Rozhodnite, či odovzdávate kópiu alebo odkaz
V Outlooku pridáte faktúru k správe, ale účtovníčka namiesto súboru dostane odkaz na OneDrive. Na vašom počítači funguje, na jej sa môže otvoriť žiadosť o prístup. Najprv určite, či chcete odovzdať konkrétnu kópiu PDF alebo sprístupniť dokument uložený v cloude.
Microsoft podporuje oba spôsoby. Pri kópii dostane príjemca súbor; pri odkaze pristupuje k zdieľanému dokumentu a záleží na jeho oprávneniach. Neskoršie zmeny kópie sa nesynchronizujú s originálom na OneDrive.
Vyberte spôsob podľa potrieb príjemcu
Ak máte odovzdať pôvodné PDF na spracovanie, potvrďte si s účtovníčkou, či očakáva súbor. Ak potrebuje priebežne používať spoločný priečinok, dáva zmysel dohodnutý prístup k nemu. Názov dokumentu v správe ešte nehovorí, ktorú z týchto ciest ste použili.
Pri odkaze overte aj možnosť stiahnutia, ak je súčasťou dohody. Na zobrazenie dokumentu v prehliadači môže účtovníčka potrebovať iné nastavenia než na uloženie vlastnej kópie.
Pre kópiu použite príslušnú voľbu svojej verzie Outlooku
V novom Outlooku sa po výbere cloudového dokumentu rozhodujete medzi odkazom a kópiou. Pri už vloženom odkaze ponúka menu aj priloženie ako kópie. Klasický Outlook túto možnosť označuje Attach as copy. V Outlooku na webe môžete uložené PDF pripojiť cez prehľadávanie súborov v počítači.
Najprv overte, ktorú verziu používate; Microsoft má postupy v samostatných záložkách. V Outlooku na webe otvorte novú správu alebo odpoveď, vyberte Attach → Browse this computer, zvoľte miestne PDF a potvrďte Open. Takto priložíte kópiu súboru. Uvedené názvy vrátane Attach as copy pochádzajú z anglického rozhrania; v inom jazyku sa líšia.
Postupy pre nový, klasický a webový Outlook →
Pred odoslaním otvorte vybraný súbor a porovnajte číslo dokladu a obdobie. Návrh správy skontrolujte aj po zmene odkazu na kópiu, aby v ňom bez vysvetlenia nezostali dva rôzne spôsoby odovzdania toho istého dokumentu.
Kópia a zdieľaný originál sa môžu neskôr líšiť
V modelovom príklade Roman pošle účtovníčke PDF ako kópiu. Neskôr dodávateľ vystaví opravený dokument a Roman ho uloží na OneDrive. Účtovníčka však stále má pôvodne odoslanú kópiu.
Roman preto pošle nový dokument s jasnou poznámkou, ku ktorému pôvodnému odovzdaniu patrí. Nepredpokladá, že zmena súboru v priečinku zmenila aj starú e-mailovú prílohu.
Pri odkaze overujte prístup s príjemcom
Ak podľa dohody používate odkaz, vlastník dokumentu skontroluje príjemcu a oprávnenia ku konkrétnemu súboru. Neposielajte verejný odkaz len ako rýchle riešenie chýbajúceho prístupu. Ak firemné pravidlá dané zdieľanie nepovoľujú, dohodnite si schválený spôsob odovzdania so správcom.
Do správy napíšte napríklad: „Posielam kópiu PDF faktúry číslo X za uvedené obdobie“ alebo „Posielam dohodnutý odkaz k dokumentu X; prosím potvrďte otvorenie a možnosť stiahnutia.“ Príjemca tak vie, čo má dostať, a vy môžete odovzdanie overiť podľa konkrétneho výsledku.