Začnite správnou schránkou a košom
Zmazali ste e-mail s faktúrou a pri príprave podkladov zistili, že súbor nemáte. Začnite správnym účtom Gmail a košom. Ak je správa stále v ňom, môžete ju vrátiť medzi bežné správy a získať prílohu.
Google uvádza, že zmazaná správa zostáva v koši najviac 30 dní, ak ju dovtedy nezmažete natrvalo. Po tomto čase ju bežný používateľ z koša neobnoví.
Overte schránku a konkrétnu správu
Na počítači otvorte Gmail a skontrolujte prihlásenú adresu. V ľavej ponuke vyberte More → Trash, teda Viac a Kôš podľa jazyka rozhrania. Hľadajte dodávateľa, dátum alebo známe číslo dokladu.
Pred obnovou správu otvorte a overte obsah. Rovnaký dodávateľ mohol poslať objednávku, potvrdenie platby aj samostatnú faktúru. Nestačí nájsť akýkoľvek e-mail s jeho názvom.
Ak má správa prílohu, porovnajte jej označenie a obdobie s chýbajúcou položkou. Pri kontrole nič neodstraňujte z ostatných správ.
Vráťte vybranú správu do schránky
Zaškrtnite požadovanú správu a zvoľte Move to. Potom vyberte cieľ, napríklad doručenú poštu. Google tento postup opisuje na vybratie správy z koša.
Po presune nájdite správu v cieli. Stiahnite potrebný originál a otvorte ho. Obnovený e-mail ešte nie je dôkazom použiteľného súboru pre účtovníka; číslo, odberateľa a obdobie overte priamo v dokumente.
Keď v koši nič nie je
Najprv overte správny účet a či správa nebola len archivovaná. Ak je zmazaná natrvalo, nepredpokladajte obnovu rovnakými krokmi. Pri firemnom Google Workspace môže oprávnený správca preveriť ďalšie, časovo obmedzené možnosti. Ozvite sa mu čo najskôr; rozsah a výsledok musí overiť v konkrétnom prostredí.
Samostatný návod Googlu pre správcu →
Súčasne požiadajte dodávateľa o pôvodný doklad. Uveďte firmu, obdobie a známe číslo objednávky alebo platby. Chýbajúci podklad sa tak často dá doriešiť bez čakania na výsledok obnovy e-mailu.
Modelový výsledok: obnovená správa a uložené PDF
V modelovej situácii Petra zmazala faktúru pred týždňom. Nájde správu v koši, overí číslo a presunie ju do doručenej pošty. Potom stiahne PDF do firemného priečinka a skontroluje obsah.
Do zoznamu pre účtovníka zapíše, že konkrétny doklad bol nájdený, a odovzdá ho dohodnutým spôsobom. Pri ďalšej otázke ho nemusí znova loviť v koši. Ak by správu nenašla, nechala by položku otvorenú ako žiadosť dodávateľovi, nie ako úspešne obnovený dokument.