Beslut, om du overdrager en kopi eller et link
Du tilføjer en faktura til en besked i Outlook, men bogholderen får et OneDrive-link i stedet for en fil. Det virker på din computer, mens modtageren kan få en anmodning om adgang. Beslut først, om du vil sende en bestemt PDF-kopi eller give adgang til et dokument i skyen.
Microsoft understøtter begge metoder. Med en kopi får modtageren filen; med et link åbner modtageren et delt dokument, og tilladelserne er afgørende. Senere ændringer af kopien synkroniseres ikke med originalen på OneDrive.
Vælg ud fra modtagerens behov
Hvis du skal overdrage den oprindelige PDF til behandling, så bekræft med bogholderen, om der forventes en fil. Hvis en fælles mappe skal bruges løbende, giver aftalt adgang til mappen mening. Dokumentnavnet i beskeden viser ikke i sig selv, hvilken vej du har brugt.
Kontrollér også muligheden for download ved et link, hvis det indgår i aftalen. De indstillinger, der lader bogholderen se dokumentet i browseren, kan være andre end dem, der kræves for at gemme sin egen kopi.
Brug kopivalget i din version af Outlook
I det nye Outlook vælger du mellem link og kopi, efter du har valgt et dokument i skyen. For et allerede indsat link tilbyder menuen også at vedhæfte som kopi. Klassisk Outlook kalder denne mulighed Attach as copy. I Outlook på internettet kan du vedhæfte en gemt PDF ved at gennemse computerens filer.
Kontrollér først din version; Microsoft fordeler vejledningerne på faner. Åbn en ny besked eller et svar i Outlook på internettet, vælg Attach → Browse this computer, vælg den lokalt gemte PDF og derefter Open. Så vedhæfter du en kopi af filen. Disse navne, inklusive Attach as copy, stammer fra den engelske grænseflade og er anderledes på andre sprog.
Fremgangsmåder for det nye Outlook, klassisk Outlook og Outlook på internettet →
Åbn den valgte fil før afsendelse, og sammenlign dokumentnummer og periode. Kontrollér også kladden, efter du har ændret linket til en kopi, så den ikke indeholder to forskellige overdragelser af samme dokument uden forklaring.
Kopien og den delte original kan senere blive forskellige
I et illustrativt eksempel sender Roman bogholderen en PDF som kopi. Senere udsteder leverandøren et rettet dokument, som Roman gemmer på OneDrive. Bogholderen har dog stadig den oprindeligt sendte kopi.
Roman sender derfor det nye dokument med en tydelig note om, hvilken oprindelig overdragelse det hører til. Han antager ikke, at ændringen af filen i mappen også har ændret den gamle vedhæftede fil i e-mailen.
Kontrollér linkadgang sammen med modtageren
Hvis du bruger et link som aftalt, kontrollerer dokumentets ejer modtageren og tilladelserne til den konkrete fil. Send ikke et offentligt link bare som en hurtig løsning på manglende adgang. Hvis virksomhedens regler ikke tillader delingen, så aftal en godkendt overdragelsesmetode med administratoren.
Skriv for eksempel: »Jeg sender en PDF-kopi af faktura nummer X for den angivne periode« eller »Jeg sender det aftalte link til dokument X; bekræft venligst, at du kan åbne og downloade det.« Modtageren ved så, hvad der skal komme, og du kan kontrollere overdragelsen ud fra et konkret resultat.