Rozlíšte údaje v e-maile od oznámenia o platbe
Otvorte správu a prečítajte ju celú. Obsahuje text označený ako faktúra s opisom nákupu, dodávateľom, odberateľom a sumou? Alebo len potvrdzuje platbu a odkazuje do zákazníckeho účtu? Samotný predmet „Faktúra“ nehovorí, čo nájdete vnútri.
Ak e-mail odkazuje na dokument v portáli, vyhľadajte ho tam. Keď sú údaje priamo v správe, potrebujete zachovať celý e-mail a dohodnúť jeho odovzdanie. Z názvu správy ani z uvedenej sumy nemožno zistiť, či podklad účtovníčke postačí; opíšte jej, čo máte k dispozícii.
Modelový príklad: dodávateľ pošle e-mail s označením faktúry, opisom služby a sumou, bez prílohy a bez odkazu na stiahnutie. Kolega prezrie len prílohy a zapíše faktúru ako chýbajúcu. Poznámka „údaje sú v tele e-mailu, formát pre účtovníčku dohadujeme“ presnejšie vystihuje, čo už máte a čo ešte treba vybaviť.
Uchovajte správu aj s tým, kto ju poslal a kedy
Pôvodný e-mail ponechajte v schránke. Do zoznamu podkladov si poznačte schránku, dodávateľa, predmet a dátum prijatia, aby ste ho vy alebo kolega opäť našli. Ak podklady pripravujete spoločne, dohodnite sa, kto správu uloží a kto vybaví prípadnú žiadosť dodávateľovi. Poznámka „faktúra v maili“ pri hľadaní veľmi nepomôže.
Na uloženie mimo schránky použite funkciu poštovej aplikácie na stiahnutie alebo uloženie správy. V uloženom súbore skontrolujte celý text aj údaje z hlavičky: odosielateľa, príjemcu, dátum a predmet. Otvorte ho v nástroji, ktorý bežne používate na firemné podklady. Kým neoveríte, že obsahuje správnu správu a všetko potrebné, nespoliehajte sa naň ako na jedinú kópiu.
Snímka obrazovky alebo suma skopírovaná do tabuľky môže pomôcť s orientáciou, ale nenahradí celý e-mail. Výrez môže vynechať odberateľa, poznámku k nákupu alebo text pod obrazovkou. Pred odovzdaním si prečítajte aj citované odpovede, aby s podkladom neodišla staršia nesúvisiaca komunikácia.
V Outlooku záleží na verzii
Spôsob uloženia závisí od poštovej aplikácie a jej verzie. Microsoft rozlišuje nový Outlook pre Windows, klasický Outlook a Outlook na webe. V novom Outlooku pri otvorenej správe zvolíte More actions → Save as, na webe More actions → Download. V klasickom Outlooku sa správa ukladá cez File → Save As. Názvy a podoba ponuky sa môžu líšiť; v pomocníkovi vyberte verziu, ktorú používate.
Skontrolujte, v akom formáte sa správa uložila. EML ani iný súbor sa nestane PDF tým, že premenujete príponu. Ak používate inú poštovú aplikáciu, vyhľadajte v jej pomocníkovi postup na uloženie pôvodnej správy. Pre Gmail nájdete konkrétny návod v súvisiacom čítaní. Pred odoslaním sa v každom prípade dohodnite s účtovníčkou, či súbor otvorí.
Zdroj k tejto časti: Microsoft: uloženie správy z Outlooku ako súboru alebo PDF
Spýtajte sa účtovníčky, čo dokáže použiť
Opíšte účtovníčke, čo správa obsahuje, a spýtajte sa, v akej podobe to potrebuje. Môže chcieť pôvodný e-mail ako súbor, čitateľnú kópiu jeho obsahu alebo samostatné PDF od dodávateľa. Pri súbore e-mailu overte aj formát, ktorý dokáže otvoriť, aby sa podklad nevrátil so žiadosťou o iné spracovanie.
Nasledujúcu modelovú správu upravte podľa skutočného nákupu.
Doplňte dodávateľa, nákup a dátum. Tvrdenie o uloženej správe ponechajte len vtedy, ak ste ju skutočne uchovali.
PDF z tlače označte ako kópiu e-mailu
Ak účtovníčka potrebuje PDF od dodávateľa, vytlačenie e-mailu jej požiadavku nevyrieši: vytvoríte kópiu správy, nie novú faktúru vystavenú dodávateľom. Ak sa však dohodnete práve na takejto kópii, môžete ju vytvoriť cez tlač v poštovej aplikácii. Microsoft opisuje tlač do PDF vo Windows v odkazovanom pomocníkovi.
Uložené PDF otvorte a prezrite všetky strany. Skontrolujte celý text, údaje v tabuľkách aj odosielateľa, príjemcu, dátum a predmet. Rozloženie pri tlači sa môže líšiť od toho, čo vidíte v e-maile; samotné vytvorenie súboru ešte neznamená, že v ňom zostalo všetko potrebné.
V názve súboru a sprievodnej správe uveďte, že ide o kópiu e-mailu vytvorenú tlačou. Uchovajte aj pôvodnú správu. Chýbajúce údaje dodávateľa do kópie nedopĺňajte; svoje vysvetlenie napíšte osobitne do sprievodnej správy. O tom, či účtovníčka môže s kópiou pracovať, sa dohodnite s ňou.
Zdroj k tejto časti: Microsoft: uloženie správy z Outlooku ako súboru alebo PDF
Samostatné PDF si vyžiadajte s odkazom na pôvodný nákup
Ak potrebujete samostatné PDF, napíšte dodávateľovi, ku ktorému nákupu patrí a že údaje prišli len v tele e-mailu. Uveďte skutočné číslo objednávky alebo iné označenie, ktoré už máte. Nové číslo faktúry nevytvárajte. Ak neviete, či dodávateľ zamýšľal správu ako faktúru, požiadajte ho aj o vysvetlenie.
Po dohode s účtovníčkou môžete použiť tento modelový text:
Doplňte údaje z pôvodnej správy. Nepridávajte heslá ani celé údaje platobnej karty.
Kým nepríde odpoveď, pripíšte k podkladu „PDF vyžiadané od dodávateľa“ a meno človeka, ktorý žiadosť vybavuje. Keď PDF príde, otvorte ho a porovnajte nákup a odberateľa s pôvodným e-mailom. Potom ho odovzdajte dohodnutou cestou. Ak účtovníčka už dostala pôvodnú správu, napíšte jej, že PDF patrí k rovnakému nákupu.
Nakoniec si nechajte potvrdiť, že účtovníčka dohodnutý podklad dostala a otvorila. Budete tak vedieť, že nezostal len uložený vo vašej schránke alebo v priečinku so stiahnutými súbormi.