Notieren Sie zunächst Zeitraum, Betrag und das Konto, über das Sie das Abonnement bezahlen. Eine Suche nach Jotform kann unterschiedliche Dokumente liefern. Der Dateiname allein belegt keinen Zusammenhang mit der gesuchten Zahlung.
Die Abonnementabrechnung öffnen
Jotforms Anleitung: Workspace → Profilbild → Settings → Billing → Downloadsymbol der Rechnung.
Verwenden Sie das zur Zahlung gehörende Konto. Wird es von einer anderen Person verwaltet, bitten Sie um die Rechnung für den konkreten Zeitraum. Dafür müssen Sie weder deren Passwort verlangen noch Kontoberechtigungen ändern.
Den Geschäftsvorgang im Dokument prüfen
Vergleichen Sie Anbieter, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Zeitraum und Betrag. Ein Logo oder die Software, mit der das PDF erstellt wurde, ersetzt diese Prüfung nicht.
Beispiel: Studio erstellt mit einem Formular eine Projektrechnung an den Kunden Alfa und lädt daneben die monatliche Jotform-Rechnung herunter. Beim gesuchten Abonnementkauf steht der Dienstanbieter als Lieferant und Studio als Rechnungsempfänger auf dem richtigen Beleg. Prüfen Sie auch Zeitraum und Betrag und übergeben Sie diese Rechnung mit ihrer Nummer. Das PDF, mit dem Studio dem Kunden Alfa eine Leistung berechnet, gehört zu einem anderen Vorgang, auch wenn es in Jotform erstellt wurde. Es ersetzt keine fehlende Abonnementrechnung.
Fehlt die Rechnung, formulieren Sie die Anfrage genau:
Bitte senden Sie die Jotform-Abonnementrechnung für [Zeitraum] zur Zahlung [Datum und Betrag]. Gesucht ist die Abrechnung des Anbieters, kein PDF aus einem unserer Formulare.
Die geprüfte Datei weitergeben
Öffnen Sie den Download und prüfen Sie die Lesbarkeit. Ein Name wie Jotform-Zeitraum-Rechnungsnummer.pdf erleichtert das Wiederfinden. Setzen Sie echte Angaben ein und verändern Sie den Inhalt nicht. Prüfen Sie außerdem, ob dieselbe Rechnung bereits per E-Mail eingegangen ist.
Legen Sie die Datei am vereinbarten Ort für die Buchhaltung ab. Bleibt sie unauffindbar, halten Sie den fehlenden Zeitraum separat fest. Ein Formularergebnis schließt diese Lücke nicht.
E-Mail-Rechnungen mit HeyRup finden
HeyRup bereitet einen Dienst vor, der PDF-Rechnungen im verbundenen E-Mail-Postfach findet und ausgewählte Belege an die Buchhaltung übergibt. Rechnungen, die nur im Anbieterportal liegen, rufen Sie zuerst dort ab. Die Registrierung ist noch nicht geöffnet. Wählen Sie auf der „Zum Start benachrichtigen“ und hinterlassen Sie im Formular Ihre E-Mail-Adresse, wenn Sie eine Startbenachrichtigung wünschen.