Notez la période, le montant et le compte utilisé pour payer l’abonnement. Une recherche du mot Jotform dans vos fichiers peut renvoyer plusieurs types de documents. Le nom du fichier ne suffit pas à établir le lien avec le paiement.
Ouvrir la facturation de l’abonnement
Instructions de Jotform : Workspace → avatar → Settings → Billing → icône de téléchargement de la facture.
Utilisez le compte associé au paiement. Si une autre personne le gère, demandez-lui la facture pour la période précise. Vous n’avez pas besoin de son mot de passe ni de modifier les autorisations pour obtenir un document.
Identifier l’opération décrite
Comparez le fournisseur, le destinataire, la description du service, la période et le montant. Le logo ou l’application ayant produit le PDF ne remplace pas cette lecture.
Exemple fictif : Studio crée dans un formulaire une facture de projet pour son client Alfa et télécharge aussi sa facture mensuelle Jotform. Pour le paiement de l’abonnement recherché, le bon document indique le prestataire comme fournisseur et Studio comme client facturé ; comparez aussi la période et le montant. Transmettez cette facture avec son numéro. Le PDF dans lequel Studio facture Alfa concerne une autre opération, même s’il a été créé dans Jotform. Il ne remplace pas la facture d’abonnement manquante.
Si la facture manque, faites une demande précise :
Merci de m’envoyer la facture d’abonnement Jotform pour [période], correspondant au paiement [date et montant]. Il me faut la facture du fournisseur, pas un PDF produit par l’un de nos formulaires.
Transmettre le bon fichier
Ouvrez le document téléchargé et vérifiez sa lisibilité. Nommez-le, par exemple, Jotform-periode-numero-facture.pdf avec les informations réelles, sans modifier son contenu. Vérifiez si la même facture a déjà été reçue par e-mail avant de la transmettre deux fois.
Déposez-la à l’endroit convenu pour la comptabilité. Si elle reste introuvable, signalez la période manquante. Un résultat de formulaire ne peut pas la remplacer.
Retrouver les factures reçues par e-mail avec HeyRup
HeyRup prépare un service qui retrouve les factures PDF dans une boîte mail connectée et transmet les documents sélectionnés à la comptabilité. Récupérez d’abord dans le portail du fournisseur les factures qui s’y trouvent uniquement. Les inscriptions ne sont pas encore ouvertes. Sur le , choisissez « Me prévenir au lancement » et laissez votre adresse e-mail dans le formulaire si vous souhaitez être informé du lancement.