Liitä alkuperäisen laskun mukaan tuntemasi taustatiedot

Saat englannin- tai saksankielisen laskun, mutta rivin nimikkeestä ei selviä, mistä olet oikeastaan maksanut. Kirjanpitäjä ei välttämättä myöskään tiedä, kuka palvelua käyttää tai mille yritykselle se kuuluu. Pelkän PDF-tiedoston välittäminen voi siksi johtaa lisäkysymyksiin, vaikka asiakirja olisi luettavissa.

Lyhyt selitys hankinnasta alkuperäisen laskun rinnalla voi auttaa. Selvitä kuitenkin ensin kirjanpitäjän kanssa, mitä häneltä puuttuu: tietyn ilmaisun käännös, hankinnan yhteys työhösi vai tieto, jota tositteessa ei ole lainkaan.

Alkuperäisellä laskulla ja selitykselläsi on eri tehtävät

Alkuperäinen lasku säilyy siinä muodossa, jossa toimittaja on sen laatinut. Viestisi täydentää asioita, jotka tunnet tilaajana: miksi hankit palvelun, kuka sitä käyttää ja minkä yrityksen tarpeisiin. Älä kirjoita omaa kuvaustasi suoraan alkuperäiseen PDF-tiedostoon.

Ero on tärkeä myös toimittajan nimen kohdalla. Sovelluksesta tuntemasi tuotemerkki voi poiketa laskussa olevan yrityksen nimestä. Jos tunnet niiden yhteyden tilauksen tai asiakastilisi perusteella, lisää tieto viestiin. Jos et tunne yhteyttä, merkitse se tarkistettavaksi kysymykseksi, älä valmiiksi selitykseksi.

Toimi samoin epäselvän laskurivin kanssa. Voit esittää alustavan merkityksen suomeksi ja jättää alkuperäisen nimikkeen sen viereen. Jos et ole varma käännöksestä, sano se. Näin kirjanpitäjä erottaa tositteesta peräisin olevat tiedot omasta suuntaa antavasta kuvauksestasi.

Täydennä taustatiedot, joita laskusta ei voi päätellä

Selityksen ei yleensä tarvitse olla pitkä. Kerro, mikä palvelu tai hankinta on kyseessä, mille yritykselle se kuuluu ja mihin sitä käytetään. Kopioi ajanjakso tositteesta vain, jos se todella on siinä mainittu; älä päättele puuttuvaa tietoa automaattisesti maksupäivästä.

Tilin rahaliikenne ja lasku kuvaavat hankinnan eri osia. Jos sinulla on vain ulkomailta saatu maksuvahvistus, selvitä ensin, puuttuuko varsinainen tosite. Artikkeli Rahat on maksettu. Miksi kirjanpitäjä tarvitsee vielä tositteen? auttaa yhdistämään tiedot.

Rahat on maksettu. Miksi kirjanpitäjä tarvitsee vielä tositteen? →

Esimerkki lyhyestä työmuistiinpanosta

Kuvitteellisessa esimerkissä laskulla on rivi nimeltä ”Annual workspace plan”. Tilaaja tietää hankkineensa vuosittaisen tiimitilauksen Alfa-yritykselle, mutta ei ole varma toisen, lyhennetyn rivin merkityksestä. Hän voi liittää mukaan seuraavan viestin:

”Lähetän alkuperäisen laskun Alfan tiimille hankitusta työkalun vuositilauksesta. Alustavan tulkintani mukaan ’Annual workspace plan’ tarkoittaa tiimin vuosittaista tilausta; tämä selitys on oma työmuistiinpanoni. En ole varmistanut toisen lyhennetyn rivin merkitystä. Riittävätkö nämä taustatiedot, vai tarvitsetko toimittajan selityksen tai tietyn osan käännöksen?”

Tällainen viesti kertoo tunnetut taustatiedot ja esittää täsmällisen kysymyksen. Jos lähetät tositteen myöhempänä täydennyksenä tai korjauksena, kerro myös, mihin se liittyy. Laajemmassa aineiston luovutuksessa voit käyttää kirjanpitäjälle tarkoitetun saateviestin malleja.

kirjanpitäjälle tarkoitetun saateviestin mallit →

Jos kirjanpitäjä tarvitsee käännöksen, sovi hänen kanssaan sen laajuudesta ja tarvittavasta muodosta. Kun toimittajan tieto puuttuu tai on epäselvä, pyydä toimittajalta selitys. Käännös ei yksin voi täydentää tietoa, jota alkuperäisessä asiakirjassa ei ole.