Missä osto todella tehtiin
Näet suunnitelmasi Canvassa, mutta historiasta puuttuu osto, jonka tarvitset dokumentoitavaksi. Vertaa ensin kirjautunutta tiliä maksussa käytettyyn tiliin. Tarkista sitten tiimi. Suunnitelman avaaminen oikeassa tiimissä ei tarkoita kaikkien tiimin ostojen näkemistä.
Varaa esille ajanjakso, maksullisen paketin tai tilauksen nimi ja kyseinen yritys. Lisää painotilauksen numero, jos etsit sellaista. Näin etsit tiettyä ostoa, et mitä tahansa Canva-sanan sisältävää PDF:ää.
Tarkista tili ja tiimi ennen hakua
Canva mainitsee puuttuvien laskujen mahdollisiksi syiksi toisen kirjautuneen tilin, toisen tiimin sekä Applen tai Googlen kautta tehdyt ostot. Tilausvahvistus auttaa: vastaanottajan osoitteesta tarkistat tilin, ostotiedoista ostokanavan.
Tavalliset tiimin jäsenet näkevät omien ostostensa tositteet. Canvan mukaan ylläpitäjät ja Brand Owner -roolin käyttäjät voivat nähdä kaikki tiimin laskut. Jos sinulla ei ole tätä käyttöoikeutta, pyydä joltakulta heistä kyseinen asiakirja.
Lataa alkuperäinen PDF verkkosivulla tehdystä ostosta
Avaa aloitussivulta profiili ja Settings, sitten Orders and invoices. Etsi osto ja valitse laskun lataus. Canva mahdollistaa asiakirjanumerolla hakemisen sekä päivämäärä- ja ostotyyppisuodattimet.
Avaa PDF ja tarkista asiakas, asiakirjan numero, valuutta ja ostoksen sisältö. Tämä reitti koskee Canvan verkkosivun ostoja. App Storesta tai Google Playsta tehdyn oston asiakirja etsitään kyseisestä kaupasta.
Jos olet oikealla tilillä eikä asiakirjaa löydy, älä muuta muita asetuksia satunnaisesti. Kirjaa tili, tiimi, ajanjakso ja ostotyyppi. Näillä tiedoilla ylläpitäjä tai tuki erottaa puuttuvan asiakirjan toisessa historiassa olevasta ostosta.
Yksi henkilö voi tarvita kaksi eri asiakirjaa
Kuvitteellisessa esimerkissä Martin käyttää henkilökohtaista Canvaa yksityisiin suunnitelmiin ja yrityksen A tiimiä työhön. Yrityksen syyskuun aineistosta puuttuvat tiimipaketin lasku ja erillinen painotilaus.
Hän tarkistaa siksi jokaisen kohdan erikseen. Ylläpitäjä toimittaa tiimilaskun ja Martin löytää painotilauksensa oikealta tililtä. Hän avaa molemmat tiedostot varmistaakseen yrityksen ja ostojen vastaavuuden. Hän ei korvaa puuttuvaa tiimitositetta henkilökohtaisella laskulla vain siksi, että se on samalta kuukaudelta.
Päätä luovutus ostokohtaisesti
Voit kirjoittaa: ”Tarvitsen yrityksen A tiimin laskun PDF:n syyskuulta. Kirjautuneella tilillä näen vain omat ostoni. Tarkista oikea tiimi ja ostettiinko paketti verkkosivulta vai sovelluskaupasta.”
Toimita saamasi asiakirja kirjanpitäjälle lyhyen ostokuvauksen kanssa. Jos yksi kohta on yhä epäselvä, ilmoita se erikseen puuttuvana. ”Paketti toimitettu, Martin etsii vielä painotilausta” antaa huomattavasti paremman kuvan kuin ”Canva lähetetty”.