Entscheiden Sie, ob Sie eine Kopie oder einen Link weitergeben
Sie fügen in Outlook einer Nachricht eine Rechnung hinzu, doch die Buchhaltung erhält statt einer Datei einen OneDrive-Link. Auf Ihrem Computer funktioniert er, beim Empfänger kann jedoch eine Zugriffsanfrage erscheinen. Entscheiden Sie zuerst, ob Sie eine bestimmte PDF-Kopie versenden oder Zugriff auf ein Dokument in der Cloud geben möchten.
Microsoft unterstützt beide Wege. Bei einer Kopie erhält der Empfänger die Datei; bei einem Link greift er auf ein geteiltes Dokument zu und seine Berechtigungen sind entscheidend. Spätere Änderungen an der Kopie werden nicht mit dem Original auf OneDrive synchronisiert.
Richten Sie die Auswahl nach dem Bedarf des Empfängers
Wenn Sie die ursprüngliche PDF zur Verarbeitung übergeben sollen, klären Sie mit der Buchhaltung, ob sie eine Datei erwartet. Soll sie einen gemeinsamen Ordner laufend nutzen, ist ein vereinbarter Zugriff darauf sinnvoll. Der Dokumentname in der Nachricht allein verrät noch nicht, welchen Weg Sie genutzt haben.
Prüfen Sie bei einem Link auch die Downloadmöglichkeit, wenn sie Teil der Vereinbarung ist. Zum Anzeigen im Browser können andere Einstellungen nötig sein als zum Speichern einer eigenen Kopie.
Nutzen Sie für eine Kopie die passende Option Ihrer Outlook-Version
Im neuen Outlook wählen Sie nach der Auswahl eines Cloud-Dokuments zwischen Link und Kopie. Bei einem bereits eingefügten Link bietet das Menü auch das Anhängen als Kopie an. Im klassischen Outlook heißt diese Option Attach as copy. In Outlook im Web können Sie eine gespeicherte PDF über das Durchsuchen der Dateien auf Ihrem Computer anhängen.
Prüfen Sie zuerst Ihre Version; Microsoft trennt die Anleitungen in Registerkarten. Öffnen Sie in Outlook im Web eine neue Nachricht oder Antwort, wählen Sie Attach → Browse this computer, wählen Sie die lokal gespeicherte PDF und bestätigen Sie mit Open. So hängen Sie eine Dateikopie an. Diese Bezeichnungen, einschließlich Attach as copy, stammen aus der englischen Oberfläche und unterscheiden sich in anderen Sprachen.
Anleitungen für das neue, klassische und webbasierte Outlook →
Öffnen Sie vor dem Senden die ausgewählte Datei und vergleichen Sie Belegnummer und Zeitraum. Prüfen Sie auch den Nachrichtenentwurf nach der Umstellung vom Link auf die Kopie, damit er nicht ohne Erklärung zwei verschiedene Übergaben desselben Dokuments enthält.
Kopie und geteiltes Original können später voneinander abweichen
In einem beispielhaften Fall schickt Roman der Buchhaltung eine PDF als Kopie. Später stellt der Anbieter ein korrigiertes Dokument aus, das Roman auf OneDrive speichert. Die Buchhaltung hat jedoch weiterhin die ursprünglich gesendete Kopie.
Roman schickt deshalb das neue Dokument mit einem klaren Hinweis darauf, zu welcher ursprünglichen Übergabe es gehört. Er geht nicht davon aus, dass eine Änderung der Datei im Ordner auch den alten E-Mail-Anhang geändert hat.
Prüfen Sie bei einem Link den Zugriff gemeinsam mit dem Empfänger
Wenn Sie vereinbarungsgemäß einen Link verwenden, prüft der Dokumentinhaber Empfänger und Berechtigungen für die konkrete Datei. Schicken Sie keinen öffentlichen Link nur als schnelle Lösung für fehlenden Zugriff. Falls die Unternehmensregeln diese Freigabe nicht zulassen, vereinbaren Sie mit der Administration eine genehmigte Übergabe.
Schreiben Sie beispielsweise: „Ich schicke eine PDF-Kopie der Rechnung Nummer X für den angegebenen Zeitraum“ oder „Ich schicke den vereinbarten Link zu Dokument X; bitte bestätigen Sie das Öffnen und die Downloadmöglichkeit.“ So weiß der Empfänger, was er bekommen soll, und Sie können die Übergabe anhand eines konkreten Ergebnisses prüfen.