Decida se entrega uma cópia ou uma ligação
Adiciona uma fatura a uma mensagem no Outlook, mas o contabilista recebe uma ligação ao OneDrive em vez de um ficheiro. No seu computador funciona, enquanto no dele pode aparecer um pedido de acesso. Decida primeiro se quer entregar uma cópia concreta do PDF ou dar acesso a um documento guardado na nuvem.
A Microsoft suporta ambos os métodos. Com uma cópia, o destinatário recebe um ficheiro; com uma ligação, acede a um documento partilhado e as suas permissões são importantes. As alterações posteriores da cópia não se sincronizam com o original no OneDrive.
Escolha de acordo com as necessidades do destinatário
Se deve entregar o PDF original para processamento, confirme com o contabilista se espera receber um ficheiro. Se precisa de utilizar uma pasta comum de forma continuada, faz sentido combinar o acesso a essa pasta. O nome do documento na mensagem, por si só, não revela qual das vias utilizou.
Com uma ligação, verifique também a possibilidade de transferência, se fizer parte do acordo. As definições que permitem ao contabilista ver o documento no navegador podem ser diferentes das necessárias para guardar uma cópia própria.
Para uma cópia, use a opção da sua versão do Outlook
No novo Outlook, depois de selecionar um documento na nuvem, escolhe entre uma ligação e uma cópia. Para uma ligação já inserida, o menu também permite anexar como cópia. O Outlook clássico chama a esta opção Attach as copy. No Outlook na Web, pode anexar um PDF guardado procurando os ficheiros no computador.
Verifique primeiro a sua versão; a Microsoft separa as instruções em separadores. No Outlook na Web, abra uma nova mensagem ou resposta, selecione Attach → Browse this computer, escolha o PDF guardado no computador e selecione Open. Assim, anexa uma cópia do ficheiro. Estes nomes, incluindo Attach as copy, são da interface em inglês e diferem noutros idiomas.
Procedimentos para o novo Outlook, o Outlook clássico e o Outlook na Web →
Antes de enviar, abra o ficheiro selecionado e compare o número do documento e o período. Verifique também o rascunho depois de substituir a ligação por uma cópia, para que não fiquem duas formas de entregar o mesmo documento sem explicação.
A cópia e o original partilhado podem divergir mais tarde
Num exemplo ilustrativo, Roman envia ao contabilista um PDF como cópia. Mais tarde, o fornecedor emite um documento corrigido e Roman guarda-o no OneDrive. O contabilista continua, porém, a ter a cópia enviada inicialmente.
Roman envia, por isso, o novo documento com uma nota clara que indica a entrega original a que se refere. Não pressupõe que a alteração do ficheiro na pasta também mudou o antigo anexo do e-mail.
Com uma ligação, verifique o acesso com o destinatário
Se utiliza uma ligação conforme combinado, o proprietário do documento verifica o destinatário e as permissões do ficheiro concreto. Não envie uma ligação pública apenas como solução rápida para a falta de acesso. Se as regras da empresa não permitem essa partilha, combine com o administrador uma forma de entrega aprovada.
Na mensagem, escreva por exemplo: «Envio uma cópia PDF da fatura número X para o período indicado» ou «Envio a ligação combinada ao documento X; confirme, por favor, que consegue abrir e transferir o ficheiro.» O destinatário sabe assim o que deve receber, e pode verificar a entrega através de um resultado concreto.