Commencez par le compte qui règle DeepL. Votre connexion habituelle pour traduire peut différer du compte utilisé pour gérer l’abonnement d’équipe. Le relevé aide à identifier la transaction; il ne remplace pas la facture du fournisseur.
Ouvrir la facturation du bon compte
Connectez-vous au compte DeepL en tant qu’abonné individuel ou administrateur d’équipe, puis ouvrez l’onglet Billing. Retrouvez la facture de l’abonnement et de la période recherchés, puis vérifiez son statut de paiement. Le guide des factures DeepL explique ce parcours.
Notez l’abonnement, la période et le paiement connu avant de choisir le document. Ne passez pas au hasard entre les comptes et ne demandez pas le mot de passe d’un collègue. Si une autre personne gère la facturation, demandez le fichier précis :
Merci de m’envoyer la facture de notre abonnement DeepL pour [période], correspondant au paiement [date et montant]. J’ai besoin du document de facturation, pas seulement d’une capture du relevé.
Remplacez les champs par les informations réelles. Elles servent à retrouver le document, pas à modifier une facture émise.
Enregistrer et ouvrir le fichier
Enregistrez en PDF la facture sélectionnée dans le compte. Si le même document a été envoyé à l'adresse de facturation, vous pouvez utiliser cette pièce jointe; DeepL fournit les factures numériques dans le compte ou par e-mail. Ouvrez le fichier enregistré et vérifiez qu'il contient la facture elle-même, et non une page de connexion ou un relevé de paiement. Si vous n'obtenez pas le fichier, envoyez à l'administrateur de l'abonnement la demande ci-dessus avec la période précise.
Exemple: vous recherchez septembre, mais le dossier contient des factures d'août et de septembre de 25 EUR chacune. Le montant seul ne suffit pas. Ouvrez les documents et retenez celui dont la période de facturation est septembre, avec le bon abonnement et le bon client; notez son numéro pour la transmission. Le même numéro sur la pièce jointe et le fichier du compte identifie deux copies du même document. Si le client diffère, conservez l'original et demandez une clarification à l'administrateur; modifier le PDF ne résout pas le problème.
Transmettre le document une seule fois
Vous pouvez utiliser DeepL-periode-numero-facture.pdf, avec les vrais renseignements. Renommer ne doit pas modifier le contenu. Vérifiez si le même document est déjà arrivé par e-mail; deux fichiers ne signifient pas forcément deux factures.
Envoyez le fichier vérifié à l’endroit convenu et notez la transmission. S’il manque, indiquez la période exacte comme élément en attente. La recherche est terminée avec le bon document lisible, pas seulement avec un paiement retrouvé.
Les factures par e-mail avec HeyRup
HeyRup prépare un service qui retrouve les factures PDF dans une boîte mail connectée et transmet les documents sélectionnés à la comptabilité. Récupérez d’abord dans le portail du fournisseur les factures qui s’y trouvent uniquement. Les inscriptions ne sont pas encore ouvertes. Sur le , choisissez « Me prévenir au lancement » et laissez votre adresse e-mail dans le formulaire si vous souhaitez être informé du lancement.