Legg ved sammenhengen du kjenner, sammen med originalen
Det kommer en faktura på engelsk eller tysk, men teksten på fakturalinjen gjør det ikke klart hva du har betalt for. Regnskapsføreren vet kanskje heller ikke hvem som bruker tjenesten, eller hvilken virksomhet den gjelder. Å bare videresende PDF-en kan derfor føre til flere spørsmål, selv om dokumentet er leselig.
En kort forklaring av kjøpet ved siden av originalfakturaen kan hjelpe. Avklar likevel først med regnskapsføreren hva som mangler: en oversettelse av et bestemt uttrykk, sammenhengen med arbeidet ditt eller en opplysning som ikke finnes på bilaget i det hele tatt.
Originalen og forklaringen din har ulike oppgaver
Originalfakturaen bevarer dokumentet slik leverandøren utstedte det. Meldingen din legger til fakta du kjenner som bestiller: hvorfor du kjøpte tjenesten, hvem som bruker den, og for hvilken virksomhet. Ikke skriv din egen beskrivelse direkte inn i den opprinnelige PDF-en.
Skillet er også viktig når det gjelder leverandørens navn. Merket du kjenner fra appen, kan være forskjellig fra selskapsnavnet på fakturaen. Hvis du kjenner forbindelsen fra bestillingen eller kundekontoen din, skriv den inn i meldingen. Hvis du ikke kjenner den, marker den som et spørsmål som må undersøkes, ikke som en ferdig forklaring.
Gjør det samme med en uklar fakturalinje. Du kan gi en foreløpig forklaring på norsk og la den opprinnelige betegnelsen stå ved siden av. Si fra hvis du er usikker på oversettelsen. Da kan regnskapsføreren skille det som kommer fra bilaget, fra din omtrentlige beskrivelse.
Forklar det som ikke fremgår av fakturaen
Forklaringen trenger som regel ikke å være lang. Oppgi den konkrete tjenesten eller kjøpet, virksomheten og bruken. Kopier perioden fra underlaget bare hvis den faktisk står der; ikke utled en manglende opplysning automatisk fra betalingsdatoen.
Kontobevegelsen og fakturaen beskriver ulike deler av kjøpet. Hvis du bare har en betalingsbekreftelse fra utlandet, undersøk først om selve bilaget mangler. Artikkelen Pengene er betalt. Hvorfor trenger regnskapsføreren fortsatt et bilag? hjelper deg å finne sammenhengen.
Pengene er betalt. Hvorfor trenger regnskapsføreren fortsatt et bilag? →
Eksempel på et kort arbeidsnotat
I et fiktivt eksempel har fakturaen en linje med betegnelsen «Annual workspace plan». Bestilleren vet at det er kjøpt et årsabonnement for teamet i virksomheten Alfa, men er usikker på betydningen av en annen forkortet linje. Denne meldingen kan legges ved:
«Jeg sender originalfakturaen for et årsabonnement på et arbeidsverktøy for teamet i Alfa. Min foreløpige forståelse av “Annual workspace plan” er et årlig teamabonnement; forklaringen er mitt eget arbeidsnotat. Jeg har ikke fått bekreftet betydningen av den andre forkortede linjen. Er denne sammenhengen tilstrekkelig, eller trenger du en forklaring fra leverandøren eller en oversettelse av en bestemt del?»
En slik melding forklarer sammenhengen du kjenner, og stiller et presist spørsmål. Hvis du sender bilaget som en senere supplering eller rettelse, oppgi også den forbindelsen. Ved en større overlevering kan du bruke malene for følgemeldinger til regnskapsføreren.
maler for følgemeldinger til regnskapsføreren →
Hvis regnskapsføreren trenger en oversettelse, avtal omfanget og ønsket format. Når en opplysning fra leverandøren mangler eller er uklar, be leverandøren forklare den. En oversettelse kan ikke alene legge til informasjon som originaldokumentet ikke inneholder.