Skeln mellem fakturaoplysninger og en betalingsmeddelelse
Åbn meddelelsen, og læs hele teksten. Indeholder den tekst mærket som faktura med en beskrivelse af købet, leverandøren, køberen og beløbet? Eller bekræfter den blot betalingen og henviser til en kundekonto? Emnelinjen »Faktura« siger ikke i sig selv, hvad du finder i meddelelsen.
Hvis e-mailen linker til et dokument i en portal, skal du lede efter det dér. Hvis oplysningerne står i selve meddelelsen, skal du bevare hele e-mailen og aftale, hvordan den afleveres. Hverken emnelinjen eller beløbet viser, om bilaget er tilstrækkeligt for bogholderen. Beskriv, hvad du har til rådighed.
Et tænkt eksempel: En leverandør sender en e-mail med en fakturabetegnelse, en beskrivelse af ydelsen og et beløb, uden vedhæftet fil eller downloadlink. En kollega ser kun efter vedhæftede filer og registrerer fakturaen som manglende. Noten »oplysningerne står i e-mailens tekst; format aftales med bogholderen« beskriver mere præcist, hvad I allerede har, og hvad der mangler at blive gjort.
Gem meddelelsen med afsender og dato
Lad den oprindelige e-mail blive i postkassen. Notér postkasse, leverandør, emne og modtagelsesdato i listen over bilag, så du eller en kollega kan finde den igen. Hvis I forbereder bilagene sammen, skal I aftale, hvem der gemmer meddelelsen, og hvem der håndterer en eventuel forespørgsel til leverandøren. »Faktura i mail« hjælper ikke meget ved en senere søgning.
Brug mailprogrammets funktion til at downloade eller gemme meddelelser, hvis du vil gemme den uden for postkassen. Kontrollér den fulde tekst og oplysningerne i meddelelseshovedet i den gemte fil: afsender, modtager, dato og emne. Åbn den i det værktøj, du normalt bruger til virksomhedens dokumenter. Stol ikke på filen som eneste kopi, før du har kontrolleret, at den indeholder den rette meddelelse og alt det nødvendige.
Et skærmbillede eller et beløb kopieret til et regneark kan hjælpe med overblikket, men erstatter ikke hele e-mailen. Et udsnit kan udelade køberen, en bemærkning om købet eller tekst uden for skærmen. Læs også citerede svar, inden du afleverer bilaget, så ældre, uvedkommende korrespondance ikke følger med.
I Outlook afhænger det af versionen
Måden at gemme på afhænger af mailprogrammet og dets version. Microsoft skelner mellem det nye Outlook til Windows, det klassiske Outlook og Outlook på internettet. I det nye Outlook vælger du More actions → Save as ved en åben meddelelse; på internettet vælger du More actions → Download. I det klassiske Outlook gemmer du via File → Save As. Menunavne og udseende kan variere; vælg den version, du bruger, i hjælpen.
Kontrollér, hvilket format meddelelsen blev gemt i. En EML eller anden fil bliver ikke til PDF ved at ændre filendelsen. Hvis du bruger et andet mailprogram, skal du finde vejledningen til at gemme den oprindelige meddelelse i dets hjælp. Under »Læs også« finder du en særskilt vejledning til Gmail. Afklar altid med bogholderen, at filen kan åbnes, inden du sender den.
Kilde til dette afsnit: Microsoft: gemme en Outlook-meddelelse som fil eller PDF
Spørg bogholderen, hvad der kan bruges
Beskriv meddelelsens indhold, og spørg, i hvilken form bogholderen har brug for det. Det kan være den oprindelige e-mail som fil, en læsbar kopi af indholdet eller en separat PDF fra leverandøren. Hvis du vil sende en e-mailfil, skal du også kontrollere, hvilket format der kan åbnes, så bilaget ikke kommer retur med en anmodning om en anden udformning.
Tilpas denne eksempelmeddelelse til det faktiske køb.
Udfyld leverandør, køb og dato. Behold kun oplysningen om den gemte meddelelse, hvis I faktisk har gemt den.
Mærk en udskrevet PDF som en kopi af e-mailen
Hvis bogholderen har brug for en PDF fra leverandøren, opfylder en udskrift af e-mailen ikke det ønske. Du laver en kopi af meddelelsen, ikke en ny faktura udstedt af leverandøren. Hvis I netop aftaler sådan en kopi, kan du skabe den med mailprogrammets udskriftsfunktion. Den tilknyttede Microsoft-hjælp beskriver udskrivning til PDF i Windows.
Åbn den gemte PDF, og gennemgå alle sider. Kontrollér hele teksten, oplysninger i tabeller samt afsender, modtager, dato og emne. Udskriftslayoutet kan afvige fra det, du ser i e-mailen. At filen er oprettet, betyder ikke i sig selv, at alt det nødvendige er bevaret.
Angiv i filnavnet og følgemeddelelsen, at dette er en kopi af e-mailen lavet ved udskrivning. Gem også den oprindelige meddelelse. Tilføj ikke manglende leverandøroplysninger i kopien; skriv din forklaring separat i følgemeddelelsen. Aftal med bogholderen, om kopien kan bruges.
Kilde til dette afsnit: Microsoft: gemme en Outlook-meddelelse som fil eller PDF
Bed om en separat PDF med henvisning til det oprindelige køb
Hvis du har brug for en separat PDF, skal du fortælle leverandøren, hvilket køb den vedrører, og at oplysningerne kun kom i e-mailens tekst. Angiv det faktiske ordrenummer eller en anden reference, du allerede har. Opfind ikke et nyt fakturanummer. Hvis du ikke ved, om leverandøren mente meddelelsen som en faktura, skal du også bede om en afklaring.
Efter aftale med bogholderen kan du bruge denne eksempeltekst:
Brug oplysningerne fra den oprindelige meddelelse. Tilføj ikke adgangskoder eller fuldstændige betalingskortoplysninger.
Mens du venter på svar, notér »PDF efterspurgt hos leverandøren« ved bilaget og navnet på den person, der håndterer forespørgslen. Når PDF-filen kommer, skal du åbne den og sammenligne købet og køberen med den oprindelige e-mail. Send den derefter gennem den aftalte kanal. Hvis bogholderen allerede har fået den oprindelige meddelelse, skal du fortælle, at PDF-filen vedrører samme køb.
Bed til sidst om bekræftelse på, at bogholderen har modtaget og åbnet det aftalte bilag. Så ved du, at det ikke bare er blevet liggende i din postkasse eller downloadmappe.