Skill fakturaopplysninger fra en betalingsmelding
Åpne meldingen og les hele teksten. Inneholder den tekst merket som faktura, med beskrivelse av kjøpet, leverandøren, kjøperen og beløpet? Eller bekrefter den bare betaling og viser til en kundekonto? Emnefeltet «Faktura» alene forteller ikke hva du finner inni.
Hvis e-posten lenker til et dokument i en portal, se etter det der. Hvis opplysningene står i selve meldingen, må du bevare hele e-posten og avtale hvordan den skal overleveres. Verken emnefeltet eller beløpet viser om bilaget er tilstrekkelig for regnskapsføreren. Beskriv hva du har tilgjengelig.
Et tenkt eksempel: En leverandør sender en e-post med en fakturareferanse, beskrivelse av tjenesten og beløp, uten vedlegg eller nedlastingslenke. En kollega ser bare etter vedlegg og registrerer fakturaen som manglende. Notatet «opplysningene står i e-postteksten; format avklares med regnskapsføreren» beskriver mer presist hva dere har, og hva som gjenstår.
Bevar meldingen med avsender og dato
La den opprinnelige e-posten bli liggende i postkassen. Noter postkasse, leverandør, emne og mottaksdato i bilagslisten, slik at du eller en kollega kan finne den igjen. Hvis dere forbereder bilagene sammen, avtal hvem som lagrer meldingen, og hvem som håndterer en eventuell forespørsel til leverandøren. «Faktura i e-post» hjelper lite når dere skal lete.
Bruk e-postprogrammets funksjon for å laste ned eller lagre meldinger hvis du vil lagre den utenfor postkassen. Kontroller hele teksten og opplysningene i meldingshodet i den lagrede filen: avsender, mottaker, dato og emne. Åpne den i verktøyet du vanligvis bruker til bedriftsdokumenter. Ikke stol på den som eneste kopi før du har kontrollert at den inneholder riktig melding og alt som trengs.
Et skjermbilde eller et beløp kopiert til et regneark kan gi oversikt, men erstatter ikke hele e-posten. Et utsnitt kan utelate kjøperen, en merknad om kjøpet eller tekst utenfor skjermen. Les også siterte svar før overlevering, slik at eldre, uvedkommende korrespondanse ikke følger med bilaget.
I Outlook har versjonen betydning
Hvordan du lagrer meldingen, avhenger av e-postprogrammet og versjonen. Microsoft skiller mellom nye Outlook for Windows, klassiske Outlook og Outlook på nettet. I nye Outlook åpner du meldingen og velger More actions → Save as; på nettet velger du More actions → Download. I klassiske Outlook lagrer du via File → Save As. Menynavn og utforming kan variere; velg versjonen du bruker i hjelpen.
Kontroller hvilket format meldingen ble lagret i. En EML eller en annen fil blir ikke til PDF ved at du endrer filendelsen. Hvis du bruker et annet e-postprogram, se i hjelpen hvordan du lagrer den opprinnelige meldingen. Under «Les også» finner du en egen veiledning for Gmail. Avklar alltid med regnskapsføreren at filen kan åpnes før du sender den.
Kilde for denne delen: Microsoft: lagre en Outlook-melding som fil eller PDF
Spør regnskapsføreren hva som kan brukes
Beskriv hva meldingen inneholder, og spør i hvilken form regnskapsføreren trenger den. Det kan være den opprinnelige e-posten som fil, en lesbar kopi av innholdet eller en egen PDF fra leverandøren. Hvis du skal sende en e-postfil, avklar også hvilket format som kan åpnes, slik at bilaget ikke kommer tilbake med ønske om en annen utforming.
Tilpass denne eksempelmeldingen til det faktiske kjøpet.
Fyll inn leverandør, kjøp og dato. Behold opplysningen om at meldingen er bevart bare hvis dere faktisk har tatt vare på den.
Merk en utskrevet PDF som en kopi av e-posten
Hvis regnskapsføreren trenger en PDF fra leverandøren, oppfyller ikke en utskrift av e-posten det ønsket. Du lager en kopi av meldingen, ikke en ny faktura utstedt av leverandøren. Hvis dere avtaler nettopp en slik kopi, kan du lage den med utskriftsfunksjonen i e-postprogrammet. Den lenkede Microsoft-hjelpen beskriver utskrift til PDF i Windows.
Åpne den lagrede PDF-en og kontroller alle sidene. Se gjennom hele teksten, opplysninger i tabeller og avsender, mottaker, dato og emne. Utskriftsoppsettet kan avvike fra det du ser i e-posten. At filen er opprettet, betyr ikke i seg selv at alt som trengs, har blitt med.
Oppgi i filnavnet og følgemeldingen at dette er en kopi av e-posten laget ved utskrift. Bevar også den opprinnelige meldingen. Ikke legg til manglende leverandøropplysninger i kopien; skriv din forklaring separat i følgemeldingen. Avtal med regnskapsføreren om kopien kan brukes.
Kilde for denne delen: Microsoft: lagre en Outlook-melding som fil eller PDF
Be om en egen PDF med henvisning til det opprinnelige kjøpet
Hvis du trenger en egen PDF, fortell leverandøren hvilket kjøp den gjelder, og at opplysningene bare kom i e-postteksten. Oppgi det faktiske bestillingsnummeret eller en annen referanse du allerede har. Ikke finn på et nytt fakturanummer. Hvis du ikke vet om leverandøren mente at meldingen skulle være en faktura, be også om en avklaring.
Etter avtale med regnskapsføreren kan du bruke denne eksempelteksten:
Bruk opplysningene fra den opprinnelige meldingen. Ikke legg til passord eller fullstendige betalingskortopplysninger.
Mens du venter på svar, noter «PDF etterspurt hos leverandøren» ved bilaget og navnet på personen som håndterer forespørselen. Når PDF-en kommer, åpne den og sammenlign kjøpet og kjøperen med den opprinnelige e-posten. Send den deretter gjennom den avtalte kanalen. Hvis regnskapsføreren allerede har mottatt den opprinnelige meldingen, opplys om at PDF-en gjelder samme kjøp.
Be til slutt om bekreftelse på at regnskapsføreren har mottatt og åpnet det avtalte bilaget. Da vet du at det ikke bare har blitt liggende i din postkasse eller nedlastingsmappe.