Aloita tilistä, jonka kautta DeepL maksetaan. Tavallinen käännöskirjautumisesi voi olla eri kuin tiimin tilausta hallinnoiva tili. Tiliote auttaa tunnistamaan maksun, mutta ei korvaa palveluntarjoajan laskua.
Avaa oikean tilin laskutus
Kirjaudu DeepL-tilille henkilökohtaisena tilaajana tai tiimin ylläpitäjänä ja avaa laskutuksen Billing-välilehti. Etsi oikean tilauksen ja kauden lasku ja tarkista sen maksutila. DeepL:n laskuohje kuvaa tämän reitin.
Kirjaa tilaus, ajanjakso ja tiedossa oleva maksu ennen valintaa. Älä vaihda tilejä summittaisesti tai pyydä työtoverin salasanaa. Jos laskutuksesta vastaa toinen henkilö, pyydä tietty tiedosto:
Lähetä DeepL-tilauksemme lasku ajalta [ajanjakso], joka vastaa maksua [päivä ja summa]. Tarvitsen laskutustiedoston, en pelkkää kuvaa tiliotteesta.
Täytä todelliset tiedot. Ne auttavat etsimään asiakirjan eivätkä oikeuta muuttamaan annettua laskua.
Tallenna ja avaa tiedosto
Tallenna tililtä valittu lasku PDF-tiedostona. Jos sama asiakirja saapui laskutuksen sähköpostiosoitteeseen, voit käyttää tätä liitettä; DeepL toimittaa digitaaliset laskut tilillä tai sähköpostilla. Avaa tallennettu tiedosto ja tarkista, että siinä on itse lasku eikä kirjautumissivu tai maksuyhteenveto. Jos et saa tiedostoa, lähetä yllä oleva pyyntö tilauksen ylläpitäjälle ja ilmoita täsmällinen ajanjakso.
Esimerkki: tarvitset syyskuun laskun, mutta kansiossa on elo- ja syyskuun laskut, molemmat 25 EUR. Pelkkä summa ei ratkaise valintaa. Avaa asiakirjat ja valitse se, jossa laskutusjakso on syyskuu ja tilaus sekä asiakas ovat oikeat; merkitse laskun numero luovutusta varten. Sama numero sähköpostiliitteessä ja tililtä ladatussa tiedostossa kertoo kahdesta saman asiakirjan kopiosta. Jos asiakas on eri, säilytä alkuperäinen ja pyydä ylläpitäjältä selvitys; PDF:n muokkaaminen ei ratkaise asiaa.
Toimita asiakirja kerran
Käytä löydettävää nimeä, kuten DeepL-ajanjakso-laskunumero.pdf, todellisilla tiedoilla. Nimen vaihtaminen ei saa muuttaa sisältöä. Tarkista, onko sama asiakirja jo tullut sähköpostilla; kaksi tiedostoa ei välttämättä tarkoita kahta laskua.
Lähetä tarkistettu tiedosto sovittuun paikkaan ja merkitse toimitus. Jos se puuttuu, kirjaa täsmällinen ajanjakso avoimeksi asiaksi. Tehtävä on valmis oikean luettavan asiakirjan löytyessä, ei pelkän maksun perusteella.
Sähköpostilaskut HeyRupin avulla
HeyRup valmistelee palvelua, joka etsii PDF-laskuja yhdistetystä sähköpostilaatikosta ja toimittaa valitut asiakirjat kirjanpitäjälle. Hae vain toimittajan portaalissa olevat laskut ensin sieltä. Rekisteröityminen ei ole vielä avoinna. Valitse ”Ilmoita minulle julkaisusta” ja jätä sähköpostiosoitteesi lomakkeella, jos haluat ilmoituksen palvelun avautumisesta.