Päätä, luovutatko kopion vai linkin
Lisäät laskun Outlook-viestiin, mutta kirjanpitäjä saa tiedoston sijaan OneDrive-linkin. Se toimii omalla tietokoneellasi, mutta vastaanottajalla voi avautua käyttöoikeuspyyntö. Päätä ensin, haluatko lähettää tietyn PDF-kopion vai antaa käyttöoikeuden pilveen tallennettuun asiakirjaan.
Microsoft tukee molempia tapoja. Kopiona vastaanottaja saa tiedoston; linkin kautta hän avaa jaetun asiakirjan, jolloin käyttöoikeuksilla on merkitystä. Kopion myöhemmät muutokset eivät synkronoidu OneDrivessa olevaan alkuperäiseen.
Valitse tapa vastaanottajan tarpeen mukaan
Jos sinun pitää luovuttaa alkuperäinen PDF käsittelyyn, varmista kirjanpitäjältä, odottaako hän tiedostoa. Jos hänen pitää käyttää yhteistä kansiota jatkuvasti, sovittu käyttöoikeus siihen on mielekäs ratkaisu. Asiakirjan nimi viestissä ei yksin kerro, kumpaa tapaa käytit.
Tarkista linkin kohdalla myös latausmahdollisuus, jos siitä on sovittu. Asetukset, joilla kirjanpitäjä voi katsella asiakirjaa selaimessa, voivat erota oman kopion tallentamiseen tarvittavista asetuksista.
Käytä oman Outlook-versiosi kopiointivaihtoehtoa
Uudessa Outlookissa valitset pilviasiakirjan jälkeen linkin tai kopion. Jo lisätyn linkin valikossa on myös mahdollisuus liittää tiedosto kopiona. Perinteisessä Outlookissa vaihtoehdon nimi on Attach as copy. Outlookin verkkoversiossa voit liittää tallennetun PDF:n selaamalla tietokoneen tiedostoja.
Tarkista ensin versiosi; Microsoft jakaa ohjeet välilehtiin. Avaa Outlookin verkkoversiossa uusi viesti tai vastaus, valitse Attach → Browse this computer, valitse tietokoneelle tallennettu PDF ja sitten Open. Näin liität tiedoston kopion. Nämä nimet, myös Attach as copy, ovat englanninkielisestä käyttöliittymästä ja vaihtelevat muissa kielissä.
Uuden ja perinteisen Outlookin sekä Outlookin verkkoversion ohjeet →
Avaa valittu tiedosto ennen lähettämistä ja vertaa tositenumeroa sekä ajanjaksoa. Tarkista myös viestiluonnos, kun olet vaihtanut linkin kopioksi, jotta siinä ei ole kahta eri tapaa luovuttaa sama asiakirja ilman selitystä.
Kopio ja jaettu alkuperäinen voivat myöhemmin erota toisistaan
Havainnollistavassa esimerkissä Roman lähettää kirjanpitäjälle PDF:n kopiona. Myöhemmin toimittaja laatii korjatun asiakirjan, jonka Roman tallentaa OneDriveen. Kirjanpitäjällä on kuitenkin edelleen alun perin lähetetty kopio.
Roman lähettää siksi uuden asiakirjan ja selkeän huomautuksen siitä, mihin alkuperäiseen luovutukseen se kuuluu. Hän ei oleta, että kansiossa olevan tiedoston muuttaminen olisi muuttanut myös vanhaa sähköpostiliitettä.
Tarkista linkin käyttöoikeus vastaanottajan kanssa
Jos käytät linkkiä sovitusti, asiakirjan omistaja tarkistaa vastaanottajan ja kyseisen tiedoston käyttöoikeudet. Älä lähetä julkista linkkiä vain nopeana ratkaisuna puuttuvaan käyttöoikeuteen. Jos yrityksen säännöt eivät salli kyseistä jakamista, sovi hyväksytystä luovutustavasta ylläpitäjän kanssa.
Kirjoita viestiin esimerkiksi: ”Lähetän PDF-kopion laskusta numero X ilmoitetulta ajanjaksolta” tai ”Lähetän sovitun linkin asiakirjaan X; vahvista, että voit avata ja ladata sen.” Vastaanottaja tietää silloin, mitä hänen pitäisi saada, ja voit tarkistaa luovutuksen konkreettisen tuloksen perusteella.