Beslis of je een kopie of een link overdraagt
Je voegt in Outlook een factuur aan een bericht toe, maar je boekhouder krijgt een OneDrive-link in plaats van een bestand. Op jouw computer werkt die, terwijl bij je boekhouder een verzoek om toegang kan verschijnen. Bepaal eerst of je een specifieke PDF-kopie wilt versturen of toegang wilt geven tot een document in de cloud.
Microsoft ondersteunt beide methoden. Bij een kopie krijgt de ontvanger een bestand; bij een link opent die een gedeeld document en zijn de toegangsrechten van belang. Latere wijzigingen in de kopie worden niet gesynchroniseerd met het origineel op OneDrive.
Kies op basis van wat de ontvanger nodig heeft
Moet je de originele PDF voor verwerking overdragen, vraag dan je boekhouder of die een bestand verwacht. Als je boekhouder een gedeelde map doorlopend moet gebruiken, is afgesproken toegang tot die map logisch. De documentnaam in het bericht vertelt op zichzelf niet welke route je hebt gebruikt.
Controleer bij een link ook of downloaden mogelijk is als dat bij de afspraak hoort. De instellingen waarmee je boekhouder het document in de browser kan bekijken, kunnen verschillen van de instellingen die nodig zijn om een eigen kopie op te slaan.
Gebruik voor een kopie de optie van jouw Outlook-versie
In nieuwe Outlook kies je na het selecteren van een clouddocument tussen een link en een kopie. Bij een al ingevoegde link biedt het menu ook de optie om die als kopie bij te voegen. Klassieke Outlook noemt die optie Attach as copy. In Outlook op het web kun je een opgeslagen PDF bijvoegen door bestanden op je computer te zoeken.
Controleer eerst je versie; Microsoft verdeelt de instructies over tabbladen. Open in Outlook op het web een nieuw bericht of antwoord, kies Attach → Browse this computer, selecteer de lokaal opgeslagen PDF en kies Open. Zo voeg je een kopie van het bestand bij. Deze namen, waaronder Attach as copy, komen uit de Engelse interface en verschillen in andere talen.
Instructies voor nieuwe, klassieke en webversies van Outlook →
Open vóór verzending het geselecteerde bestand en vergelijk het documentnummer en de periode. Controleer ook het concept nadat je de link door een kopie hebt vervangen, zodat er niet zonder uitleg twee verschillende overdrachten van hetzelfde document in staan.
De kopie en het gedeelde origineel kunnen later uiteenlopen
In een illustratief voorbeeld stuurt Roman zijn boekhouder een PDF als kopie. Later maakt de leverancier een gecorrigeerd document en slaat Roman dat op OneDrive op. De boekhouder heeft echter nog steeds de oorspronkelijk verzonden kopie.
Roman stuurt daarom het nieuwe document met een duidelijke notitie die aangeeft bij welke eerdere overdracht het hoort. Hij neemt niet aan dat het wijzigen van het bestand in de map ook de oude e-mailbijlage heeft veranderd.
Controleer bij een link de toegang samen met de ontvanger
Gebruik je volgens afspraak een link, dan controleert de documenteigenaar de ontvanger en toegangsrechten voor het specifieke bestand. Stuur niet alleen als snelle oplossing voor ontbrekende toegang een openbare link. Als bedrijfsregels dit delen niet toestaan, spreek dan met de beheerder een goedgekeurde overdracht af.
Schrijf bijvoorbeeld: ‘Ik stuur een PDF-kopie van factuur nummer X voor de vermelde periode’ of ‘Ik stuur de afgesproken link naar document X; bevestig alsjeblieft dat je het kunt openen en downloaden.’ De ontvanger weet dan wat die moet krijgen en je kunt de overdracht aan de hand van een concreet resultaat controleren.