Odróżnij dane faktury od powiadomienia o płatności
Otwórz wiadomość i przeczytaj ją w całości. Czy zawiera tekst oznaczony jako faktura, z opisem zakupu, dostawcą, nabywcą i kwotą? A może tylko potwierdza płatność i odsyła do konta klienta? Sam temat „Faktura” nie mówi, co znajdziesz w środku.
Jeśli e-mail odsyła do dokumentu w portalu, poszukaj go tam. Gdy dane są w samej wiadomości, zachowaj cały e-mail i uzgodnij sposób przekazania. Ani temat, ani kwota nie pozwalają stwierdzić, czy dokument wystarczy księgowości; opisz, czym dysponujesz.
Przykład hipotetyczny: dostawca wysyła e-mail z oznaczeniem faktury, opisem usługi i kwotą, bez załącznika i linku do pobrania. Kolega sprawdza tylko załączniki i zapisuje fakturę jako brakującą. Notatka „dane w treści e-maila, ustalamy format z księgowością” dokładniej opisuje, co już macie i co pozostało do zrobienia.
Zachowaj wiadomość wraz z nadawcą i datą
Zostaw oryginalny e-mail w skrzynce. W wykazie dokumentów zanotuj skrzynkę, dostawcę, temat i datę otrzymania, aby Ty lub kolega mogli go ponownie znaleźć. Jeśli przygotowujecie dokumenty wspólnie, ustalcie, kto zapisze wiadomość, a kto zajmie się ewentualną prośbą do dostawcy. Notatka „faktura w mailu” niewiele pomoże przy szukaniu.
Aby zapisać wiadomość poza skrzynką, użyj funkcji pobierania lub zapisywania wiadomości w swojej aplikacji pocztowej. W pliku sprawdź cały tekst i dane nagłówka: nadawcę, odbiorcę, datę oraz temat. Otwórz go w narzędziu, którego zwykle używasz do dokumentów firmowych. Nie traktuj go jako jedynej kopii, dopóki nie sprawdzisz, że zawiera właściwą wiadomość i wszystko, co potrzebne.
Zrzut ekranu lub kwota skopiowana do arkusza może ułatwić orientację, ale nie zastąpi całego e-maila. Wycięty fragment może pomijać nabywcę, uwagę dotyczącą zakupu lub tekst poza ekranem. Przed przekazaniem przeczytaj też cytowane odpowiedzi, aby razem z dokumentem nie wysłać starszej, niezwiązanej korespondencji.
W Outlooku znaczenie ma wersja
Sposób zapisu zależy od aplikacji pocztowej i jej wersji. Microsoft rozróżnia nowy Outlook dla Windows, klasyczny Outlook i Outlook w przeglądarce. W nowym Outlooku przy otwartej wiadomości wybierz More actions → Save as, a w wersji internetowej More actions → Download. W klasycznym Outlooku wiadomość zapisuje się przez File → Save As. Nazwy i wygląd menu mogą się różnić; wybierz w pomocy używaną wersję.
Sprawdź, w jakim formacie zapisano wiadomość. Zmiana rozszerzenia nie zamienia EML ani innego pliku w PDF. Jeśli używasz innej aplikacji pocztowej, znajdź w jej pomocy instrukcję zapisu oryginalnej wiadomości. Szczegółowy poradnik dla Gmaila znajdziesz w powiązanych artykułach. Zawsze przed wysłaniem ustal z księgowością, czy może otworzyć plik.
Źródło tej sekcji: Microsoft: zapisywanie wiadomości z Outlooka jako pliku lub PDF
Zapytaj księgowość, z czego może skorzystać
Opisz, co zawiera wiadomość, i zapytaj o potrzebną postać dokumentu. Może to być oryginalny e-mail jako plik, czytelna kopia jego treści albo osobny PDF od dostawcy. Przy pliku wiadomości sprawdź również, jaki format odbiorca potrafi otworzyć, aby dokument nie wrócił z prośbą o inne przygotowanie.
Dostosuj poniższą przykładową wiadomość do rzeczywistego zakupu.
Uzupełnij dostawcę, zakup i datę. Zdanie o zachowaniu wiadomości zostaw tylko wtedy, gdy rzeczywiście ją zachowaliście.
Oznacz PDF z wydruku jako kopię e-maila
Jeśli księgowość potrzebuje PDF od dostawcy, wydrukowanie e-maila nie spełni tej prośby: utworzy kopię wiadomości, a nie nową fakturę wystawioną przez dostawcę. Jeżeli jednak uzgodnicie właśnie taką kopię, możesz utworzyć ją funkcją drukowania w aplikacji pocztowej. Podlinkowana pomoc Microsoft opisuje drukowanie do PDF w Windows.
Otwórz zapisany PDF i obejrzyj wszystkie strony. Sprawdź cały tekst, dane w tabelach oraz nadawcę, odbiorcę, datę i temat. Układ wydruku może różnić się od widoku e-maila; samo utworzenie pliku nie oznacza, że zostało w nim wszystko, co potrzebne.
W nazwie pliku i wiadomości przewodniej zaznacz, że jest to kopia e-maila utworzona przez wydruk. Zachowaj też oryginalną wiadomość. Nie dopisuj brakujących danych dostawcy do kopii; własne wyjaśnienia umieść osobno w wiadomości przewodniej. Ustal z księgowością, czy może pracować na tej kopii.
Źródło tej sekcji: Microsoft: zapisywanie wiadomości z Outlooka jako pliku lub PDF
Poproś o osobny PDF, wskazując pierwotny zakup
Jeśli potrzebujesz osobnego PDF, napisz dostawcy, którego zakupu dotyczy, i wyjaśnij, że dane przyszły tylko w treści e-maila. Podaj rzeczywisty numer zamówienia lub inne oznaczenie, które już masz. Nie twórz nowego numeru faktury. Jeśli nie wiesz, czy dostawca traktował wiadomość jako fakturę, poproś także o wyjaśnienie.
Po uzgodnieniu z księgowością możesz użyć tego przykładowego tekstu:
Użyj danych z oryginalnej wiadomości. Nie dodawaj haseł ani pełnych danych karty płatniczej.
Do czasu odpowiedzi dopisz przy dokumencie „PDF zamówiony u dostawcy” oraz imię osoby zajmującej się prośbą. Gdy PDF przyjdzie, otwórz go i porównaj zakup oraz nabywcę z oryginalnym e-mailem. Następnie przekaż go uzgodnionym sposobem. Jeśli księgowość otrzymała już oryginalną wiadomość, poinformuj, że PDF dotyczy tego samego zakupu.
Na koniec poproś o potwierdzenie, że księgowość otrzymała i otworzyła uzgodniony dokument. Będziesz wiedzieć, że nie pozostał wyłącznie w Twojej skrzynce lub folderze pobranych plików.