K originálu pridajte súvislosti, ktoré poznáte
Príde faktúra v angličtine alebo nemčine a z názvu položky nie je jasné, za čo ste vlastne platili. Účtovníčka navyše nemusí vedieť, kto službu používa ani ktorej firme patrí. Samotné preposlanie PDF tak môže viesť k ďalším otázkam, aj keď je dokument čitateľný.
Pomôže krátke vysvetlenie nákupu priložené k pôvodnej faktúre. Najprv si však s účtovníčkou ujasnite, čo jej chýba: preklad konkrétneho výrazu, súvislosť s vašou prácou alebo údaj, ktorý na doklade vôbec nie je.
Originál a vaše vysvetlenie plnia odlišné úlohy
Pôvodná faktúra zachováva podobu, v akej ju dodávateľ vystavil. Vaša správa má doplniť skutočnosti, ktoré poznáte ako objednávateľ: prečo ste službu kúpili, kto ju používa a pre akú firmu. Vlastný opis nevpisujte priamo do originálneho PDF.
Rozdiel je dôležitý aj pri názve dodávateľa. Značka, ktorú poznáte z aplikácie, sa môže líšiť od názvu spoločnosti na faktúre. Ak túto súvislosť poznáte z objednávky alebo zákazníckeho účtu, doplňte ju. Ak ju nepoznáte, označte ju ako otázku na overenie, nie ako hotové vysvetlenie.
Rovnako postupujte pri nejasnej položke. Môžete uviesť predbežný význam v slovenčine a vedľa ponechať pôvodný názov. Ak si prekladom nie ste istí, povedzte to. Účtovníčka tak rozlíši, čo pochádza z dokladu a čo je váš orientačný opis.
Doplňte súvislosť, ktorú z faktúry nevyčíta
Vysvetlenie zvyčajne nemusí byť dlhé. Uveďte konkrétnu službu alebo nákup, firmu a spôsob použitia. Obdobie prepíšte z podkladu iba vtedy, keď je na ňom skutočne uvedené; chýbajúci údaj neodvodzujte automaticky z dátumu platby.
Pohyb peňazí na účte a faktúra pritom opisujú rôzne časti nákupu. Ak máte len zahraničné potvrdenie o platbe, najprv zistite, či nechýba samotný doklad. S dohľadaním súvislosti pomôže článok Peniaze odišli. Prečo účtovníčka stále potrebuje doklad?
Príklad krátkej pracovnej poznámky
Vo fiktívnom príklade obsahuje faktúra položku „Annual workspace plan“. Objednávateľ vie, že kúpil ročné tímové predplatné pre firmu Alfa, ale nie je si istý významom ďalšieho skráteného riadka. Môže pripojiť túto správu:
„Posielam originálnu faktúru za ročné tímové predplatné pracovného nástroja pre Alfu. Pod položkou ‚Annual workspace plan‘ predbežne rozumiem ročný tímový program; toto vysvetlenie je moja pracovná poznámka. Význam druhého skráteného riadka nemám overený. Stačí vám tento kontext, alebo potrebujete vysvetlenie dodávateľa či preklad konkrétnej časti?“
Takáto správa vysvetlí známe súvislosti a otvorí presnú otázku. Ak doklad posielate ako neskoršie doplnenie alebo opravu, označte aj túto nadväznosť. Pri širšom odovzdávaní môžete použiť vzory sprievodnej správy pre účtovníčku.
vzory sprievodnej správy pre účtovníčku →
Ak účtovníčka potrebuje preklad, dohodnite si s ňou jeho rozsah a požadovanú podobu. Keď údaj od dodávateľa chýba alebo je nejasný, vyžiadajte si jeho vysvetlenie. Samotný preklad nedoplní informáciu, ktorú pôvodný dokument neobsahuje.