Aloita oikeasta tilistä ja roskakorista
Poistit laskuviestin ja huomaat tositteita kootessasi, ettei tiedostoa ole. Aloita oikeasta Gmail-tilistä ja roskakorista. Jos viesti on vielä siellä, voit palauttaa sen tavallisiin viesteihin ja hakea liitteen.
Google kertoo, että poistettu viesti säilyy roskakorissa enintään 30 päivää, ellei sitä poisteta pysyvästi aiemmin. Sen jälkeen tavallinen käyttäjä ei voi palauttaa sitä roskakorista.
Tarkista tili ja tietty viesti
Avaa Gmail tietokoneella ja tarkista kirjautunut osoite. Valitse vasemmalta More → Trash, käyttöliittymän kielen mukaan ”Lisää” ja ”Roskakori”. Etsi tuntemasi toimittaja, päivämäärä tai tositenumero.
Avaa viesti ennen palautusta ja tarkista sisältö. Sama toimittaja on voinut lähettää tilauksen, maksuvahvistuksen ja erillisen laskun. Mikä tahansa viesti toimittajan nimellä ei riitä.
Jos viestissä on liite, vertaa sen nimikettä ja kautta puuttuvaan kohtaan. Älä poista mitään muista viesteistä tarkistuksen aikana.
Siirrä valittu viesti takaisin
Merkitse haluttu viesti ja valitse Move to. Valitse sitten kohde, esimerkiksi saapuneet. Google kuvaa tämän menettelyn viestin siirtämiseksi pois roskakorista.
Etsi siirretty viesti kohteesta. Lataa tarvittava alkuperäinen ja avaa se. Palautettu viesti ei vielä tarkoita kirjanpitäjälle käyttökelpoista tiedostoa; tarkista numero, asiakas ja kausi itse asiakirjasta.
Jos roskakori on tyhjä
Varmista ensin oikea tili ja ettei viestiä vain arkistoitu. Jos se on poistettu pysyvästi, älä oleta samojen vaiheiden palauttavan sitä. Yrityksen Google Workspace -tilillä valtuutettu ylläpitäjä voi selvittää muita ajallisesti rajattuja mahdollisuuksia. Ota yhteyttä nopeasti; laajuus ja tulos on varmistettava kyseisessä ympäristössä.
Googlen erillinen ylläpitäjäohje →
Pyydä samalla toimittajalta alkuperäinen tosite. Ilmoita yritys, kausi ja tunnettu tilaus- tai maksunumero. Näin puuttuvan tositteen voi usein selvittää odottamatta viestin palautuksen tulosta.
Kuvitteellinen tulos: viesti palautettu ja PDF tallennettu
Kuvitteellisessa tilanteessa Petra poisti laskun viikko sitten. Hän löytää viestin roskakorista, tarkistaa numeron ja siirtää sen saapuneisiin. Sitten hän lataa PDF:n yrityskansioon ja tarkistaa sisällön.
Hän merkitsee tietyn tositteen löydetyksi kirjanpitäjän luettelossa ja toimittaa sen sovitulla tavalla. Seuraava kysymys ei vaadi uutta roskakorin etsintää. Jos viesti ei löytyisi, kohta jäisi avoimeksi toimittajapyyntönä eikä onnistuneesti palautettuna asiakirjana.