Decide si entregas una copia o un enlace
Añades una factura a un mensaje de Outlook, pero contabilidad recibe un enlace a OneDrive en lugar de un archivo. En tu ordenador funciona, mientras que en el del destinatario puede aparecer una solicitud de acceso. Decide primero si quieres entregar una copia concreta del PDF o dar acceso a un documento guardado en la nube.
Microsoft admite ambas opciones. Con una copia, el destinatario recibe un archivo; con un enlace, accede a un documento compartido y depende de sus permisos. Los cambios posteriores en la copia no se sincronizan con el original de OneDrive.
Elige según lo que necesita el destinatario
Si debes entregar el PDF original para procesarlo, confirma con quien lleva tu contabilidad si espera un archivo. Si necesita utilizar una carpeta compartida de forma continuada, tiene sentido acordar el acceso a ella. El nombre del documento en el mensaje no indica por sí solo cuál de estas vías has utilizado.
Con un enlace, comprueba también la descarga si forma parte del acuerdo. La configuración que permite ver el documento en el navegador puede ser distinta de la necesaria para guardar una copia propia.
Para enviar una copia, usa la opción de tu versión de Outlook
En el nuevo Outlook, después de seleccionar un documento de la nube, eliges entre un enlace y una copia. Para un enlace ya insertado, el menú también ofrece adjuntarlo como copia. Outlook clásico denomina esta opción Attach as copy. En Outlook en la web puedes adjuntar un PDF guardado examinando los archivos del ordenador.
Comprueba primero tu versión; Microsoft separa las instrucciones en pestañas. En Outlook en la web, abre un mensaje nuevo o una respuesta, selecciona Attach → Browse this computer, elige el PDF guardado en el ordenador y pulsa Open. Así adjuntas una copia del archivo. Estos nombres, incluido Attach as copy, proceden de la interfaz en inglés y cambian en otros idiomas.
Instrucciones para el nuevo Outlook, el clásico y Outlook en la web →
Antes de enviar, abre el archivo seleccionado y compara el número de documento y el período. Revisa también el borrador tras cambiar el enlace por una copia, para que no queden dos formas de entregar el mismo documento sin explicación.
La copia y el original compartido pueden divergir después
En un ejemplo ilustrativo, Roman envía un PDF a contabilidad como copia. Más tarde, el proveedor emite un documento corregido y Roman lo guarda en OneDrive. Sin embargo, contabilidad sigue teniendo la copia enviada al principio.
Por eso Roman envía el nuevo documento con una nota clara que identifica la entrega original a la que pertenece. No supone que cambiar el archivo de la carpeta también haya cambiado el antiguo adjunto del correo.
Si envías un enlace, comprueba el acceso con el destinatario
Si utilizas un enlace según lo acordado, el propietario del documento comprueba el destinatario y los permisos del archivo concreto. No envíes un enlace público solo como solución rápida a la falta de acceso. Si las normas de la empresa no permiten compartirlo así, acuerda una vía de entrega autorizada con el administrador.
Escribe, por ejemplo: «Envío una copia PDF de la factura número X correspondiente al período indicado» o «Envío el enlace acordado al documento X; confirma, por favor, que puedes abrirlo y descargarlo». El destinatario sabe así qué debe recibir y puedes comprobar la entrega mediante un resultado concreto.