Erota laskun tiedot maksuilmoituksesta
Avaa viesti ja lue se kokonaan. Sisältääkö se laskuksi nimetyn tekstin, jossa kerrotaan ostoksesta, toimittajasta, ostajasta ja summasta? Vai vahvistaako se vain maksun ja ohjaako asiakastilille? Pelkkä otsikko ”Lasku” ei kerro, mitä viesti sisältää.
Jos sähköposti ohjaa portaalissa olevaan asiakirjaan, etsi se sieltä. Jos tiedot ovat itse viestissä, säilytä koko sähköposti ja sovi sen toimittamisesta. Viestin otsikosta tai summasta ei voi päätellä, riittääkö aineisto kirjanpitäjälle. Kerro hänelle, mitä sinulla on käytettävissä.
Kuvitteellinen esimerkki: toimittaja lähettää sähköpostin, jossa on laskun tunniste, palvelun kuvaus ja summa mutta ei liitettä eikä latauslinkkiä. Työkaveri tarkistaa vain liitteet ja merkitsee laskun puuttuvaksi. Merkintä ”tiedot ovat sähköpostin tekstissä; muodosta sovitaan kirjanpitäjän kanssa” kuvaa tarkemmin, mitä jo on ja mitä pitää vielä hoitaa.
Säilytä viesti lähettäjä- ja päivämäärätietoineen
Jätä alkuperäinen sähköposti postilaatikkoon. Kirjaa aineistoluetteloon postilaatikko, toimittaja, viestin otsikko ja vastaanottopäivä, jotta sinä tai työkaverisi löydätte sen uudelleen. Jos valmistelette aineistoa yhdessä, sopikaa, kuka tallentaa viestin ja kuka hoitaa mahdollisen pyynnön toimittajalle. Merkintä ”lasku sähköpostissa” ei auta etsimisessä kovin paljon.
Jos haluat tallentaa viestin postilaatikon ulkopuolelle, käytä sähköpostiohjelman viestin lataus- tai tallennustoimintoa. Tarkista tallennetusta tiedostosta koko teksti ja otsaketiedot: lähettäjä, vastaanottaja, päivämäärä ja aihe. Avaa se työkalulla, jota tavallisesti käytät yrityksen asiakirjoihin. Älä luota siihen ainoana kopiona ennen kuin olet varmistanut, että tiedostossa on oikea viesti ja kaikki tarvittavat tiedot.
Kuvakaappaus tai taulukkoon kopioitu summa voi auttaa kokonaisuuden hahmottamisessa, mutta ei korvaa koko sähköpostia. Rajauksesta voi jäädä pois ostaja, ostosta koskeva huomautus tai näytön ulkopuolella oleva teksti. Lue myös lainatut vastaukset ennen aineiston toimittamista, jotta mukaan ei lähde vanhaa, asiaan liittymätöntä kirjeenvaihtoa.
Outlookissa versiolla on merkitystä
Tallennustapa riippuu sähköpostiohjelmasta ja sen versiosta. Microsoft erottaa uuden Outlookin Windowsille, perinteisen Outlookin ja Outlookin verkkoversion. Uudessa Outlookissa avaa viesti ja valitse More actions → Save as; verkkoversiossa valitse More actions → Download. Perinteisessä Outlookissa viesti tallennetaan kohdasta File → Save As. Valikoiden nimet ja ulkoasu voivat vaihdella; valitse ohjeesta käyttämäsi versio.
Tarkista, missä muodossa viesti tallentui. EML tai muu tiedosto ei muutu PDF-tiedostoksi tiedostopäätettä vaihtamalla. Jos käytät muuta sähköpostiohjelmaa, etsi sen ohjeesta alkuperäisen viestin tallennustapa. Gmailin erillinen ohje löytyy lisälukemisesta. Varmista joka tapauksessa ennen lähettämistä kirjanpitäjältä, että hän voi avata tiedoston.
Tämän osion lähde: Microsoft: Outlook-viestin tallentaminen tiedostona tai PDF-muodossa
Kysy kirjanpitäjältä, mitä hän voi käyttää
Kuvaile kirjanpitäjälle viestin sisältö ja kysy, missä muodossa hän tarvitsee sen. Hän voi haluta alkuperäisen sähköpostin tiedostona, luettavan kopion sen sisällöstä tai toimittajan erillisen PDF-tiedoston. Jos lähetät sähköpostitiedoston, varmista myös, minkä muodon hän voi avata. Näin aineisto ei palaudu muokattavaksi toiseen muotoon.
Muokkaa seuraava esimerkkiviesti vastaamaan todellista ostosta.
Täydennä toimittaja, ostos ja päivämäärä. Säilytä maininta tallennetusta viestistä vain, jos olet todella säilyttänyt sen.
Merkitse tulostettu PDF sähköpostin kopioksi
Jos kirjanpitäjä tarvitsee toimittajan PDF-tiedoston, sähköpostin tulostaminen ei täytä pyyntöä. Se tekee kopion viestistä, ei uutta toimittajan laatimaa laskua. Jos sovitte juuri tällaisesta kopiosta, voit luoda sen sähköpostiohjelman tulostustoiminnolla. Linkitetty Microsoftin ohje kertoo PDF-tulostuksesta Windowsissa.
Avaa tallennettu PDF ja tarkista kaikki sivut. Käy läpi koko teksti, taulukoiden tiedot sekä lähettäjä, vastaanottaja, päivämäärä ja aihe. Tulostusasettelu voi erota sähköpostin näkymästä. Pelkkä tiedoston luominen ei tarkoita, että kaikki tarvittava on säilynyt siinä.
Kerro tiedoston nimessä ja saateviestissä, että kyseessä on tulostamalla tehty sähköpostin kopio. Säilytä myös alkuperäinen viesti. Älä lisää toimittajan puuttuvia tietoja kopioon, vaan kirjoita oma selityksesi erikseen saateviestiin. Sovi kirjanpitäjän kanssa, voiko hän käyttää kopiota.
Tämän osion lähde: Microsoft: Outlook-viestin tallentaminen tiedostona tai PDF-muodossa
Pyydä erillinen PDF viittaamalla alkuperäiseen ostokseen
Jos tarvitset erillisen PDF-tiedoston, kerro toimittajalle, mitä ostosta se koskee ja että tiedot saapuivat vain sähköpostin tekstissä. Ilmoita todellinen tilausnumero tai muu tunniste, joka sinulla jo on. Älä keksi uutta laskunumeroa. Jos et tiedä, tarkoittiko toimittaja viestin laskuksi, pyydä myös selvennystä.
Kun olet sopinut asiasta kirjanpitäjän kanssa, voit käyttää tätä esimerkkitekstiä:
Käytä alkuperäisen viestin tietoja. Älä lisää salasanoja tai maksukortin täydellisiä tietoja.
Kun odotat vastausta, lisää aineiston kohdalle merkintä ”PDF pyydetty toimittajalta” ja pyyntöä hoitavan henkilön nimi. Kun PDF saapuu, avaa se ja vertaa ostosta sekä ostajaa alkuperäiseen sähköpostiin. Toimita tiedosto sitten sovitulla tavalla. Jos kirjanpitäjä on jo saanut alkuperäisen viestin, kerro, että PDF koskee samaa ostosta.
Pyydä lopuksi vahvistus, että kirjanpitäjä on saanut ja avannut sovitun aineiston. Näin tiedät, ettei se ole jäänyt vain omaan postilaatikkoosi tai latauskansioosi.