Deosebește datele facturii de o notificare de plată
Deschide mesajul și citește-l integral. Conține un text prezentat drept factură, cu descrierea achiziției, furnizorul, cumpărătorul și suma? Sau doar confirmă plata și te trimite într-un cont de client? Subiectul „Factură” nu spune, de unul singur, ce vei găsi în mesaj.
Dacă e-mailul trimite la un document dintr-un portal, caută-l acolo. Când datele sunt chiar în mesaj, păstrează e-mailul complet și stabilește cum îl vei transmite. Nici subiectul, nici suma nu arată dacă documentul este suficient pentru contabil; explică-i ce ai la dispoziție.
Exemplu ipotetic: un furnizor trimite un e-mail cu o referință de factură, descrierea serviciului și suma, fără atașament sau link de descărcare. Un coleg verifică doar atașamentele și notează că factura lipsește. Mențiunea „datele sunt în corpul e-mailului; stabilim formatul cu contabilul” descrie mai precis ce aveți deja și ce mai trebuie rezolvat.
Păstrează mesajul cu expeditorul și data
Lasă e-mailul original în căsuța de poștă. În lista documentelor, notează căsuța, furnizorul, subiectul și data primirii, pentru ca tu sau un coleg să îl puteți găsi din nou. Dacă pregătiți documentele împreună, stabiliți cine salvează mesajul și cine se ocupă de o eventuală solicitare către furnizor. O notă precum „factură în mail” nu ajută prea mult la căutare.
Pentru a-l păstra în afara căsuței de poștă, folosește funcția aplicației de e-mail pentru descărcarea sau salvarea mesajului. În fișierul salvat, verifică textul complet și datele din antet: expeditorul, destinatarul, data și subiectul. Deschide-l în instrumentul pe care îl folosești de obicei pentru documentele firmei. Nu te baza pe el ca singura copie până nu verifici că include mesajul corect și toate informațiile necesare.
O captură de ecran sau o sumă copiată într-un tabel te poate ajuta să te orientezi, dar nu înlocuiește e-mailul complet. Un decupaj poate omite cumpărătorul, o explicație despre achiziție sau textul din afara ecranului. Înainte de transmitere, citește și răspunsurile citate, pentru a nu trimite împreună cu documentul corespondență mai veche, fără legătură cu acesta.
În Outlook, versiunea contează
Metoda de salvare depinde de aplicația de e-mail și de versiunea ei. Microsoft distinge între noul Outlook pentru Windows, Outlook clasic și Outlook pe web. În noul Outlook, cu mesajul deschis, alege More actions → Save as; pe web, More actions → Download. În Outlook clasic, mesajul se salvează prin File → Save As. Denumirile și aspectul meniurilor pot varia; selectează în ajutor versiunea pe care o folosești.
Verifică formatul în care s-a salvat mesajul. Un EML sau alt fișier nu devine PDF doar prin schimbarea extensiei. Dacă folosești altă aplicație de e-mail, caută în ajutorul ei cum se salvează mesajul original. În lecturile conexe găsești un ghid dedicat Gmail. Înainte de a trimite fișierul, confirmă în orice caz cu contabilul că îl poate deschide.
Sursa pentru această secțiune: Microsoft: salvarea unui mesaj Outlook ca fișier sau PDF
Întreabă contabilul ce poate folosi
Descrie contabilului conținutul mesajului și întreabă în ce formă are nevoie de el. Poate dori e-mailul original ca fișier, o copie lizibilă a conținutului sau un PDF separat de la furnizor. Pentru un fișier de e-mail, verifică și formatul pe care îl poate deschide, astfel încât documentul să nu fie returnat cu o cerere de refacere.
Adaptează acest mesaj de exemplu la achiziția reală.
Completează furnizorul, achiziția și data. Păstrează afirmația despre mesajul salvat numai dacă l-ai păstrat într-adevăr.
Identifică PDF-ul imprimat drept copie a e-mailului
Dacă contabilul are nevoie de un PDF de la furnizor, imprimarea e-mailului nu îndeplinește cererea: creează o copie a mesajului, nu o factură nouă emisă de furnizor. Dacă stabiliți că tocmai o asemenea copie este necesară, o poți crea prin funcția de imprimare a aplicației de e-mail. Ajutorul Microsoft indicat descrie imprimarea în PDF în Windows.
Deschide PDF-ul salvat și verifică toate paginile. Controlează textul complet, datele din tabele, expeditorul, destinatarul, data și subiectul. Aranjarea la imprimare poate diferi de ceea ce vezi în e-mail; simpla creare a fișierului nu înseamnă că s-a păstrat tot ce este necesar.
Precizează în numele fișierului și în mesajul de însoțire că este o copie a e-mailului creată prin imprimare. Păstrează și mesajul original. Nu completa în copie datele lipsă ale furnizorului; scrie explicația ta separat, în mesajul de însoțire. Stabilește cu contabilul dacă poate lucra cu acea copie.
Sursa pentru această secțiune: Microsoft: salvarea unui mesaj Outlook ca fișier sau PDF
Cere un PDF separat cu referire la achiziția originală
Dacă ai nevoie de un PDF separat, spune furnizorului la ce achiziție se referă și că datele au sosit doar în corpul e-mailului. Indică numărul real al comenzii sau o altă referință pe care o ai deja. Nu inventa un număr nou de factură. Dacă nu știi dacă furnizorul a intenționat ca mesajul să fie o factură, cere-i și o clarificare.
După ce ai stabilit formatul cu contabilul, poți folosi acest text de exemplu:
Folosește datele din mesajul original. Nu adăuga parole sau datele complete ale cardului de plată.
Până sosește răspunsul, adaugă lângă document mențiunea „PDF solicitat furnizorului” și numele persoanei care se ocupă de cerere. Când primești PDF-ul, deschide-l și compară achiziția și cumpărătorul cu e-mailul original. Apoi transmite-l prin metoda convenită. Dacă contabilul a primit deja mesajul original, precizează că PDF-ul se referă la aceeași achiziție.
La final, cere confirmarea că persoana care ține contabilitatea a primit și a deschis documentul convenit. Astfel vei ști că nu a rămas doar în căsuța ta de e-mail sau în dosarul de descărcări.