Noteer eerst de periode, het bedrag en het account waarmee het abonnement wordt betaald. Zoeken op Jotform kan verschillende documenten opleveren. De bestandsnaam alleen bewijst niet dat je de juiste factuur hebt.
Open de abonnementsfacturatie
Jotforms uitleg: Workspace → avatar → Settings → Billing → downloadpictogram bij de factuur.
Gebruik het account dat bij de betaling hoort. Beheert iemand anders dat account, vraag dan om de factuur voor de juiste periode. Je hoeft daarvoor geen wachtwoord te vragen of accountrechten te veranderen.
Controleer waarvoor de rekening is
Vergelijk leverancier, ontvanger, omschrijving, periode en bedrag. Het logo en de toepassing waarin het PDF-bestand is gemaakt, vervangen die controle niet.
Voorbeeld: Studio maakt met een formulier een projectfactuur voor klant Alfa en downloadt daarnaast de maandfactuur van Jotform. Voor de gezochte abonnementsbetaling noemt het juiste document de dienstaanbieder als leverancier en Studio als afnemer. Vergelijk ook periode en bedrag en lever die factuur met haar nummer aan. De PDF waarin Studio aan Alfa factureert betreft een andere transactie, ook als die in Jotform is gemaakt. Die vervangt de ontbrekende abonnementsfactuur niet.
Ontbreekt de factuur, vraag dan gericht:
Wil je de Jotform-abonnementsfactuur voor [periode] sturen, passend bij de betaling van [datum en bedrag]? Ik zoek de factuur van de aanbieder, geen PDF uit een van onze formulieren.
Lever het gecontroleerde bestand aan
Open het gedownloade bestand en controleer of het leesbaar is. Gebruik bijvoorbeeld Jotform-periode-factuurnummer.pdf, ingevuld met echte gegevens. Verander de inhoud niet. Controleer of dezelfde factuur al per e-mail is ontvangen voordat je haar dubbel aanlevert.
Bewaar het document op de afgesproken plek voor de boekhouding. Blijft het ontbreken, noteer dan de openstaande periode. Een formulieruitvoer vult dat gat niet.
E-mailfacturen vinden met HeyRup
HeyRup bereidt een dienst voor die PDF-facturen in een gekoppelde mailbox vindt en geselecteerde documenten aan je boekhouder doorgeeft. Haal facturen die alleen in het leveranciersportaal staan eerst daar op. Registreren kan nog niet. Kies op de “Houd me op de hoogte” en laat je e-mailadres achter in het formulier als je een bericht bij de lancering wilt ontvangen.