Décidez si vous transmettez une copie ou un lien
Vous ajoutez une facture à un message Outlook, mais votre comptable reçoit un lien OneDrive au lieu du fichier. Il fonctionne sur votre ordinateur, alors que sur le sien, une demande d’accès peut apparaître. Décidez d’abord si vous voulez transmettre une copie précise du PDF ou donner accès à un document stocké dans le cloud.
Microsoft prend en charge les deux méthodes. Avec une copie, le destinataire reçoit un fichier ; avec un lien, il accède à un document partagé et ses autorisations comptent. Les modifications ultérieures de la copie ne se synchronisent pas avec l’original sur OneDrive.
Choisissez selon les besoins du destinataire
Si vous devez transmettre le PDF original pour traitement, confirmez avec votre comptable qu’il attend un fichier. S’il doit utiliser régulièrement un dossier commun, un accès convenu à ce dossier est pertinent. Le nom du document dans le message ne dit pas, à lui seul, quelle méthode vous avez utilisée.
Avec un lien, vérifiez aussi la possibilité de télécharger si elle fait partie de l’accord. Les paramètres permettant à votre comptable de consulter le document dans un navigateur peuvent différer de ceux nécessaires pour enregistrer sa propre copie.
Pour une copie, utilisez l’option de votre version d’Outlook
Dans le nouvel Outlook, après avoir sélectionné un document dans le cloud, vous choisissez entre lien et copie. Pour un lien déjà inséré, le menu propose aussi de joindre le document en tant que copie. Outlook classique appelle cette option Attach as copy. Dans Outlook sur le web, vous pouvez joindre un PDF enregistré en parcourant les fichiers de votre ordinateur.
Vérifiez d’abord votre version ; Microsoft sépare les procédures dans des onglets. Dans Outlook sur le web, ouvrez un nouveau message ou une réponse, sélectionnez Attach → Browse this computer, choisissez le PDF enregistré sur votre ordinateur, puis Open. Vous joignez ainsi une copie du fichier. Ces libellés, y compris Attach as copy, proviennent de l’interface anglaise et diffèrent dans les autres langues.
Procédures pour le nouvel Outlook, Outlook classique et Outlook sur le web →
Avant l’envoi, ouvrez le fichier choisi et comparez le numéro du document et la période. Vérifiez aussi le brouillon après avoir remplacé le lien par une copie, pour qu’il ne contienne pas deux modes de transmission du même document sans explication.
La copie et l’original partagé peuvent ensuite diverger
Dans un exemple illustratif, Roman envoie un PDF à sa comptable sous forme de copie. Plus tard, le fournisseur émet un document corrigé et Roman l’enregistre sur OneDrive. La comptable possède toutefois toujours la copie initialement envoyée.
Roman transmet donc le nouveau document avec une note claire indiquant l’envoi initial auquel il se rattache. Il ne suppose pas que la modification du fichier dans le dossier a aussi changé l’ancienne pièce jointe de l’e-mail.
Avec un lien, vérifiez l’accès avec le destinataire
Si vous utilisez un lien comme convenu, le propriétaire du document vérifie le destinataire et les autorisations du fichier précis. N’envoyez pas un lien public uniquement pour résoudre rapidement un manque d’accès. Si les règles de l’entreprise ne permettent pas ce partage, convenez d’un mode de transmission approuvé avec l’administrateur.
Écrivez par exemple : « Je vous envoie une copie PDF de la facture numéro X pour la période indiquée » ou « Je vous envoie le lien convenu vers le document X ; merci de confirmer que vous pouvez l’ouvrir et le télécharger. » Le destinataire sait alors ce qu’il doit recevoir, et vous pouvez vérifier la transmission à partir d’un résultat concret.