Beginnen Sie die Suche mit dem Konto, über das DeepL bezahlt wird. Ihr täglicher Übersetzerzugang kann sich von dem Konto unterscheiden, über das jemand das Teamabonnement verwaltet. Der Kontoauszug hilft, die Zahlung zuzuordnen; er ersetzt die Rechnung des Anbieters nicht.
Die Abrechnung des richtigen Kontos öffnen
Melden Sie sich als Einzelabonnent oder Teamadministrator im DeepL-Konto an und öffnen Sie den Tab Billing. Suchen Sie die Rechnung für das betreffende Abonnement und den Zeitraum und prüfen Sie deren Zahlungsstatus. Die DeepL-Rechnungsanleitung erklärt diesen Weg.
Notieren Sie vor der Auswahl Abonnement, Zeitraum und bekannte Zahlung. Wechseln Sie nicht wahllos zwischen Konten und fragen Sie niemanden nach seinem Passwort. Verwaltet eine andere Person die Abrechnung, bitten Sie gezielt um die Datei:
Bitte schick mir die Rechnung für unser DeepL-Abonnement für [Zeitraum]. Gesucht ist der Beleg zur Zahlung [Datum und Betrag]. Bitte sende die Datei aus der Abrechnung, nicht nur einen Screenshot des Kontoauszugs.
Ersetzen Sie die Platzhalter durch tatsächliche Angaben. Sie helfen bei der Suche, berechtigen aber nicht dazu, eine ausgestellte Rechnung zu bearbeiten.
Die Datei speichern und öffnen
Speichern Sie die ausgewählte Rechnung im Konto als PDF. Ist derselbe Beleg an die Rechnungsadresse per E-Mail gegangen, können Sie diesen Anhang verwenden; DeepL stellt Rechnungen digital im Konto oder per E-Mail bereit. Öffnen Sie die gespeicherte Datei und prüfen Sie, ob sie die Rechnung selbst enthält und keine Anmeldeseite oder Zahlungsübersicht. Erhalten Sie die Datei nicht, senden Sie dem Abonnementverwalter die Anfrage oben mit dem genauen Zeitraum.
Beispiel: Gesucht ist September, im Ordner liegen aber Rechnungen für August und September über jeweils 25 EUR. Der Betrag allein entscheidet nicht. Öffnen Sie die Belege und wählen Sie den mit dem September-Abrechnungszeitraum, dem passenden Abonnement und dem richtigen Kunden; notieren Sie die Rechnungsnummer für die Übergabe. Dieselbe Nummer auf dem E-Mail-Anhang und dem Kontodownload bezeichnet zwei Kopien eines Belegs. Bei einem anderen Kunden behalten Sie das Original und bitten den Verwalter um Klärung; die PDF zu bearbeiten löst das Problem nicht.
Den Beleg einmal weitergeben
Ein auffindbarer Dateiname kann DeepL-Zeitraum-Rechnungsnummer.pdf sein, mit den echten Angaben. Der Inhalt bleibt unverändert. Prüfen Sie, ob derselbe Beleg bereits per E-Mail vorliegt; zwei Dateien sind nicht automatisch zwei Rechnungen.
Senden Sie die geprüfte Datei an den vereinbarten Ort und halten Sie die Übergabe fest. Fehlt sie, nennen Sie den genauen Zeitraum als offene Position. Erledigt ist die Suche mit dem richtigen lesbaren Dokument, nicht allein mit der gefundenen Zahlung.
E-Mail-Rechnungen mit HeyRup
HeyRup bereitet einen Dienst vor, der PDF-Rechnungen im verbundenen E-Mail-Postfach findet und ausgewählte Belege an die Buchhaltung übergibt. Rechnungen, die nur im Anbieterportal liegen, rufen Sie zuerst dort ab. Die Registrierung ist noch nicht geöffnet. Wählen Sie auf der „Zum Start benachrichtigen“ und hinterlassen Sie im Formular Ihre E-Mail-Adresse, wenn Sie eine Startbenachrichtigung wünschen.