Bestäm om du lämnar över en kopia eller en länk
Du lägger till en faktura i ett Outlook-meddelande, men redovisningskonsulten får en OneDrive-länk i stället för en fil. Den fungerar på din dator, medan mottagaren kan få en begäran om åtkomst. Bestäm först om du vill skicka en viss PDF-kopia eller ge åtkomst till ett dokument i molnet.
Microsoft stöder båda sätten. Med en kopia får mottagaren filen; med en länk öppnar mottagaren ett delat dokument och behörigheterna spelar roll. Senare ändringar i kopian synkroniseras inte med originalet på OneDrive.
Välj utifrån vad mottagaren behöver
Om du ska lämna över den ursprungliga PDF-filen för bearbetning, bekräfta med redovisningskonsulten att en fil förväntas. Om en gemensam mapp ska användas löpande är överenskommen åtkomst till mappen rimlig. Dokumentnamnet i meddelandet säger inte i sig vilken väg du har valt.
Kontrollera även möjligheten att ladda ned vid en länk, om det ingår i överenskommelsen. Inställningarna för att visa dokumentet i webbläsaren kan skilja sig från dem som behövs för att spara en egen kopia.
Använd kopiealternativet i din version av Outlook
I nya Outlook väljer du mellan länk och kopia efter att du har valt ett dokument i molnet. För en redan infogad länk erbjuder menyn också att bifoga som kopia. Klassiska Outlook kallar alternativet Attach as copy. I Outlook på webben kan du bifoga en sparad PDF genom att bläddra bland datorns filer.
Kontrollera först din version; Microsoft delar upp anvisningarna i flikar. Öppna ett nytt meddelande eller svar i Outlook på webben, välj Attach → Browse this computer, välj den lokalt sparade PDF-filen och sedan Open. Då bifogar du en kopia av filen. Dessa namn, inklusive Attach as copy, kommer från det engelska gränssnittet och skiljer sig på andra språk.
Anvisningar för nya Outlook, klassiska Outlook och Outlook på webben →
Öppna den valda filen innan du skickar och jämför dokumentnummer och period. Kontrollera också utkastet efter att du bytt från länk till kopia, så att det inte innehåller två olika överlämningar av samma dokument utan förklaring.
Kopian och det delade originalet kan senare skilja sig åt
I ett illustrativt exempel skickar Roman en PDF till redovisningskonsulten som en kopia. Senare utfärdar leverantören ett rättat dokument som Roman sparar på OneDrive. Redovisningskonsulten har fortfarande den kopia som skickades från början.
Roman skickar därför det nya dokumentet med en tydlig anteckning om vilken tidigare överlämning det hör till. Han antar inte att ändringen av filen i mappen också har ändrat den gamla e-postbilagan.
Kontrollera åtkomsten tillsammans med mottagaren vid en länk
Om du använder en länk enligt överenskommelsen kontrollerar dokumentägaren mottagaren och behörigheterna för den specifika filen. Skicka inte en offentlig länk bara som en snabb lösning på saknad åtkomst. Om företagets regler inte tillåter delningen, kom överens med administratören om ett godkänt sätt att lämna över dokumentet.
Skriv exempelvis: ”Jag skickar en PDF-kopia av faktura nummer X för den angivna perioden” eller ”Jag skickar den överenskomna länken till dokument X; bekräfta att du kan öppna och ladda ned det.” Mottagaren vet då vad som ska komma, och du kan kontrollera överlämningen mot ett konkret resultat.