Rechnungsangaben oder nur eine Zahlungsmitteilung?
Öffnen Sie die Nachricht und lesen Sie sie vollständig. Enthält sie einen als Rechnung bezeichneten Text mit Angaben zum Kauf, Lieferanten, Rechnungsempfänger und Betrag? Oder bestätigt sie nur eine Zahlung und verweist auf ein Kundenkonto? Der Betreff „Rechnung“ allein sagt nichts darüber aus, was die Nachricht enthält.
Verlinkt die E-Mail auf ein Dokument in einem Portal, suchen Sie es dort. Stehen die Angaben direkt in der Nachricht, bewahren Sie die gesamte E-Mail auf und vereinbaren die Übergabe. Weder der Betreff noch der Betrag zeigt, ob der Buchhaltung die Unterlage genügt. Beschreiben Sie, was Ihnen vorliegt.
Ein fiktives Beispiel: Ein Lieferant sendet eine E-Mail mit Rechnungsbezeichnung, Leistungsbeschreibung und Betrag, ohne Anhang oder Downloadlink. Ein Kollege prüft nur die Anhänge und vermerkt die Rechnung als fehlend. „Angaben stehen im E-Mail-Text; Format wird mit der Buchhaltung abgestimmt“ beschreibt genauer, was vorhanden ist und was noch zu erledigen bleibt.
Nachricht samt Absender und Datum aufbewahren
Lassen Sie die Original-E-Mail im Postfach. Notieren Sie in Ihrer Unterlagenliste Postfach, Lieferant, Betreff und Eingangsdatum, damit Sie oder ein Kollege sie wiederfinden. Bereiten mehrere Personen die Unterlagen vor, klären Sie, wer die Nachricht speichert und wer gegebenenfalls beim Lieferanten nachfragt. Der Vermerk „Rechnung in Mail“ hilft später kaum weiter.
Zum Speichern außerhalb des Postfachs nutzen Sie die Download- oder Speicherfunktion Ihres E-Mail-Programms. Prüfen Sie in der gespeicherten Datei den vollständigen Text und die Kopfzeilen: Absender, Empfänger, Datum und Betreff. Öffnen Sie die Datei mit dem Werkzeug, das Sie üblicherweise für Geschäftsunterlagen verwenden. Verlassen Sie sich erst dann auf sie als einzige Kopie, wenn die richtige Nachricht und alle benötigten Angaben enthalten sind.
Ein Screenshot oder ein in eine Tabelle kopierter Betrag kann bei der Übersicht helfen, ersetzt aber nicht die vollständige E-Mail. Ein Ausschnitt kann den Rechnungsempfänger, eine Erläuterung zum Kauf oder Text außerhalb des sichtbaren Bereichs auslassen. Lesen Sie vor der Weitergabe auch zitierte Antworten, damit keine ältere, sachfremde Korrespondenz mitgeschickt wird.
Bei Outlook kommt es auf die Version an
Wie Sie eine Nachricht speichern, hängt vom E-Mail-Programm und seiner Version ab. Microsoft unterscheidet das neue Outlook für Windows, das klassische Outlook und Outlook im Web. Im neuen Outlook wählen Sie bei geöffneter Nachricht More actions → Save as, im Web More actions → Download. Im klassischen Outlook speichern Sie über File → Save As. Die Bezeichnungen und die Menüansicht können abweichen; wählen Sie in der Hilfe Ihre verwendete Version.
Prüfen Sie das Format der gespeicherten Nachricht. Eine EML-Datei oder eine andere Datei wird nicht zum PDF, wenn Sie ihre Endung umbenennen. Bei einem anderen E-Mail-Programm suchen Sie in dessen Hilfe nach dem Speichern der Originalnachricht. Eine konkrete Gmail-Anleitung finden Sie unter „Weiterlesen“. Klären Sie vor dem Versand in jedem Fall, ob die Buchhaltung die Datei öffnen kann.
