Börja med rätt konto och papperskorgen
Du har raderat ett fakturamejl och upptäcker när du förbereder underlagen att filen saknas. Börja med rätt Gmail-konto och papperskorgen. Finns meddelandet kvar kan du flytta det till vanlig e-post och hämta bilagan.
Google anger att ett raderat meddelande ligger i papperskorgen högst 30 dagar, om det inte raderas permanent tidigare. Efter den tiden kan en vanlig användare inte återställa det därifrån.
Kontrollera kontot och det konkreta meddelandet
Öppna Gmail på datorn och kontrollera den inloggade adressen. Välj More → Trash till vänster, ”Mer” och ”Papperskorgen” beroende på gränssnittets språk. Sök efter leverantör, datum eller känt dokumentnummer.
Öppna meddelandet före återställning och kontrollera innehållet. Samma leverantör kan ha skickat en beställning, betalningsbekräftelse och separat faktura. Vilket mejl som helst med namnet räcker inte.
Om det finns en bilaga, jämför dess benämning och period med den saknade posten. Radera inget i andra meddelanden under kontrollen.
Flytta tillbaka det valda meddelandet
Markera önskat meddelande och välj Move to. Välj sedan en destination, exempelvis inkorgen. Google beskriver detta sätt att ta ett meddelande ur papperskorgen.
Officiella återställningssteg →
Hitta det flyttade meddelandet på destinationen. Hämta och öppna det nödvändiga originalet. Ett återställt mejl betyder ännu inte att filen fungerar för bokföringen; kontrollera nummer, kund och period i själva dokumentet.
Om papperskorgen är tom
Kontrollera först rätt konto och om meddelandet bara arkiverats. Är det permanent raderat, förvänta dig inte återställning med samma steg. För ett företagskonto i Google Workspace kan en behörig administratör undersöka ytterligare tidsbegränsade möjligheter. Kontakta personen snabbt; omfattning och resultat måste kontrolleras i den aktuella miljön.
Googles separata administratörsguide →
Begär samtidigt originaldokumentet från leverantören. Ange företag, period och känt beställnings- eller betalningsnummer. Ofta kan den saknade posten då lösas utan att invänta mejlåterställningen.
Hypotetiskt resultat: återställt mejl och sparad PDF
I en hypotetisk situation raderade Petra en faktura för en vecka sedan. Hon hittar meddelandet i papperskorgen, kontrollerar numret och flyttar det till inkorgen. Sedan hämtar hon PDF-filen till företagets mapp och kontrollerar innehållet.
Hon noterar det konkreta dokumentet som hittat i bokföringens lista och lämnar det på överenskommet sätt. Vid nästa fråga behöver hon inte leta i papperskorgen igen. Om hon inte hittat det skulle posten stå öppen som en leverantörsbegäran, utan att beskrivas som återställd.