Anteckna period, belopp och kontot som används för att betala abonnemanget. En sökning på Jotform kan hitta olika slags dokument. Filnamnet i sig visar inte att fakturan hör till betalningen du söker.
Öppna abonnemangets fakturering
Jotforms instruktioner: Workspace → profilbild → Settings → Billing → fakturans nedladdningsikon.
Använd kontot som hör till betalningen. Om någon annan administrerar det, be om fakturan för rätt period. Du behöver inte personens lösenord eller ändrade kontobehörigheter för att få ett dokument.
Kontrollera vad dokumentet gäller
Jämför leverantör, mottagare, beskrivning, period och belopp. En logotyp eller programmet som skapade PDF-filen ersätter inte den kontrollen.
Exempel: Studio skapar en projektfaktura till kunden Alfa via ett formulär och hämtar även sin månadsfaktura från Jotform. För abonnemangsbetalningen du söker anger rätt dokument tjänsteleverantören som säljare och Studio som kund. Jämför också period och belopp och lämna över den fakturan med numret. PDF-filen där Studio fakturerar Alfa gäller en annan transaktion, även om den skapades i Jotform. Den ersätter inte den saknade abonnemangsfakturan.
Om fakturan saknas, be om rätt dokument:
Skicka Jotforms abonnemangsfaktura för [period], som motsvarar betalningen [datum och belopp]. Jag behöver leverantörens faktura, inte en PDF från något av våra formulär.
Lämna över den kontrollerade filen
Öppna den hämtade filen och kontrollera att den går att läsa. Använd exempelvis Jotform-period-fakturanummer.pdf med riktiga uppgifter. Ändra inte innehållet. Kontrollera om samma faktura redan har kommit via e-post innan du lämnar över den två gånger.
Spara dokumentet på den plats som avtalats med bokföringen. Om du inte hittar det, notera den saknade perioden separat. Ett formulärresultat ersätter inte fakturan.
Hitta e-postfakturor med HeyRup
HeyRup förbereder en tjänst som hittar PDF-fakturor i en ansluten e-postlåda och skickar valda underlag till redovisningen. Hämta först fakturor som bara finns i leverantörens portal därifrån. Registreringen är ännu inte öppen. Välj ”Meddela mig vid lanseringen” på och lämna din e-postadress i formuläret om du vill få ett meddelande vid lanseringen.