătura din comandă sau din contul tău de client, adaug-o. Dacă nu o știi, marcheaz-o ca întrebare de verificat, nu ca explicație definitivă.
Procedează la fel cu o poziție neclară. Poți indica un sens provizoriu în română și păstra alături denumirea originală. Dacă nu ești sigur de traducere, spune acest lucru. Contabilul va putea astfel să distingă ce provine din document și ce reprezintă descrierea ta orientativă.
Explică împrejurările care nu reies din factură
De obicei, explicația nu trebuie să fie lungă. Menționează serviciul sau achiziția concretă, firma și utilizarea. Copiază perioada din document doar dacă este într-adevăr menționată acolo; nu deduce automat o informație lipsă din data plății.
Mișcarea banilor din cont și factura descriu părți diferite ale achiziției. Dacă ai doar o confirmare de plată din străinătate, verifică mai întâi dacă lipsește documentul propriu-zis. Articolul Banii au fost plătiți. De ce contabilul mai are nevoie de un document? te ajută să stabilești legătura.
Banii au fost plătiți. De ce contabilul mai are nevoie de un document? →
Exemplu de scurtă notă de lucru
Într-un exemplu fictiv, factura include o poziție numită „Annual workspace plan”. Persoana care a făcut comanda știe că a cumpărat un abonament anual pentru echipa firmei Alfa, dar nu este sigură de sensul unei alte linii abreviate. Poate atașa acest mesaj:
„Trimit factura originală pentru un abonament anual la un instrument de lucru destinat echipei Alfa. Înțeleg provizoriu «Annual workspace plan» ca un plan anual pentru echipă; această explicație este propria mea notă de lucru. Nu am verificat sensul celei de-a doua linii abreviate. Este suficient acest context sau ai nevoie de o explicație de la furnizor ori de traducerea unei anumite părți?”
Un astfel de mesaj explică împrejurările cunoscute și pune o întrebare precisă. Dacă trimiți documentul ca o completare ulterioară sau o corectare, indică și această legătură. Pentru predarea unui set mai larg de documente, poți folosi modelele de mesaj de însoțire pentru contabil.
modele de mesaj de însoțire pentru contabil →
Dacă contabilul are nevoie de o traducere, stabilește împreună cu el întinderea ei și forma necesară. Când o informație de la furnizor lipsește sau este neclară, cere-i furnizorului o explicație. Traducerea singură nu poate adăuga o informație pe care documentul original nu o conține.