Skilj fakturauppgifter från ett betalningsmeddelande
Öppna meddelandet och läs hela texten. Innehåller det en text som betecknas som faktura, med en beskrivning av köpet, leverantören, köparen och beloppet? Eller bekräftar det bara betalningen och hänvisar till ett kundkonto? Ämnesraden ”Faktura” säger inte i sig vad du hittar i mejlet.
Om mejlet länkar till ett dokument i en portal, leta efter det där. Om uppgifterna står i meddelandet behöver du spara hela mejlet och komma överens om hur det ska överlämnas. Varken ämnesraden eller beloppet visar om underlaget räcker för redovisningskonsulten. Beskriv vad du har tillgång till.
Ett fiktivt exempel: en leverantör skickar ett mejl med en fakturabeteckning, en tjänstebeskrivning och ett belopp, utan bilaga eller nedladdningslänk. En kollega tittar bara efter bilagor och noterar att fakturan saknas. Anteckningen ”uppgifterna finns i mejltexten; format diskuteras med redovisningskonsulten” beskriver bättre vad ni redan har och vad som återstår att göra.
Spara meddelandet med avsändare och datum
Låt originalmejlet ligga kvar i brevlådan. Anteckna brevlåda, leverantör, ämnesrad och mottagningsdatum i listan över underlag, så att du eller en kollega kan hitta det igen. Om ni förbereder underlagen tillsammans, bestäm vem som sparar meddelandet och vem som sköter en eventuell förfrågan till leverantören. ”Faktura i mejl” hjälper inte mycket när ni ska leta.
Använd mejlprogrammets funktion för att ladda ner eller spara meddelanden om du vill spara det utanför brevlådan. Kontrollera hela texten och uppgifterna i meddelandehuvudet i den sparade filen: avsändare, mottagare, datum och ämne. Öppna den i det verktyg du normalt använder för företagets underlag. Förlita dig inte på filen som enda kopia förrän du har kontrollerat att den innehåller rätt meddelande och allt som behövs.
En skärmbild eller ett belopp som kopierats till ett kalkylblad kan hjälpa dig att hålla ordning, men ersätter inte hela mejlet. Ett utsnitt kan utelämna köparen, en kommentar om köpet eller text längre ner. Läs också citerade svar innan du lämnar vidare underlaget, så att äldre, ovidkommande korrespondens inte följer med.
I Outlook spelar versionen roll
Hur du sparar meddelandet beror på mejlprogrammet och dess version. Microsoft skiljer mellan nya Outlook för Windows, klassiska Outlook och Outlook på webben. I nya Outlook öppnar du meddelandet och väljer More actions → Save as; på webben väljer du More actions → Download. I klassiska Outlook sparar du via File → Save As. Menynamn och utseende kan variera; välj den version du använder i hjälpen.
Kontrollera vilket format meddelandet sparades i. En EML eller annan fil blir inte en PDF genom att du ändrar filändelsen. Om du använder ett annat mejlprogram, sök i dess hjälp efter hur du sparar originalmeddelandet. Bland lästipsen finns en särskild Gmail-guide. Kontrollera alltid med redovisningskonsulten att filen går att öppna innan du skickar den.
Källa för detta avsnitt: Microsoft: spara ett Outlook-meddelande som fil eller PDF
Fråga redovisningskonsulten vad som går att använda
Beskriv vad meddelandet innehåller och fråga i vilken form det behövs. Redovisningskonsulten kan vilja ha originalmejlet som fil, en läsbar kopia av innehållet eller en separat PDF från leverantören. Om du ska skicka en mejlfil, kontrollera också vilket format som går att öppna, så att underlaget inte kommer tillbaka med en begäran om omarbetning.
Anpassa följande exempelmeddelande till det faktiska köpet.
Fyll i leverantör, köp och datum. Behåll uppgiften om det sparade meddelandet bara om ni faktiskt har sparat det.
Märk en utskriven PDF som en kopia av mejlet
Om redovisningskonsulten behöver en PDF från leverantören uppfyller en utskrift av mejlet inte den begäran. Du skapar en kopia av meddelandet, inte en ny faktura utfärdad av leverantören. Om ni kommer överens om just en sådan kopia kan du skapa den med utskriftsfunktionen i mejlprogrammet. Den länkade Microsoft-hjälpen beskriver utskrift till PDF i Windows.
Öppna den sparade PDF-filen och kontrollera alla sidor. Granska hela texten, uppgifterna i tabeller samt avsändare, mottagare, datum och ämne. Utskriftslayouten kan skilja sig från vad du ser i mejlet. Att filen har skapats betyder inte i sig att allt som behövs har kommit med.
Ange i filnamnet och följemeddelandet att det är en kopia av mejlet som skapats genom utskrift. Spara även originalmeddelandet. Lägg inte till leverantörsuppgifter som saknas i kopian; skriv din förklaring separat i följemeddelandet. Kom överens med redovisningskonsulten om kopian går att använda.
Källa för detta avsnitt: Microsoft: spara ett Outlook-meddelande som fil eller PDF
Begär en separat PDF med hänvisning till det ursprungliga köpet
Om du behöver en separat PDF, tala om för leverantören vilket köp det gäller och att uppgifterna bara kom i mejltexten. Ange det verkliga beställningsnumret eller någon annan referens du redan har. Hitta inte på ett nytt fakturanummer. Om du inte vet om leverantören avsåg att meddelandet skulle vara en faktura, be också om ett förtydligande.
Efter att du har kommit överens med redovisningskonsulten kan du använda detta exempel:
Använd uppgifterna från originalmeddelandet. Lägg inte till lösenord eller fullständiga kortuppgifter.
I väntan på svar, anteckna ”PDF begärd från leverantören” vid underlaget och namnet på den som hanterar förfrågan. När PDF-filen kommer, öppna den och jämför köpet och köparen med originalmejlet. Lämna sedan vidare den på det överenskomna sättet. Om redovisningskonsulten redan fått originalmeddelandet, förklara att PDF-filen gäller samma köp.
Be till sist om en bekräftelse på att redovisningskonsulten har fått och öppnat det överenskomna underlaget. Då vet du att det inte bara har blivit liggande i din brevlåda eller nedladdningsmapp.