Junte ao original o contexto que conhece
Chega uma fatura em inglês ou alemão, mas a designação da linha não permite perceber bem o que pagou. O contabilista também pode não saber quem utiliza o serviço ou a que empresa diz respeito. Reencaminhar apenas o PDF pode, por isso, dar origem a mais perguntas, mesmo que o documento seja legível.
Pode ajudar uma breve explicação da compra junto da fatura original. Antes disso, esclareça com o contabilista o que falta: a tradução de um termo específico, o contexto do seu trabalho ou um dado que nem sequer consta do documento.
O original e a sua explicação têm funções diferentes
A fatura original mantém a forma em que foi emitida pelo fornecedor. A sua mensagem acrescenta factos que conhece por ter feito a encomenda: por que motivo adquiriu o serviço, quem o utiliza e para que empresa. Não escreva a sua descrição diretamente no PDF original.
Esta distinção também importa no nome do fornecedor. A marca que conhece da aplicação pode ser diferente do nome da empresa na fatura. Se conhece essa relação através da encomenda ou da sua conta de cliente, acrescente-a. Se não a conhece, assinale-a como uma questão a verificar, e não como uma explicação definitiva.
Proceda da mesma forma com uma linha pouco clara. Pode indicar um significado provisório em português e manter a designação original ao lado. Se tiver dúvidas sobre a tradução, diga-o. O contabilista poderá assim distinguir o que vem do documento daquilo que é a sua descrição aproximada.
Explique o contexto que a fatura não mostra
Normalmente, a explicação não precisa de ser longa. Indique o serviço ou a compra concreta, a empresa e a utilização. Copie o período do documento apenas se estiver efetivamente indicado; não deduza automaticamente um dado em falta a partir da data do pagamento.
O movimento de dinheiro na conta e a fatura descrevem partes diferentes da compra. Se só tem uma confirmação de pagamento do estrangeiro, verifique primeiro se falta o documento propriamente dito. O artigo O dinheiro já saiu. Porque continua o contabilista a precisar de um documento? ajuda a estabelecer essa relação.
O dinheiro já saiu. Porque continua o contabilista a precisar de um documento? →
Exemplo de uma breve nota de trabalho
Num exemplo fictício, a fatura inclui uma linha chamada «Annual workspace plan». Quem fez a encomenda sabe que adquiriu uma subscrição anual para a equipa da empresa Alfa, mas não tem a certeza do significado de outra linha abreviada. Pode juntar esta mensagem:
«Envio a fatura original de uma subscrição anual de uma ferramenta de trabalho para a equipa da Alfa. Interpreto provisoriamente “Annual workspace plan” como um plano anual para a equipa; esta explicação é uma nota de trabalho minha. Não confirmei o significado da segunda linha abreviada. Este contexto é suficiente ou precisa de uma explicação do fornecedor ou da tradução de uma parte específica?»
Uma mensagem assim explica o contexto conhecido e coloca uma pergunta precisa. Se envia o documento como complemento posterior ou correção, indique também essa relação. Para uma entrega mais abrangente, pode usar os modelos de mensagem de acompanhamento para o contabilista.
modelos de mensagem de acompanhamento para o contabilista →
Se o contabilista precisar de uma tradução, combine com ele o âmbito e o formato pretendido. Quando um dado do fornecedor falta ou não é claro, peça-lhe uma explicação. Uma tradução, por si só, não acrescenta informação que o documento original não contém.