Quelle zu diesem Abschnitt: Microsoft: Outlook-Nachrichten als Datei oder PDF speichern
Fragen Sie die Buchhaltung nach einem nutzbaren Format
Beschreiben Sie den Inhalt der Nachricht und fragen Sie nach dem benötigten Format. Gewünscht sein kann die Original-E-Mail als Datei, eine lesbare Kopie des Inhalts oder ein separates PDF vom Lieferanten. Klären Sie bei einer E-Mail-Datei auch, welches Format geöffnet werden kann, damit die Unterlage nicht zur Überarbeitung zurückkommt.
Passen Sie die folgende Musternachricht an den tatsächlichen Kauf an.
Ergänzen Sie Lieferant, Kauf und Datum. Lassen Sie die Aussage zur aufbewahrten Nachricht nur stehen, wenn Sie sie tatsächlich gesichert haben.
Ein gedrucktes PDF als E-Mail-Kopie kennzeichnen
Benötigt die Buchhaltung ein PDF vom Lieferanten, erfüllt ein Ausdruck der E-Mail diese Anforderung nicht. Er erzeugt eine Kopie der Nachricht, keine neu ausgestellte Lieferantenrechnung. Haben Sie sich auf eine solche Kopie geeinigt, erstellen Sie sie über die Druckfunktion Ihres E-Mail-Programms. Die verlinkte Microsoft-Hilfe beschreibt das Drucken als PDF unter Windows.
Öffnen Sie das gespeicherte PDF und prüfen Sie jede Seite. Kontrollieren Sie den vollständigen Text, Tabellenangaben sowie Absender, Empfänger, Datum und Betreff. Das Drucklayout kann von der Ansicht in der E-Mail abweichen. Eine erstellte Datei bedeutet noch nicht, dass alle benötigten Informationen erhalten geblieben sind.
Geben Sie im Dateinamen und in der Begleitnachricht an, dass es sich um eine durch Drucken erstellte E-Mail-Kopie handelt. Bewahren Sie auch das Original auf. Ergänzen Sie keine fehlenden Lieferantenangaben in der Kopie; schreiben Sie Ihre Erläuterung getrennt in die Begleitnachricht. Ob die Buchhaltung mit der Kopie arbeiten kann, klären Sie mit ihr.
Quelle zu diesem Abschnitt: Microsoft: Outlook-Nachrichten als Datei oder PDF speichern
Separates PDF mit Bezug zum ursprünglichen Kauf anfordern
Benötigen Sie ein separates PDF, nennen Sie dem Lieferanten den zugehörigen Kauf und erklären Sie, dass die Angaben nur im E-Mail-Text ankamen. Geben Sie die tatsächliche Bestellnummer oder eine andere bereits vorhandene Referenz an. Erfinden Sie keine neue Rechnungsnummer. Ist unklar, ob die Nachricht als Rechnung gedacht war, bitten Sie zugleich um eine Erklärung.
Nach der Abstimmung mit der Buchhaltung können Sie diesen Mustertext verwenden:
Übernehmen Sie die Angaben aus der Originalnachricht. Fügen Sie keine Passwörter oder vollständigen Kartendaten hinzu.
Vermerken Sie bis zur Antwort „PDF beim Lieferanten angefordert“ und den Namen der zuständigen Person bei der Unterlage. Öffnen Sie das eingegangene PDF und vergleichen Sie Kauf und Rechnungsempfänger mit der Original-E-Mail. Geben Sie es anschließend auf dem vereinbarten Weg weiter. Hat die Buchhaltung bereits die Originalnachricht erhalten, weisen Sie darauf hin, dass das PDF zum selben Kauf gehört.
Lassen Sie sich abschließend bestätigen, dass die Buchhaltung die vereinbarte Unterlage erhalten und geöffnet hat. So wissen Sie, dass sie nicht nur in Ihrem Postfach oder Downloadordner liegen geblieben ist.