Begin bij het juiste account en de prullenbak
Je hebt een factuurmail verwijderd en ontdekt bij het verzamelen van stukken dat je het bestand niet hebt. Begin bij het juiste Gmail-account en de prullenbak. Staat het bericht daar nog, dan kun je het terugzetten tussen gewone berichten en de bijlage ophalen.
Google vermeldt dat een verwijderd bericht maximaal 30 dagen in de prullenbak blijft, tenzij je het eerder definitief verwijdert. Daarna kan een gewone gebruiker het niet uit de prullenbak herstellen.
Controleer account en concreet bericht
Open Gmail op de computer en controleer het aangemelde adres. Kies links More → Trash, “Meer” en “Prullenbak” afhankelijk van de interfacetaal. Zoek op leverancier, datum of bekend documentnummer.
Open het bericht vóór herstel en controleer de inhoud. Dezelfde leverancier kan een bestelling, betalingsbevestiging en aparte factuur hebben gestuurd. Een willekeurige mail met diens naam is niet genoeg.
Heeft het bericht een bijlage, vergelijk naam en periode dan met de ontbrekende post. Verwijder tijdens deze controle niets uit andere berichten.
Zet het geselecteerde bericht terug
Vink het gewenste bericht aan en kies Move to. Selecteer daarna een bestemming, bijvoorbeeld de inbox. Google beschrijft dit als de route om een bericht uit de prullenbak te halen.
Zoek het verplaatste bericht op de bestemming. Download het benodigde origineel en open het. Een herstelde mail betekent nog niet dat je een bruikbaar bestand voor de boekhouding hebt; controleer nummer, afnemer en periode in het document zelf.
Als de prullenbak leeg is
Controleer eerst het juiste account en of het bericht alleen is gearchiveerd. Is het definitief verwijderd, verwacht dan geen herstel met dezelfde stappen. Bij een bedrijfsaccount in Google Workspace kan een bevoegde beheerder aanvullende, tijdgebonden opties onderzoeken. Neem snel contact op; die moet bereik en resultaat in de specifieke omgeving controleren.
Aparte Google-handleiding voor beheerders →
Vraag tegelijkertijd het originele document aan de leverancier. Vermeld bedrijf, periode en bekend bestel- of betalingsnummer. Vaak kun je zo het ontbrekende stuk afhandelen zonder op het resultaat van mailherstel te wachten.
Hypothetisch resultaat: bericht hersteld en PDF opgeslagen
In een hypothetische situatie verwijderde Petra een week geleden een factuur. Ze vindt het bericht in de prullenbak, controleert het nummer en verplaatst het naar de inbox. Daarna downloadt ze de PDF naar de bedrijfsmap en controleert de inhoud.
Ze noteert het concrete document als gevonden op de lijst voor de boekhouding en levert het volgens afspraak aan. Bij een volgende vraag hoeft ze niet opnieuw in de prullenbak te zoeken. Had ze het niet gevonden, dan bleef de post open als leveranciersverzoek, zonder vermelding van geslaagd herstel.