Začněte správnou schránkou a košem
Smazali jste e-mail s fakturou a při přípravě podkladů zjistili, že soubor nemáte. Začněte správným Gmail účtem a košem. Pokud je zpráva stále v něm, můžete ji vrátit mezi běžné zprávy a potom získat přílohu.
Google uvádí, že smazaná zpráva zůstává v koši nejvýše 30 dní, pokud ji mezitím nesmažete trvale. Po uplynutí této doby ji běžný uživatel z koše neobnoví.
Ověřte schránku a konkrétní zprávu
Na počítači otevřete Gmail a zkontrolujte přihlášenou adresu. V levé nabídce vyberte More → Trash, tedy Další a Koš podle jazyka rozhraní. Hledejte dodavatele, datum nebo číslo dokladu, které znáte.
Zprávu před obnovou otevřete a ověřte její obsah. Stejný dodavatel mohl poslat objednávku, potvrzení platby i samostatnou fakturu. Nestačí tedy najít jakýkoli e-mail s jeho názvem.
Pokud zpráva obsahuje přílohu, porovnejte její označení a období s chybějící položkou. Nic neodstraňujte z ostatních zpráv při této kontrole.
Vraťte vybranou zprávu do schránky
U požadované zprávy zaškrtněte výběr a zvolte Move to. Potom vyberte cílové umístění, například doručenou poštu. Tento postup Google popisuje pro vyjmutí zprávy z koše.
Po přesunu zprávu najděte v cílovém umístění. Stáhněte potřebný originál a otevřete ho. Obnovený e-mail ještě neznamená, že máte použitelný soubor pro účetní; ověřte číslo, odběratele a období přímo v dokumentu.
Když v koši nic není
Nejdříve se ujistěte, že používáte správný účet a že zpráva nebyla pouze archivovaná. Pokud je trvale smazaná, nepředpokládejte, že ji stejné kroky dokážou obnovit. U firemního účtu Google Workspace může oprávněný správce prověřit další možnosti obnovy, které jsou časově omezené. Ozvěte se mu proto co nejdřív; rozsah a výsledek musí ověřit v konkrétním prostředí.
Samostatný návod Googlu pro správce →
Současně si vyžádejte původní doklad u dodavatele. Uveďte firmu, hledané období a známé číslo objednávky nebo platby. Často tak nemusíte čekat na výsledek obnovy zprávy, aby se chybějící podklad mohl dořešit.
Modelový výsledek: obnovená zpráva a uložené PDF
V modelové situaci smazala Petra fakturu před týdnem. V koši najde zprávu, ověří její číslo a přesune ji do doručené pošty. Potom stáhne PDF do firemní složky a zkontroluje jeho obsah.
Do seznamu pro účetní zapíše, že konkrétní doklad byl dohledán, a předá soubor dohodnutým způsobem. Zprávu už nemusí při příští otázce znovu lovit v koši. Pokud by ji nenašla, ponechala by položku otevřenou jako žádost dodavateli, nikoli jako úspěšně obnovený dokument.