Rozlište údaje v e-mailu od oznámení o platbě
Otevřete zprávu a přečtěte ji celou. Obsahuje text označený jako faktura, s popisem nákupu, dodavatelem, odběratelem a částkou? Nebo jen potvrzuje platbu a odkazuje do zákaznického účtu? Samotný předmět „Faktura“ neříká, co uvnitř najdete.
Pokud e-mail odkazuje na dokument v portálu, dohledáte ho tam. Když jsou údaje přímo ve zprávě, potřebujete zachovat celý e-mail a domluvit jeho předání. Z názvu zprávy ani z uvedené částky nelze poznat, zda podklad účetní postačí; popište jí, co máte k dispozici.
Modelový příklad: dodavatel pošle e-mail s označením faktury, popisem služby a částkou, bez přílohy a bez odkazu ke stažení. Kolega prohlédne jen přílohy a zapíše fakturu jako chybějící. Poznámka „údaje jsou v těle e-mailu, formát pro účetní domlouváme“ přesněji vystihuje, co už máte a co ještě potřebujete vyřídit.
Uchovejte zprávu i s tím, kdo ji poslal a kdy
Původní e-mail ponechte ve schránce. Do seznamu podkladů si poznamenejte schránku, dodavatele, předmět a datum přijetí, abyste ho vy nebo kolega znovu našli. Pokud podklady připravujete společně, domluvte se, kdo zprávu uloží a kdo vyřídí případnou žádost dodavateli. Poznámka „faktura v mailu“ při hledání moc nepomůže.
Pro uložení mimo schránku použijte funkci poštovní aplikace pro stažení nebo uložení zprávy. V uloženém souboru zkontrolujte celý text i údaje z hlavičky: odesílatele, příjemce, datum a předmět. Otevřete ho v nástroji, který běžně používáte pro firemní podklady. Dokud neověříte, že obsahuje správnou zprávu a vše potřebné, nespoléhejte na něj jako na jedinou kopii.
Snímek obrazovky nebo částka zkopírovaná do tabulky může pomoci s orientací, ale nenahradí celý e-mail. Výřez může vynechat odběratele, poznámku k nákupu nebo text pod obrazovkou. Před předáním si také přečtěte citované odpovědi, aby s podkladem neodešla starší nesouvisející komunikace.
V Outlooku záleží na verzi
Způsob uložení záleží na poštovní aplikaci a její verzi. Microsoft rozlišuje nový Outlook pro Windows, klasický Outlook a Outlook na webu. V novém Outlooku u otevřené zprávy zvolíte More actions → Save as, na webu More actions → Download. V klasickém Outlooku se zpráva ukládá přes File → Save As. České názvy a podoba nabídky se mohou lišit; v nápovědě vyberte verzi, kterou používáte.
Zkontrolujte, v jakém formátu se zpráva uložila. EML ani jiný soubor se nestane PDF tím, že přejmenujete příponu. Používáte-li jinou poštovní aplikaci, vyhledejte v její nápovědě postup pro uložení původní zprávy. Pro Gmail najdete konkrétní návod v navazujícím čtení. Před odesláním se v každém případě domluvte s účetní, zda soubor otevře.
Zdroj k této části: Microsoft: uložení zprávy z Outlooku jako souboru nebo PDF
Zeptejte se účetní, co dokáže použít
Účetní popište, co zpráva obsahuje, a zeptejte se, v jaké podobě to potřebuje. Může chtít původní e-mail jako soubor, čitelnou kopii jeho obsahu, nebo samostatné PDF od dodavatele. U souboru e-mailu ověřte i formát, který dokáže otevřít, ať se podklad nevrátí s žádostí o jiné zpracování.
Následující modelovou zprávu upravte podle skutečného nákupu.
Doplňte dodavatele, nákup a datum. Tvrzení o uložené zprávě ponechte jen tehdy, pokud jste ji skutečně uchovali.
PDF z tisku označte jako kopii e-mailu
Pokud účetní potřebuje PDF od dodavatele, vytištění e-mailu její požadavek nevyřeší: vytvoříte kopii zprávy, nikoli novou fakturu vystavenou dodavatelem. Jestli se ale domluvíte právě na takové kopii, můžete ji vytvořit přes tisk v poštovní aplikaci. Microsoft popisuje tisk do PDF ve Windows v odkazované nápovědě.
Uložené PDF otevřete a projděte všechny stránky. Zkontrolujte celý text, údaje v tabulkách i odesílatele, příjemce, datum a předmět. Rozložení při tisku se může lišit od toho, co vidíte v e-mailu; samotné vytvoření souboru ještě neznamená, že v něm zůstalo vše potřebné.
V názvu souboru a průvodní zprávě uveďte, že jde o kopii e-mailu vytvořenou tiskem. Uchovejte i původní zprávu. Chybějící údaje dodavatele do kopie nedoplňujte; své vysvětlení napište zvlášť do průvodní zprávy. O tom, zda účetní může s kopií pracovat, se domluvte s ní.
Zdroj k této části: Microsoft: uložení zprávy z Outlooku jako souboru nebo PDF
Samostatné PDF si vyžádejte s odkazem na původní nákup
Potřebujete-li samostatné PDF, napište dodavateli, ke kterému nákupu patří a že údaje přišly jen v těle e-mailu. Uveďte skutečné číslo objednávky nebo jiné označení, které už máte. Nové číslo faktury nevytvářejte. Pokud nevíte, zda dodavatel zprávu zamýšlel jako fakturu, požádejte ho zároveň o vysvětlení.
Po domluvě s účetní můžete použít tento modelový text:
Doplňte údaje z původní zprávy. Nepřidávejte hesla ani celé údaje platební karty.
Dokud odpověď nedorazí, připište k podkladu „PDF vyžádáno od dodavatele“ a jméno člověka, který žádost vyřizuje. Až PDF přijde, otevřete ho a porovnejte nákup a odběratele s původním e-mailem. Pak ho předejte dohodnutou cestou. Pokud už účetní původní zprávu dostala, napište jí, že PDF patří ke stejnému nákupu.
Nakonec si nechte potvrdit, že účetní dohodnutý podklad dostala a otevřela. Budete tak vědět, že nezůstal jen uložený ve vaší schránce nebo ve složce se staženými soubory.