Bestem om du overleverer en kopi eller en lenke
Du legger en faktura til en melding i Outlook, men regnskapsføreren får en OneDrive-lenke i stedet for en fil. Den fungerer på din datamaskin, mens mottakeren kan få en forespørsel om tilgang. Bestem først om du vil sende en bestemt PDF-kopi eller gi tilgang til et dokument lagret i skyen.
Microsoft støtter begge metodene. Med en kopi får mottakeren filen; med en lenke åpner mottakeren et delt dokument, og tillatelsene er avgjørende. Senere endringer i kopien synkroniseres ikke med originalen på OneDrive.
Velg ut fra hva mottakeren trenger
Hvis du skal overlevere den opprinnelige PDF-en for behandling, bekreft med regnskapsføreren at det forventes en fil. Hvis en felles mappe skal brukes løpende, gir avtalt tilgang til mappen mening. Dokumentnavnet i meldingen viser ikke i seg selv hvilken vei du har brukt.
Kontroller også muligheten for nedlasting ved en lenke hvis det er en del av avtalen. Innstillingene som lar regnskapsføreren se dokumentet i nettleseren, kan være andre enn dem som trengs for å lagre en egen kopi.
Bruk kopivalget i din versjon av Outlook
I nye Outlook velger du mellom lenke og kopi etter å ha valgt et dokument i skyen. For en lenke som allerede er satt inn, tilbyr menyen også å legge ved som kopi. Klassisk Outlook kaller dette alternativet Attach as copy. I Outlook på nettet kan du legge ved en lagret PDF ved å bla gjennom filene på datamaskinen.
Kontroller først versjonen din; Microsoft deler instruksjonene inn i faner. Åpne en ny melding eller et svar i Outlook på nettet, velg Attach → Browse this computer, velg PDF-filen som er lagret på datamaskinen, og deretter Open. Da legger du ved en kopi av filen. Disse navnene, inkludert Attach as copy, kommer fra det engelske grensesnittet og er annerledes på andre språk.
Fremgangsmåter for nye Outlook, klassisk Outlook og Outlook på nettet →
Åpne den valgte filen før sending og sammenlign dokumentnummer og periode. Kontroller også utkastet etter å ha byttet lenken til en kopi, slik at det ikke står igjen to ulike overleveringer av samme dokument uten forklaring.
Kopien og den delte originalen kan senere bli forskjellige
I et illustrerende eksempel sender Roman regnskapsføreren en PDF som kopi. Senere utsteder leverandøren et korrigert dokument som Roman lagrer på OneDrive. Regnskapsføreren har fortsatt den opprinnelig sendte kopien.
Roman sender derfor det nye dokumentet med en tydelig merknad om hvilken opprinnelig overlevering det hører til. Han antar ikke at en endring av filen i mappen også har endret det gamle e-postvedlegget.
Kontroller lenketilgangen sammen med mottakeren
Hvis du bruker en lenke som avtalt, kontrollerer dokumenteieren mottakeren og tillatelsene til den konkrete filen. Ikke send en offentlig lenke bare som en rask løsning på manglende tilgang. Hvis virksomhetens regler ikke tillater delingen, avtal en godkjent overleveringsmåte med administratoren.
Skriv for eksempel: «Jeg sender en PDF-kopi av faktura nummer X for den oppgitte perioden» eller «Jeg sender den avtalte lenken til dokument X; bekreft at du kan åpne det og laste det ned.» Mottakeren vet da hva som skal komme, og du kan kontrollere overleveringen mot et konkret resultat.