Distinguer les informations de facturation d’un avis de paiement
Ouvrez le message et lisez-le entièrement. Contient-il un texte présenté comme une facture, avec la description de l’achat, le fournisseur, le client et le montant ? Ou confirme-t-il seulement le paiement en renvoyant vers un compte client ? L’objet « Facture » ne suffit pas à savoir ce que contient le message.
Si l’e-mail renvoie à un document dans un portail, recherchez-le à cet endroit. Si les informations figurent dans le message, conservez l’e-mail complet et convenez de sa transmission. Ni l’objet ni le montant ne permettent de savoir si cette pièce suffira au comptable ; expliquez-lui ce dont vous disposez.
Exemple fictif : un fournisseur envoie un e-mail avec une référence de facture, la description du service et un montant, sans pièce jointe ni lien de téléchargement. Un collègue ne vérifie que les pièces jointes et note que la facture manque. La mention « informations dans le corps de l’e-mail ; format à convenir avec le comptable » décrit plus précisément ce qui est disponible et ce qui reste à faire.
Conserver le message avec son expéditeur et sa date
Gardez l’e-mail d’origine dans la boîte mail. Dans votre liste de pièces, notez la boîte concernée, le fournisseur, l’objet et la date de réception pour que vous ou un collègue puissiez le retrouver. Si vous préparez les pièces à plusieurs, convenez de la personne qui enregistrera le message et de celle qui contactera le fournisseur si nécessaire. La mention « facture dans mail » aidera peu lors d’une recherche.
Pour enregistrer le message hors de la boîte mail, utilisez la fonction de téléchargement ou d’enregistrement de votre application de messagerie. Dans le fichier obtenu, vérifiez le texte complet et les informations d’en-tête : expéditeur, destinataire, date et objet. Ouvrez-le avec l’outil que vous utilisez habituellement pour les documents de l’entreprise. Ne comptez pas sur ce fichier comme seule copie tant que vous n’avez pas vérifié qu’il contient le bon message et toutes les informations nécessaires.
Une capture d’écran ou un montant copié dans un tableau peut aider à se repérer, mais ne remplace pas l’e-mail complet. Un extrait peut omettre le client, une précision sur l’achat ou du texte situé plus bas. Avant de transmettre la pièce, lisez aussi les réponses citées pour ne pas envoyer d’anciens échanges sans rapport avec elle.
Dans Outlook, la version compte
La méthode d’enregistrement dépend de l’application et de sa version. Microsoft distingue le nouvel Outlook pour Windows, Outlook classique et Outlook sur le web. Dans le nouvel Outlook, ouvrez le message puis choisissez More actions → Save as ; sur le web, More actions → Download. Dans Outlook classique, utilisez File → Save As. Les intitulés et la présentation des menus peuvent varier ; choisissez votre version dans l’aide.
Vérifiez le format du fichier enregistré. Renommer l’extension d’un EML ou d’un autre fichier ne le transforme pas en PDF. Si vous utilisez une autre application, consultez son aide pour enregistrer le message d’origine. Un guide consacré à Gmail figure dans les lectures associées. Dans tous les cas, vérifiez avec votre comptable qu’il pourra ouvrir le fichier avant de l’envoyer.
Source de cette section : Microsoft : enregistrer un message Outlook sous forme de fichier ou de PDF
Demander au comptable ce qu’il peut utiliser
Décrivez le contenu du message au comptable et demandez-lui sous quelle forme il en a besoin. Il peut souhaiter l’e-mail d’origine sous forme de fichier, une copie lisible de son contenu ou un PDF séparé du fournisseur. Pour un fichier de message, vérifiez également le format qu’il peut ouvrir, afin d’éviter un retour demandant une autre présentation.
Adaptez le modèle suivant à l’achat concerné.
Renseignez le fournisseur, l’achat et la date. Ne conservez l’affirmation concernant le message sauvegardé que si vous l’avez réellement gardé.
Présenter le PDF imprimé comme une copie de l’e-mail
Si le comptable demande un PDF du fournisseur, imprimer l’e-mail ne répond pas à sa demande : vous obtenez une copie du message, pas une nouvelle facture émise par le fournisseur. Si vous convenez de transmettre une telle copie, vous pouvez la créer avec la fonction d’impression de votre messagerie. L’aide Microsoft citée décrit l’impression en PDF sous Windows.
Ouvrez le PDF enregistré et vérifiez toutes les pages. Contrôlez le texte complet, les données des tableaux, ainsi que l’expéditeur, le destinataire, la date et l’objet. La mise en page imprimée peut différer de celle du message. La création d’un fichier ne garantit pas à elle seule que toutes les informations nécessaires ont été conservées.
Précisez dans le nom du fichier et le message d’accompagnement qu’il s’agit d’une copie de l’e-mail créée par impression. Conservez aussi le message d’origine. N’ajoutez pas les informations manquantes du fournisseur dans la copie ; écrivez vos explications séparément dans le message d’accompagnement. Convenez avec le comptable de la possibilité d’utiliser cette copie.
Source de cette section : Microsoft : enregistrer un message Outlook sous forme de fichier ou de PDF
Demander un PDF séparé en rappelant l’achat d’origine
Si vous avez besoin d’un PDF séparé, indiquez au fournisseur l’achat concerné et expliquez que les informations sont arrivées uniquement dans le corps de l’e-mail. Utilisez le véritable numéro de commande ou une autre référence dont vous disposez déjà. N’inventez pas de numéro de facture. Si vous ignorez si le fournisseur entendait présenter le message comme une facture, demandez-lui également de le préciser.
Après avoir convenu du format avec le comptable, vous pouvez utiliser ce modèle :
Reprenez les informations du message d’origine. N’ajoutez ni mots de passe ni coordonnées complètes de carte bancaire.
Dans l’attente de la réponse, ajoutez à la pièce la mention « PDF demandé au fournisseur » et le nom de la personne qui s’en charge. À réception du PDF, ouvrez-le et comparez l’achat et le client avec l’e-mail d’origine. Transmettez-le ensuite par le moyen convenu. Si le comptable a déjà reçu le message d’origine, précisez que le PDF concerne le même achat.
Enfin, demandez confirmation que le comptable a reçu et ouvert la pièce convenue. Vous saurez ainsi qu’elle n’est pas restée uniquement dans votre boîte mail ou votre dossier de téléchargements.