Distingue los datos de la factura de un aviso de pago
Abre el mensaje y léelo completo. ¿Contiene un texto identificado como factura, con la descripción de la compra, el proveedor, el cliente y el importe? ¿O solo confirma el pago y remite a una cuenta de cliente? El asunto «Factura» no basta para saber qué encontrarás dentro.
Si el correo enlaza a un documento en un portal, búscalo allí. Si los datos están en el propio mensaje, conserva el correo entero y acuerda cómo entregarlo. Ni el asunto ni el importe permiten saber si el documento será suficiente para contabilidad; explica qué tienes disponible.
Ejemplo ficticio: un proveedor envía un correo con una referencia de factura, la descripción del servicio y el importe, sin adjunto ni enlace de descarga. Un compañero revisa solo los adjuntos y anota que falta la factura. La nota «los datos están en el cuerpo del correo; estamos acordando el formato con contabilidad» describe mejor lo que ya tenéis y lo que queda por resolver.
Conserva el mensaje con su remitente y su fecha
Deja el correo original en el buzón. Anota en la lista de documentos el buzón, el proveedor, el asunto y la fecha de recepción para que tú o un compañero podáis encontrarlo de nuevo. Si preparáis los documentos entre varias personas, acordad quién guardará el mensaje y quién tramitará una posible solicitud al proveedor. Una nota como «factura en correo» ayuda poco a localizarlo.
Para guardarlo fuera del buzón, utiliza la función de tu aplicación de correo para descargar o guardar mensajes. Comprueba en el archivo el texto completo y los datos de la cabecera: remitente, destinatario, fecha y asunto. Ábrelo con la herramienta que utilizas habitualmente para los documentos de la empresa. No confíes en él como única copia hasta comprobar que contiene el mensaje correcto y toda la información necesaria.
Una captura de pantalla o un importe copiado en una hoja de cálculo puede servir de referencia, pero no sustituye al correo completo. Un recorte puede omitir el cliente, una aclaración sobre la compra o texto que queda fuera de la pantalla. Antes de entregarlo, lee también las respuestas citadas para no enviar conversaciones antiguas que no tengan relación con el documento.
En Outlook, la versión importa
La forma de guardar el mensaje depende de la aplicación de correo y de su versión. Microsoft distingue entre el nuevo Outlook para Windows, Outlook clásico y Outlook en la web. En el nuevo Outlook, con el mensaje abierto, selecciona More actions → Save as; en la web, More actions → Download. En Outlook clásico se guarda mediante File → Save As. Los nombres y la disposición de los menús pueden variar; elige tu versión en la ayuda.
Comprueba en qué formato se ha guardado el mensaje. Cambiar la extensión no convierte un EML ni ningún otro archivo en PDF. Si utilizas otra aplicación de correo, busca en su ayuda cómo guardar el mensaje original. Encontrarás una guía específica de Gmail en las lecturas relacionadas. En cualquier caso, confirma antes de enviarlo que la persona que lleva la contabilidad podrá abrirlo.
Fuente de esta sección: Microsoft: guardar un mensaje de Outlook como archivo o PDF
Pregunta a contabilidad qué formato puede utilizar
Explica qué contiene el mensaje y pregunta en qué formato lo necesitan. Pueden pedir el correo original como archivo, una copia legible de su contenido o un PDF aparte del proveedor. Si vas a enviar un archivo de correo, confirma también qué formato pueden abrir para evitar que te lo devuelvan pidiendo otra presentación.
Adapta este mensaje de ejemplo a la compra real.
Añade el proveedor, la compra y la fecha. Mantén la afirmación de que habéis conservado el mensaje solo si realmente lo habéis hecho.
Identifica el PDF impreso como copia del correo
Si contabilidad necesita un PDF del proveedor, imprimir el correo no resuelve esa petición: crea una copia del mensaje, no una nueva factura emitida por el proveedor. Si acordáis entregar precisamente esa copia, puedes crearla con la función de impresión de tu aplicación de correo. La ayuda de Microsoft enlazada explica cómo imprimir en PDF en Windows.
Abre el PDF guardado y revisa todas las páginas. Comprueba el texto completo, los datos de las tablas, el remitente, el destinatario, la fecha y el asunto. La disposición al imprimir puede ser distinta de la que ves en el correo; crear el archivo no significa por sí solo que se haya conservado todo lo necesario.
Indica en el nombre del archivo y en el mensaje de acompañamiento que es una copia del correo creada mediante impresión. Conserva también el mensaje original. No añadas a la copia los datos que falten del proveedor; escribe tu explicación por separado en el mensaje de acompañamiento. Acuerda con contabilidad si puede trabajar con esa copia.
Fuente de esta sección: Microsoft: guardar un mensaje de Outlook como archivo o PDF
Pide un PDF aparte indicando la compra original
Si necesitas un PDF aparte, explica al proveedor a qué compra corresponde y que los datos llegaron únicamente en el cuerpo del correo. Incluye el número real del pedido u otra referencia que ya tengas. No inventes un número de factura. Si no sabes si el proveedor pretendía que el mensaje fuese una factura, pídele también que lo aclare.
Después de acordarlo con contabilidad, puedes utilizar este texto de ejemplo:
Utiliza los datos del mensaje original. No incluyas contraseñas ni datos completos de la tarjeta de pago.
Mientras esperas la respuesta, añade «PDF solicitado al proveedor» al registro del documento y el nombre de quien tramita la solicitud. Cuando llegue el PDF, ábrelo y compara la compra y el cliente con el correo original. Después entrégalo por el canal acordado. Si contabilidad ya recibió el mensaje original, avisa de que el PDF corresponde a la misma compra.
Por último, pide que confirmen que han recibido y abierto el documento acordado. Así sabrás que no se ha quedado solo en tu buzón o en la carpeta de descargas.