Rozhodněte, zda předáváte kopii nebo odkaz
V Outlooku přidáte fakturu ke zprávě, ale účetní místo souboru dostane odkaz na OneDrive. Na vašem počítači funguje, u ní se může otevřít žádost o přístup. Nejprve určete, zda chcete předat konkrétní kopii PDF, nebo zpřístupnit dokument uložený v cloudu.
Microsoft podporuje oba způsoby. U kopie dostane příjemce soubor; u odkazu přistupuje ke sdílenému dokumentu a záleží na jeho oprávnění. Pozdější změny kopie se nesynchronizují s originálem na OneDrivu.
Vyberte způsob podle toho, co příjemce potřebuje
Jestli máte předat původní PDF ke zpracování, potvrďte si s účetní, zda očekává soubor. Potřebuje-li průběžně používat společnou složku, dává smysl dohodnutý přístup k ní. Název dokumentu ve zprávě ještě neříká, kterou z těchto cest jste použili.
U odkazu ověřte také možnost stažení, pokud je součástí dohody. K tomu, aby účetní viděla dokument v prohlížeči, může potřebovat jiná nastavení než k uložení vlastní kopie.
Pro kopii použijte příslušnou volbu své verze Outlooku
V novém Outlooku se po výběru cloudového dokumentu rozhodujete mezi odkazem a kopií. U již vloženého odkazu nabízí nabídka také přiložení jako kopie. Klasický Outlook tuto možnost označuje Attach as copy. V Outlooku na webu můžete uložené PDF připojit přes procházení souborů v počítači.
Nejprve ověřte, kterou verzi používáte; Microsoft má postupy v samostatných záložkách. V Outlooku na webu otevřete novou zprávu nebo odpověď, zvolte Attach → Browse this computer, vyberte místní PDF a potvrďte Open. Tím přikládáte kopii souboru. Uvedené názvy včetně Attach as copy pocházejí z anglického rozhraní; v jiném jazyce se liší.
Postupy pro nový, klasický a webový Outlook →
Před odesláním otevřete vybraný soubor a porovnejte číslo dokladu a období. Návrh zprávy zkontrolujte také po změně odkazu na kopii, aby v něm nezůstala dvě různá předání stejného dokumentu bez vysvětlení.
Kopie a sdílený originál se mohou později rozejít
V modelovém příkladu pošle Roman účetní PDF jako kopii. Později dodavatel vystaví opravený dokument a Roman ho uloží na OneDrive. Účetní však stále má původně odeslanou kopii.
Roman proto pošle nový dokument s jasnou poznámkou, ke kterému původnímu předání patří. Nepředpokládá, že změna souboru ve složce změnila i starou e-mailovou přílohu.
Při odkazu ověřujte přístup s příjemcem
Pokud podle dohody používáte odkaz, vlastník dokumentu zkontroluje příjemce a oprávnění ke konkrétnímu souboru. Neposílejte veřejný odkaz jen jako rychlé řešení chybějícího přístupu. Jestli firemní pravidla dané sdílení nepovolují, domluvte schválený způsob předání se správcem.
Ve zprávě napište například: „Posílám kopii PDF faktury číslo X za uvedené období“ nebo „Posílám dohodnutý odkaz k dokumentu X; prosím potvrďte otevření a možnost stažení.“ Příjemce pak ví, co má dostat, a vy můžete předání ověřit podle konkrétního výsledku.