Begin bij het account waarmee DeepL wordt betaald. Je gewone vertaalaccount kan verschillen van het account dat het teamabonnement beheert. Het afschrift helpt de betaling te herkennen; het vervangt de factuur van de leverancier niet.
Open de juiste facturering
Log als individuele abonnee of teambeheerder in op het DeepL-account en open het tabblad Billing. Zoek de factuur voor het juiste abonnement en de juiste periode en controleer de betaalstatus. De DeepL-factuurhandleiding legt deze route uit.
Noteer abonnement, periode en bekende betaling voordat je kiest. Wissel niet willekeurig van account en vraag geen wachtwoord van een collega. Beheert iemand anders de facturering, vraag om het concrete bestand:
Wil je de factuur voor ons DeepL-abonnement over [periode] sturen, bij de betaling [datum en bedrag]? Ik heb het factuurbestand nodig, niet alleen een screenshot van het afschrift.
Vul werkelijke gegevens in. Ze helpen zoeken, maar zijn geen reden om een uitgegeven factuur te wijzigen.
Sla het bestand op en open het
Sla de geselecteerde factuur uit het account op als PDF. Is hetzelfde document naar het factureringsadres gemaild, dan kun je die bijlage gebruiken; DeepL levert digitale facturen via het account of per e-mail. Open het opgeslagen bestand en controleer of het de factuur zelf bevat, geen inlogpagina of betalingsoverzicht. Kun je het bestand niet verkrijgen, stuur de beheerder van het abonnement dan het verzoek hierboven met de exacte periode.
Voorbeeld: je hebt september nodig, maar de map bevat facturen voor augustus en september van elk EUR 25. Het bedrag alleen geeft geen uitsluitsel. Open de documenten en kies dat met september als factureringsperiode, het juiste abonnement en de juiste klant; noteer het factuurnummer voor de overdracht. Hetzelfde nummer op de e-mailbijlage en de accountdownload duidt op twee kopieën van één document. Wijkt de klant af, bewaar dan het origineel en vraag de beheerder om uitleg; de PDF bewerken is geen oplossing.
Lever het document één keer aan
Kies een vindbare naam zoals DeepL-periode-factuurnummer.pdf, met echte gegevens. Een andere naam mag de inhoud niet veranderen. Controleer of hetzelfde document al via e-mail binnenkwam; twee bestanden zijn niet altijd twee facturen.
Stuur het gecontroleerde bestand naar de afgesproken plek en noteer de overdracht. Ontbreekt het, vermeld dan de exacte periode als openstaand. De taak is klaar met het juiste leesbare document, niet alleen een gevonden betaling.
E-mailfacturen met HeyRup
HeyRup bereidt een dienst voor die PDF-facturen in een gekoppelde mailbox vindt en geselecteerde documenten aan je boekhouder doorgeeft. Haal facturen die alleen in het leveranciersportaal staan eerst daar op. Registreren kan nog niet. Kies op de “Houd me op de hoogte” en laat je e-mailadres achter in het formulier als je een bericht bij de lancering wilt ontvangen.