Kirjaa ensin laskutuskausi, summa ja tili, jonka kautta tilaus maksetaan. Jotform-haku voi löytää monenlaisia tiedostoja. Pelkkä tiedostonimi ei osoita, että asiakirja liittyy etsimääsi maksuun.
Avaa tilauksen laskutus
Jotformin ohje: Workspace → profiilikuva → Settings → Billing → laskun latauskuvake.
Käytä maksuun liittyvää tiliä. Jos sitä hallinnoi toinen henkilö, pyydä lasku juuri kyseiseltä kaudelta. Et tarvitse hänen salasanaansa tai muutoksia tilin käyttöoikeuksiin yhden asiakirjan saamiseksi.
Tarkista, mitä laskutetaan
Vertaa toimittajaa, vastaanottajaa, palvelun kuvausta, kautta ja summaa. Logo tai PDF:n luomiseen käytetty sovellus ei korvaa tätä tarkistusta.
Esimerkki: Studio tekee lomakkeella projektilaskun asiakkaalle Alfa ja lataa myös Jotformin kuukausilaskun. Etsimäsi tilausmaksun oikeassa asiakirjassa palveluntarjoaja on myyjä ja Studio ostaja. Vertaa myös kautta ja summaa ja toimita tämä lasku numeroineen. PDF, jossa Studio laskuttaa asiakasta Alfa, koskee eri tapahtumaa, vaikka se olisi tehty Jotformissa. Se ei korvaa puuttuvaa tilauslaskua.
Jos lasku puuttuu, pyydä sitä täsmällisesti:
Lähetä Jotform-tilauksen lasku kaudelta [kausi], joka vastaa maksua [päivä ja summa]. Tarvitsen palveluntarjoajan laskun, en lomakkeellamme luotua PDF-tiedostoa.
Toimita tarkistettu tiedosto
Avaa ladattu asiakirja ja varmista sen luettavuus. Käytä esimerkiksi nimeä Jotform-kausi-laskunumero.pdf oikeilla tiedoilla. Älä muuta sisältöä. Tarkista myös, onko sama lasku jo tullut sähköpostitse, jotta et toimita sitä kahdesti.
Tallenna lasku kirjanpidon kanssa sovittuun paikkaan. Ellet löydä oikeaa asiakirjaa, merkitse puuttuva kausi erikseen. Lomakkeen tuloste ei korvaa puuttuvaa laskua.
Etsi sähköpostilaskuja HeyRupilla
HeyRup valmistelee palvelua, joka etsii PDF-laskuja yhdistetystä sähköpostilaatikosta ja toimittaa valitut asiakirjat kirjanpitäjälle. Hae vain toimittajan portaalissa olevat laskut ensin sieltä. Rekisteröityminen ei ole vielä avoinna. Valitse ”Ilmoita minulle julkaisusta” ja jätä sähköpostiosoitteesi lomakkeella, jos haluat ilmoituksen palvelun avautumisesta.