Zdecyduj, czy przekazujesz kopię, czy link
Dodajesz fakturę do wiadomości w Outlooku, ale księgowa zamiast pliku otrzymuje link do OneDrive. Na twoim komputerze działa, a u niej może pojawić się prośba o dostęp. Najpierw zdecyduj, czy chcesz przekazać konkretną kopię PDF-u, czy udostępnić dokument zapisany w chmurze.
Microsoft obsługuje oba sposoby. Przy kopii odbiorca otrzymuje plik; przy linku uzyskuje dostęp do udostępnionego dokumentu, więc znaczenie mają jego uprawnienia. Późniejsze zmiany kopii nie synchronizują się z oryginałem w OneDrive.
Wybierz sposób według potrzeb odbiorcy
Jeśli masz przekazać oryginalny PDF do przetworzenia, ustal z księgową, czy oczekuje pliku. Jeśli potrzebuje stale korzystać ze wspólnego folderu, uzgodniony dostęp do niego ma sens. Sama nazwa dokumentu w wiadomości nie mówi jeszcze, którą z tych dróg zastosowano.
Przy linku sprawdź też możliwość pobrania, jeśli jest częścią ustaleń. Do wyświetlenia dokumentu w przeglądarce księgowa może potrzebować innych ustawień niż do zapisania własnej kopii.
Do kopii użyj opcji właściwej dla swojej wersji Outlooka
W nowym Outlooku po wybraniu dokumentu z chmury decydujesz między linkiem a kopią. Dla już wstawionego linku menu oferuje również dołączenie jako kopii. Klasyczny Outlook nazywa tę opcję Attach as copy. W Outlooku w przeglądarce możesz dołączyć zapisany PDF przez przeglądanie plików na komputerze.
Najpierw sprawdź swoją wersję; Microsoft rozdziela instrukcje na karty. W Outlooku w przeglądarce otwórz nową wiadomość lub odpowiedź, wybierz Attach → Browse this computer, wskaż PDF zapisany na komputerze i wybierz Open. W ten sposób dołączasz kopię pliku. Te nazwy, w tym Attach as copy, pochodzą z angielskiego interfejsu i różnią się w innych językach.
Instrukcje dla nowego i klasycznego Outlooka oraz Outlooka w przeglądarce →
Przed wysłaniem otwórz wybrany plik i porównaj numer dokumentu oraz okres. Sprawdź również szkic wiadomości po zmianie linku na kopię, aby nie pozostały w nim dwa różne sposoby przekazania tego samego dokumentu bez wyjaśnienia.
Kopia i udostępniony oryginał mogą się później różnić
W przykładowej sytuacji Roman wysyła księgowej PDF jako kopię. Później dostawca wystawia poprawiony dokument, a Roman zapisuje go w OneDrive. Księgowa nadal ma jednak pierwotnie wysłaną kopię.
Roman wysyła więc nowy dokument z jasną uwagą, wskazującą, którego wcześniejszego przekazania dotyczy. Nie zakłada, że zmiana pliku w folderze zmieniła też stary załącznik e-maila.
Przy linku sprawdzaj dostęp z odbiorcą
Jeśli zgodnie z ustaleniami używasz linku, właściciel dokumentu sprawdza odbiorcę i uprawnienia do konkretnego pliku. Nie wysyłaj linku publicznego tylko jako szybkiego rozwiązania braku dostępu. Jeśli zasady firmy nie pozwalają na takie udostępnienie, uzgodnij zatwierdzony sposób przekazania z administratorem.
Napisz na przykład: „Przesyłam kopię PDF faktury numer X za wskazany okres” lub „Przesyłam uzgodniony link do dokumentu X; proszę o potwierdzenie możliwości otwarcia i pobrania”. Odbiorca wie wtedy, co ma otrzymać, a ty możesz sprawdzić przekazanie na podstawie konkretnego wyniku.