Añade al original el contexto que conoces
Llega una factura en inglés o alemán y la descripción de la partida no deja claro qué has pagado. Además, la persona que lleva tu contabilidad quizá no sepa quién utiliza el servicio ni a qué empresa corresponde. Reenviar el PDF sin más puede dar lugar a nuevas preguntas, aunque el documento sea legible.
Puede ayudar una breve explicación de la compra junto a la factura original. Pero primero aclara con quien lleva tu contabilidad qué le falta: la traducción de un término concreto, el contexto de tu trabajo o un dato que ni siquiera aparece en el documento.
El original y tu explicación cumplen funciones distintas
La factura original conserva la forma en que la emitió el proveedor. Tu mensaje añade hechos que conoces por haber hecho el pedido: por qué contrataste el servicio, quién lo utiliza y para qué empresa. No escribas tu propia descripción directamente en el PDF original.
Esta distinción también importa en el nombre del proveedor. La marca que conoces por la aplicación puede no coincidir con el nombre de la empresa que figura en la factura. Si conoces la relación entre ambas por el pedido o por tu cuenta de cliente, indícala. Si no, señálala como una cuestión por comprobar, no como una explicación definitiva.
Haz lo mismo con una partida poco clara. Puedes añadir una interpretación provisional en español y mantener al lado la denominación original. Si no estás seguro de la traducción, dilo. Así, quien lleva tu contabilidad podrá distinguir lo que procede del documento de lo que es tu descripción orientativa.
Explica el contexto que no se puede deducir de la factura
La explicación normalmente no tiene que ser larga. Indica el servicio o la compra concreta, la empresa y el uso. Copia el período del documento solo si realmente aparece en él; no deduzcas automáticamente un dato ausente a partir de la fecha del pago.
El movimiento de dinero en la cuenta y la factura describen partes distintas de la compra. Si solo tienes una confirmación de pago del extranjero, comprueba primero si falta el documento justificativo. El artículo El dinero ya ha salido. ¿Por qué contabilidad sigue necesitando un justificante? te ayudará a relacionar ambos.
El dinero ya ha salido. ¿Por qué contabilidad sigue necesitando un justificante? →
Ejemplo de una breve nota de trabajo
En un ejemplo ficticio, la factura incluye una partida llamada «Annual workspace plan». La persona que hizo el pedido sabe que contrató una suscripción anual para el equipo de la empresa Alfa, pero no está segura del significado de otra línea abreviada. Puede adjuntar este mensaje:
«Te envío la factura original de una suscripción anual a una herramienta de trabajo para el equipo de Alfa. Mi interpretación provisional de “Annual workspace plan” es un plan anual para el equipo; esta explicación es una nota de trabajo mía. No he comprobado el significado de la segunda línea abreviada. ¿Te basta con este contexto o necesitas una explicación del proveedor o la traducción de una parte concreta?»
Un mensaje así explica el contexto conocido y plantea una pregunta precisa. Si envías el documento como una aportación posterior o una corrección, indica también esa relación. Para una entrega más amplia puedes usar las plantillas de mensaje de acompañamiento para contabilidad.
plantillas de mensaje de acompañamiento para contabilidad →
Si quien lleva tu contabilidad necesita una traducción, acordad su alcance y el formato necesario. Cuando falte un dato del proveedor o no esté claro, pídele que lo explique. Una traducción por sí sola no puede añadir información que no existe en el documento original.