Maak onderscheid tussen factuurgegevens en een betaalbericht
Open het bericht en lees het helemaal. Bevat het tekst die als factuur is aangeduid, met een omschrijving van de aankoop, de leverancier, de afnemer en het bedrag? Of bevestigt het alleen een betaling en verwijst het naar een klantaccount? Alleen de onderwerpregel ‘Factuur’ zegt niet wat je binnenin aantreft.
Verwijst de e-mail naar een document in een portaal, zoek het dan daar op. Staan de gegevens in het bericht zelf, bewaar dan de volledige e-mail en spreek af hoe je die overdraagt. Noch het onderwerp, noch het bedrag vertelt je of de boekhouder genoeg heeft aan het document. Leg uit wat je beschikbaar hebt.
Een fictief voorbeeld: een leverancier stuurt een e-mail met een factuurverwijzing, een omschrijving van de dienst en een bedrag, zonder bijlage of downloadlink. Een collega kijkt alleen naar bijlagen en noteert dat de factuur ontbreekt. ‘Gegevens staan in de e-mailtekst; formaat wordt met de boekhouder afgestemd’ beschrijft beter wat er al is en wat er nog moet gebeuren.
Bewaar het bericht met afzender en datum
Laat de oorspronkelijke e-mail in de mailbox staan. Noteer in je documentenlijst de mailbox, leverancier, onderwerpregel en ontvangstdatum, zodat jij of een collega het bericht terug kan vinden. Bereiden jullie samen de documenten voor, spreek dan af wie het bericht opslaat en wie een eventueel verzoek aan de leverancier afhandelt. ‘Factuur in mail’ helpt bij het zoeken weinig.
Gebruik de download- of opslagfunctie van je mailprogramma om het bericht buiten de mailbox te bewaren. Controleer in het opgeslagen bestand de volledige tekst en de gegevens uit de kop: afzender, ontvanger, datum en onderwerp. Open het met het hulpmiddel dat je normaal voor bedrijfsdocumenten gebruikt. Vertrouw pas op dit bestand als enige kopie nadat je hebt gecontroleerd dat het juiste bericht en alle benodigde gegevens erin staan.
Een schermafbeelding of een bedrag dat in een spreadsheet is gekopieerd, kan helpen bij het overzicht, maar vervangt niet de volledige e-mail. Een uitsnede kan de afnemer, een toelichting bij de aankoop of tekst buiten het scherm weglaten. Lees voor het doorsturen ook geciteerde antwoorden, zodat oudere, niet-relevante correspondentie niet met het document meegaat.
Bij Outlook maakt de versie verschil
Hoe je een bericht opslaat, hangt af van je mailprogramma en de versie. Microsoft maakt onderscheid tussen de nieuwe Outlook voor Windows, de klassieke Outlook en Outlook op het web. Kies in de nieuwe Outlook bij een geopend bericht More actions → Save as; op het web More actions → Download. In de klassieke Outlook sla je op via File → Save As. Namen en menu-indelingen kunnen verschillen; kies in de help de versie die je gebruikt.
Controleer in welk formaat het bericht is opgeslagen. Een EML of ander bestand wordt geen PDF door de extensie te veranderen. Gebruik je een ander mailprogramma, zoek dan in de help hoe je het oorspronkelijke bericht opslaat. Bij de verdere leestips staat een aparte Gmail-handleiding. Spreek vóór het versturen altijd met de boekhouder af of die het bestand kan openen.
Bron bij dit onderdeel: Microsoft: een Outlook-bericht opslaan als bestand of PDF
Vraag je boekhouder welke vorm bruikbaar is
Beschrijf wat het bericht bevat en vraag in welke vorm je boekhouder het nodig heeft. Dat kan de oorspronkelijke e-mail als bestand zijn, een leesbare kopie van de inhoud of een aparte PDF van de leverancier. Controleer bij een e-mailbestand ook welk formaat je boekhouder kan openen, zodat het document niet terugkomt met het verzoek het anders aan te leveren.
Pas dit voorbeeldbericht aan de werkelijke aankoop aan.
Vul de leverancier, aankoop en datum in. Laat de zin over het bewaarde bericht alleen staan als je het daadwerkelijk hebt bewaard.
Noem een afgedrukte PDF een kopie van de e-mail
Als je boekhouder een PDF van de leverancier nodig heeft, voldoet het afdrukken van de e-mail niet aan dat verzoek. Je maakt een kopie van het bericht, geen nieuwe factuur die door de leverancier is uitgegeven. Spreken jullie juist zo’n kopie af, dan kun je die maken met de afdrukfunctie van je mailprogramma. De gekoppelde Microsoft-help beschrijft afdrukken naar PDF in Windows.
Open de opgeslagen PDF en controleer alle pagina’s. Bekijk de volledige tekst, gegevens in tabellen en de afzender, ontvanger, datum en onderwerpregel. De afdrukindeling kan afwijken van wat je in de e-mail ziet. Dat het bestand is aangemaakt, betekent nog niet dat alles wat nodig is erin is behouden.
Vermeld in de bestandsnaam en het begeleidende bericht dat dit een kopie van de e-mail is, gemaakt door afdrukken. Bewaar ook het oorspronkelijke bericht. Vul ontbrekende leveranciersgegevens niet in de kopie aan; schrijf je uitleg apart in het begeleidende bericht. Spreek met de boekhouder af of die met de kopie kan werken.
Bron bij dit onderdeel: Microsoft: een Outlook-bericht opslaan als bestand of PDF
Vraag een aparte PDF op met een verwijzing naar de aankoop
Heb je een aparte PDF nodig, vertel de leverancier dan om welke aankoop het gaat en dat de gegevens alleen in de e-mailtekst zijn aangekomen. Vermeld het echte bestelnummer of een andere verwijzing die je al hebt. Verzin geen nieuw factuurnummer. Weet je niet of de leverancier het bericht als factuur bedoelde, vraag dan ook om uitleg.
Na overleg met de boekhouder kun je dit voorbeeld gebruiken:
Gebruik de gegevens uit het oorspronkelijke bericht. Voeg geen wachtwoorden of volledige betaalkaartgegevens toe.
Noteer zolang het antwoord uitblijft ‘PDF opgevraagd bij leverancier’ bij het document, samen met de naam van degene die het verzoek afhandelt. Open de PDF zodra die binnenkomt en vergelijk de aankoop en de afnemer met de oorspronkelijke e-mail. Geef hem daarna via de afgesproken weg door. Heeft de boekhouder het oorspronkelijke bericht al ontvangen, vermeld dan dat de PDF bij dezelfde aankoop hoort.
Vraag tot slot bevestiging dat de boekhouder het afgesproken document heeft ontvangen en geopend. Zo weet je dat het niet alleen in jouw mailbox of downloadmap is blijven staan.