Distingui i dati della fattura da un avviso di pagamento
Apri il messaggio e leggilo per intero. Contiene un testo indicato come fattura, con la descrizione dell’acquisto, il fornitore, il cliente e l’importo? Oppure conferma soltanto il pagamento e rimanda a un account cliente? Il solo oggetto «Fattura» non dice cosa troverai all’interno.
Se l’email rimanda a un documento in un portale, cercalo lì. Se i dati sono nel messaggio, conserva l’intera email e concorda come consegnarla. Né l’oggetto né l’importo permettono di sapere se il documento sarà sufficiente per il commercialista: spiegagli cosa hai a disposizione.
Esempio ipotetico: un fornitore invia un’email con un riferimento alla fattura, la descrizione del servizio e l’importo, senza allegato né link per scaricare un file. Un collega controlla solo gli allegati e segna la fattura come mancante. La nota «dati nel corpo dell’email; formato da concordare con il commercialista» descrive meglio ciò che avete e quello che resta da fare.
Conserva il messaggio con mittente e data
Lascia l’email originale nella casella di posta. Nell’elenco dei documenti annota la casella, il fornitore, l’oggetto e la data di ricezione, così tu o un collega potrete ritrovarla. Se preparate i documenti insieme, concordate chi salverà il messaggio e chi gestirà un’eventuale richiesta al fornitore. Una nota come «fattura nella mail» aiuta poco nella ricerca.
Per salvarla fuori dalla casella di posta, usa la funzione della tua applicazione per scaricare o salvare il messaggio. Nel file salvato controlla il testo completo e i dati dell’intestazione: mittente, destinatario, data e oggetto. Aprilo con lo strumento che usi normalmente per i documenti aziendali. Non considerarlo l’unica copia finché non hai verificato che contenga il messaggio corretto e tutto ciò che serve.
Uno screenshot o un importo copiato in un foglio di calcolo può aiutare a orientarsi, ma non sostituisce l’email completa. Un ritaglio può escludere il cliente, una nota sull’acquisto o il testo fuori dalla schermata. Prima della consegna, leggi anche le risposte citate, per non trasmettere insieme al documento vecchie conversazioni non pertinenti.
In Outlook conta la versione
Il metodo di salvataggio dipende dall’applicazione di posta e dalla sua versione. Microsoft distingue il nuovo Outlook per Windows, Outlook classico e Outlook sul web. Nel nuovo Outlook, apri il messaggio e scegli More actions → Save as; sul web, More actions → Download. In Outlook classico si salva tramite File → Save As. I nomi e la disposizione dei menu possono variare: seleziona nella guida la versione che usi.
Controlla il formato in cui è stato salvato il messaggio. Cambiare l’estensione non trasforma un EML o un altro file in PDF. Se usi un’altra applicazione di posta, cerca nella sua guida come salvare il messaggio originale. Tra le letture correlate trovi una guida specifica per Gmail. Prima dell’invio, verifica sempre con il commercialista che possa aprire il file.
Fonte per questa sezione: Microsoft: salvare un messaggio di Outlook come file o PDF
Chiedi al commercialista quale formato può usare
Descrivi al commercialista il contenuto del messaggio e chiedi in quale forma gli serve. Potrebbe volere l’email originale come file, una copia leggibile del contenuto oppure un PDF separato del fornitore. Per un file di posta, verifica anche quale formato può aprire, così da evitare che il documento torni indietro con una richiesta di modifica.
Adatta questo messaggio di esempio all’acquisto effettivo.
Inserisci il fornitore, l’acquisto e la data. Mantieni la frase sul messaggio conservato solo se lo hai davvero salvato.
Indica che il PDF stampato è una copia dell’email
Se il commercialista richiede un PDF del fornitore, stampare l’email non soddisfa la richiesta: crea una copia del messaggio, non una nuova fattura emessa dal fornitore. Se invece concordate proprio quel tipo di copia, puoi crearla con la funzione di stampa dell’applicazione di posta. La guida Microsoft collegata descrive la stampa in PDF su Windows.
Apri il PDF salvato e controlla tutte le pagine. Verifica il testo completo, i dati nelle tabelle, il mittente, il destinatario, la data e l’oggetto. L’impaginazione di stampa può differire da quella dell’email: aver creato un file non significa che tutto ciò che serve sia rimasto al suo interno.
Specifica nel nome del file e nel messaggio di accompagnamento che si tratta di una copia dell’email creata tramite stampa. Conserva anche il messaggio originale. Non aggiungere alla copia i dati mancanti del fornitore: scrivi le tue spiegazioni separatamente nel messaggio di accompagnamento. Concorda con il commercialista se può lavorare con quella copia.
Fonte per questa sezione: Microsoft: salvare un messaggio di Outlook come file o PDF
Richiedi un PDF separato facendo riferimento all’acquisto originale
Se serve un PDF separato, indica al fornitore a quale acquisto si riferisce e spiega che i dati sono arrivati solo nel corpo dell’email. Usa il numero d’ordine reale o un altro riferimento già disponibile. Non inventare un nuovo numero di fattura. Se non sai se il fornitore intendesse il messaggio come fattura, chiedi anche un chiarimento.
Dopo aver concordato il formato con il commercialista, puoi usare questo testo di esempio:
Usa i dati del messaggio originale. Non inserire password né i dati completi della carta di pagamento.
In attesa della risposta, annota «PDF richiesto al fornitore» accanto al documento e il nome di chi gestisce la richiesta. Quando arriva il PDF, aprilo e confronta l’acquisto e il cliente con l’email originale. Poi trasmettilo tramite il canale concordato. Se il commercialista ha già ricevuto il messaggio originale, avvisalo che il PDF riguarda lo stesso acquisto.
Infine, chiedi conferma che il commercialista abbia ricevuto e aperto il documento concordato. Saprai così che non è rimasto soltanto nella tua casella di posta o nella cartella dei download.