Distinga os dados da fatura de um aviso de pagamento
Abra a mensagem e leia-a na íntegra. Contém um texto identificado como fatura, com a descrição da compra, o fornecedor, o cliente e o montante? Ou apenas confirma o pagamento e remete para uma conta de cliente? O assunto «Fatura», por si só, não diz o que vai encontrar no interior.
Se o e-mail remeter para um documento num portal, procure-o aí. Se os dados estiverem na própria mensagem, guarde o e-mail completo e combine a forma de o entregar. Nem o assunto nem o montante permitem saber se o documento será suficiente para o contabilista; explique o que tem disponível.
Exemplo hipotético: um fornecedor envia um e-mail com uma referência de fatura, a descrição do serviço e o montante, sem anexo nem ligação para descarregar. Um colega verifica apenas os anexos e regista a fatura como em falta. A nota «dados no corpo do e-mail; formato a combinar com o contabilista» descreve melhor o que já têm e o que falta resolver.
Guarde a mensagem com o remetente e a data
Mantenha o e-mail original na caixa de correio. Na lista de documentos, anote a caixa, o fornecedor, o assunto e a data de receção, para que possa voltar a encontrá-lo ou para que um colega o localize. Se preparam os documentos em conjunto, combinem quem guarda a mensagem e quem trata de uma eventual solicitação ao fornecedor. Uma nota como «fatura no e-mail» ajuda pouco na pesquisa.
Para guardar a mensagem fora da caixa de correio, use a função da aplicação para descarregar ou guardar mensagens. No ficheiro guardado, verifique o texto completo e os dados do cabeçalho: remetente, destinatário, data e assunto. Abra-o com a ferramenta que utiliza habitualmente para os documentos da empresa. Não dependa dele como única cópia enquanto não confirmar que contém a mensagem certa e tudo o que é necessário.
Uma captura de ecrã ou um montante copiado para uma folha de cálculo pode ajudar a orientar-se, mas não substitui o e-mail completo. Um recorte pode omitir o cliente, uma nota sobre a compra ou texto fora do ecrã. Antes de entregar o documento, leia também as respostas citadas, para não enviar correspondência antiga sem relação com o assunto.
No Outlook, a versão faz diferença
A forma de guardar depende da aplicação de correio e da sua versão. A Microsoft distingue o novo Outlook para Windows, o Outlook clássico e o Outlook na Web. No novo Outlook, com a mensagem aberta, escolha More actions → Save as; na Web, More actions → Download. No Outlook clássico, guarde através de File → Save As. Os nomes e a apresentação dos menus podem variar; selecione na ajuda a versão que utiliza.
Verifique em que formato a mensagem foi guardada. Alterar a extensão não transforma um EML nem outro ficheiro num PDF. Se utilizar outra aplicação de correio, consulte a respetiva ajuda para guardar a mensagem original. Nas leituras relacionadas encontra um guia específico para o Gmail. Antes de enviar, confirme sempre com o contabilista que consegue abrir o ficheiro.
Fonte desta secção: Microsoft: guardar uma mensagem do Outlook como ficheiro ou PDF
Pergunte ao contabilista o que consegue utilizar
Descreva o conteúdo da mensagem ao contabilista e pergunte em que formato o necessita. Pode querer o e-mail original como ficheiro, uma cópia legível do conteúdo ou um PDF separado do fornecedor. No caso de um ficheiro de e-mail, confirme também o formato que consegue abrir, para evitar que o documento seja devolvido com um pedido de reformulação.
Adapte esta mensagem de exemplo à compra real.
Preencha o fornecedor, a compra e a data. Mantenha a afirmação de que guardaram a mensagem apenas se o tiverem feito.
Identifique o PDF impresso como cópia do e-mail
Se o contabilista precisar de um PDF do fornecedor, imprimir o e-mail não satisfaz esse pedido: cria uma cópia da mensagem, não uma nova fatura emitida pelo fornecedor. Se combinarem precisamente esse tipo de cópia, pode criá-la através da função de impressão da aplicação de correio. A ajuda da Microsoft indicada explica a impressão para PDF no Windows.
Abra o PDF guardado e verifique todas as páginas. Confirme o texto completo, os dados das tabelas, o remetente, o destinatário, a data e o assunto. A disposição na impressão pode diferir da que vê no e-mail; criar o ficheiro não significa, por si só, que tudo o que é necessário ficou preservado.
Indique no nome do ficheiro e na mensagem de acompanhamento que se trata de uma cópia do e-mail criada por impressão. Guarde também a mensagem original. Não acrescente à cópia os dados em falta do fornecedor; escreva a sua explicação separadamente na mensagem de acompanhamento. Combine com o contabilista se pode trabalhar com essa cópia.
Fonte desta secção: Microsoft: guardar uma mensagem do Outlook como ficheiro ou PDF
Peça um PDF separado com referência à compra original
Se precisar de um PDF separado, explique ao fornecedor a que compra corresponde e que os dados chegaram apenas no corpo do e-mail. Indique o número real da encomenda ou outra referência que já tenha. Não invente um novo número de fatura. Se não souber se o fornecedor pretendia que a mensagem fosse uma fatura, peça-lhe também que esclareça esse ponto.
Depois de combinar com o contabilista, pode usar este texto de exemplo:
Use os dados da mensagem original. Não inclua palavras-passe nem os dados completos do cartão de pagamento.
Enquanto aguarda a resposta, acrescente ao registo do documento «PDF solicitado ao fornecedor» e o nome de quem trata do pedido. Quando o PDF chegar, abra-o e compare a compra e o cliente com o e-mail original. Depois, entregue-o pelo meio combinado. Se o contabilista já recebeu a mensagem original, avise que o PDF corresponde à mesma compra.
Por fim, peça confirmação de que o contabilista recebeu e abriu o documento combinado. Assim saberá que não ficou apenas na sua caixa de correio ou na pasta de transferências.